راهنمای مبتدیان برای همگام سازی داده های تماس با Google Sheets

به این ترتیب، اگرچه Google Sheets را می توان برای مدیریت و همگام سازی داده های مخاطب استفاده کرد، اما اغلب بهترین راه حل برای این کار نیست. به همین دلیل است که این راهنما در اینجا آمده است تا به شما کمک کند تا در مورد بهترین استفاده از Google Sheets و نحوه انتخاب راه حل های مدیریت تماس بهتر تصمیم بگیرید.

مزایای Google Sheets

برای شروع، دو مزیت واضح Google Sheets وجود دارد:

• سریع، آسان و مبتنی بر ابر است.
• برای لیست سریع مخاطبینی که نیازی به ذخیره در پایگاه داده اصلی شما ندارند ایده آل است.

ابتدا، Google Sheets ابزاری است که بسیاری از کسب و کارهای کوچک از قبل آن را می شناسند و دوست دارند. این ساده، مبتنی بر ابر، و دسترسی آسان در هر دستگاهی است.

هنگامی که با داده‌های مخاطب سروکار دارید، Google Sheets راه حل خوبی برای زمانی است که به فهرستی ساده و تکی از مخاطبین نیاز دارید که نیازی به سازماندهی با داده‌های مخاطب اصلی شما ندارد.

صفحه‌گسترده همچنین انعطاف‌پذیری زیادی برای ذخیره اطلاعات تماس ارائه می‌دهد. شما کاملا آزاد هستید که ساختاری را انتخاب کنید که اطلاعات تماس شما را ذخیره کند. ستون ها، ردیف ها، فرمول ها… همه چیز به شما بستگی دارد.

چه اطلاعات تماس موجود باشد چه مخاطبینی که به تازگی به دست آمده اند، به احتمال زیاد گاهی اوقات در حال پردازش آن داده ها در برگه Google هستید. اما این بدان معنا نیست که بهترین راه حل برای ذخیره تمام اطلاعات تماس شما است.

زمانی که نباید از Google Sheets استفاده کنید

در اینجا چند مورد استفاده وجود دارد که ممکن است بخواهید جایگزینی برای Google Sheets در نظر بگیرید:

• زمانی که داده‌های تماس مهمی را که باید به‌روز و قابل اعتماد نگه‌داشته شوند، مدیریت می‌کنید
• زمانی که این اطلاعات مخاطب پایگاه داده اصلی تماس شما را تشکیل می دهد
• اگر می خواهید داده ها را با سایر برنامه های خود همگام سازی کنید

انعطاف پذیری صفحه‌گسترده وقتی به بزرگترین نقطه ضعف آن تبدیل می‌شود که Google Sheets را به‌عنوان پایگاه داده اصلی مخاطبین شما و همگام‌سازی مخاطبین موجود در آن با سایر برنامه‌ها در نظر بگیرید. به این دلیل که Google Sheets، برخلاف برنامه‌هایی مانند CRMs یا برنامه‌های اتوماسیون بازاریابی، این کار را انجام نمی‌دهد. یک شیء مخاطبین از پیش تعیین شده داشته باشید.

Mailchimp مشترکین دارد. HubSpot دارای مخاطبین است. Salesforce سرنخ دارد. Xero مشتریانی دارد. برنامه هر کدام که باشد، یک رکورد تماس است که با فیلدهای قابل پیش بینی مانند نام، ایمیل و شماره تلفن همراه است.

بنابراین، وقتی زمان همگام‌سازی داده‌ها بین برنامه‌هایتان فرا می‌رسد، یک همگام‌سازی مخاطب tool نحوه ذخیره مخاطبین را در هر برنامه ای که پشتیبانی می کند، ترسیم می کند، این همان چیزی است که همگام سازی یک برنامه با برنامه دیگر را ممکن می کند.

کاربرگ‌نگار Google چنین طرح‌بندی واضح و قابل پیش‌بینی ندارد. در واقع، کاملا برعکس است. ممکن است یک برگه دارای عناوین واضح ستون‌های “نام”، “نام خانوادگی” و “ایمیل” باشد. برگه دیگری ممکن است دارای برچسب های کاملاً متفاوت باشد یا اصلاً دارای برچسب نباشد. این بدان معنی است که مخاطبین شما در واقع به عنوان اشیاء مخاطب ذخیره نمی شوند، بنابراین برای همگام سازی مخاطبین دو طرفه با سایر برنامه های شما ساخته نشده است.

مدیریت داده‌های مخاطب با Google Sheet نیز مشکلاتی مشابه همگام‌سازی داده‌ها با واردات و صادرات CSV دارد: مستعد خطا و نامرتب است، زمان زیادی را برای کارهای دستی تلف می‌کنید، و داده‌هایتان به‌طور خودکار به‌روزرسانی نمی‌شوند یا در زمان واقعی.

نحوه همگام سازی داده های مخاطب با Google Sheets

ما همیشه توصیه می‌کنیم مخاطبین خود را به یک CRM تبدیل کنید، حتی اگر این یک CRM بسیار ساده باشد که برای مشاغل کوچک طراحی شده است.

با این حال، اگر کاملاً نیاز به همگام‌سازی داده‌های مخاطب با یک برگه Google دارید، دو گزینه اصلی دارید:

واردات و صادرات پایه

اصلی ترین راه برای جابجایی اطلاعات تماس خود بین برنامه ها، وارد کردن و صادر کردن است. بسیاری از برنامه ها این امکان را برای انتقال داده ها به داخل و خارج از برنامه فراهم می کنند. معمولاً در قالب CSV که می‌توانید به راحتی از Google Sheets با الگوی مورد نیاز برنامه خود صادر کنید.

با این حال، وارد کردن و صادر کردن CSV به صورت دستی می تواند بسیار خسته کننده و وقت گیر باشد. خطای انسانی نیز محتمل است، که می تواند به سرعت یکپارچگی کلی داده های شما را خراب کند. علاوه بر این، واردات و صادرات CSV واقعاً نمی‌تواند یک همگام‌سازی هم‌زمان را تقلید کند – شما همیشه فقط یک عکس فوری موقت از مخاطبین خود را از یک برنامه به برنامه دیگر منتقل می‌کنید.

معمولاً بهتر است یک همگام‌سازی واقعی داده بین برنامه‌های خود ایجاد کنید که نیازی به به‌روزرسانی دستی ندارد، اما به‌طور خودکار بدون نیاز به انجام کاری فراتر از تنظیم همگام‌سازی انجام می‌شود.

از Zapier برای فشار داده یک طرفه استفاده کنید

در حالی که بهتر است یک همگام‌سازی داده دو طرفه واقعی داشته باشید که آخرین داده‌های تماس را در هر برنامه منعکس کند، Zapier در گزینه همگام‌سازی داده‌های یک‌باره و یک‌طرفه عالی است.

برای اکثر سناریوهای مدیریت تماس، همگام سازی دو طرفه مناسب تر است. این به این دلیل است که داده‌ها همیشه در حال تغییر هستند و شما می‌خواهید داده‌های قابل اعتماد و به‌روز را در برنامه‌های خود داشته باشید – که Zapier واقعاً برای آن طراحی نشده است.

با این حال، Zapier برای اتوماسیون ماشه ای مناسب است، از جمله به و از Google Sheets. برای مثال، می‌توانید پاسخ‌های Typeform را به‌عنوان ردیف در Google Sheets اضافه کنید، یا مخاطبین HubSpot را برای ردیف‌های جدید Google Sheets ایجاد کنید. این واقعاً مدیریت تماس نیست – بیشتر در مورد استفاده از داده های تماس شما برای استفاده های اضافی و تخیلی است.

Zapier گزینه خوبی برای اتوماسیون داده یک طرفه است، اما به یاد داشته باشید که نمی‌توانید تغییرات را به برنامه اصلی همگام‌سازی کنید، بنابراین راه‌حل مناسبی برای مدیریت تماس قابل اعتماد نیست.

گزینه‌های جایگزین Google Sheets

تغییر مدیریت مخاطبین خود در Google Sheet به CRM آسان است. همه سیستم‌های محبوب، وارد کردن یک CSV را ساده می‌کنند و از آن نقطه به بعد، مدیریت داده‌های تماس در CRM و همگام‌سازی داده‌ها به دو صورت با سایر برنامه‌هایتان آسان است.