آداب ایمیل: 27 قانون برای تأثیرگذاری عالی بر هر کسی

چه یک مدیر جدید استخدام شده باشید یا یک مدیر کارکشته، آداب ایمیل شما تعیین می کند که آیا در محل کار موفق باشید.

آداب ایمیل تعیین می کند که هنگام ارسال پیام به یک مشتری احتمالی، شریک تجاری، همکار، مدیر یا آشنا چه چیزی مناسب است. این دستورالعمل‌ها به شما کمک می‌کند از ارتباطات نادرست و اشتباهاتی که می‌تواند بر شما و سازمانی که نمایندگی آن را دارید منعکس کند، جلوگیری کنید.

در اینجا چند نکته در مورد آداب ایمیل وجود دارد که هر حرفه ای باید رعایت کند.

ارتباطات تجاری اغلب ساده و حرفه ای خواهد بود. همانطور که با شخصی که به او ایمیل می‌فرستید (ملقب یا همکار) رابطه برقرار می‌کنید، می‌توانید از زبان معمولی‌تر استفاده کنید و در عین حال لحن حرفه‌ای خود را حفظ کنید. این به شخصیت شما اجازه می‌دهد تا بدرخشد تا دیگران بهتر شما را بشناسند و در تجارت با شما احساس راحتی کنند.

همچنین می‌توانید how=”_noop” از ایمیل محل کار به بهترین نحو در اینجا استفاده کنید.

با پیروی از این دستورالعمل‌ها، می‌توانید مطمئن شوید که اهداف شما به وضوح از طریق ایمیل بیان می‌شوند. می‌توانید کار را با کارایی بیشتری انجام دهید و یک رکورد سالم از ایمیل‌ها برای تیم خود نگه دارید تا به آنها مراجعه کنند.

1. لحن خود را حرفه ای نگه دارید.

از آنجایی که پس از تماس اکتشافی، هنوز مشتری احتمالی خود را به خوبی نمی‌شناسید، بهتر است خط موضوع خود را توصیفی و تبریک رسمی خود را حفظ کنید.

در مثال بالا، مکالمه قبلی خود را به آنها یادآوری کرده اید و مسائل را دوستانه نگه داشته اید. شما همچنین جلسه برنامه ریزی شده خود را تأیید کرده اید و پیوست برنامه منظم را فراخوانی کرده اید، بنابراین در زیر گم نمی شود.

در نهایت، شما به طور رسمی امضا کرده اید، که برای این مرحله از فرآیند فروش مناسب است. این مثال ایمیل سطح بالایی از آداب ایمیل را نشان می دهد که تقریباً هر کسی از آن استقبال می کند.

2. از خطوط موضوع مبهم

اجتناب کنید

بیشتر افراد ایمیل های خود را بر اساس موضوع باز می کنند. خطوط موضوع خود را توصیفی، واضح و قابل اجرا نگه دارید، به خصوص اگر ایمیل برای اهداف بازاریابی باشد. برای مثال، «چگونه یک ایمیل درست بنویسیم» موضوع بهتری نسبت به «قوانین نوشتن ایمیل» است.

تصویر بالا دارای یک موضوع است که مستقیماً به نقطه اصلی می رسد. “پیگیری تماس ما” هم توصیفی و هم مختصر است.

3. از علائم نگارشی ایمیل مناسب استفاده کنید.

وقتی از آن به‌درستی استفاده می‌کنید، علامت‌گذاری ظریف است و زمانی که این کار را نمی‌کنید، واضح است. گیرندگان خود را عصبانی نکنید — این قوانین را به خاطر بسپارید و به صورت مذهبی از آنها پیروی کنید.

نقطه نگاری پایانی

هر خط باید با یک علامت نقطه گذاری پایانی، یعنی نقطه، علامت سوال یا علامت تعجب، پایان یابد. اگر از نشانه گذاری پایانی صرف نظر کنید، به نظر می رسد هرگز فکر خود را کامل نکرده اید.

یک مثال در اینجا آمده است:

• نادرست است: “من با امور مالی صحبت کردم و آنها توافقنامه را تایید کردند”

• درست: “من با امور مالی صحبت کردم و آنها توافق را تایید کردند.”

از علامت سوال به مقدار کم استفاده کنید. اگر از تعداد زیادی علامت سوال در یک ایمیل استفاده کنید، به نظر می رسد که در حال بازجویی از گیرنده هستید.

• نادرست است: “وضعیت شما چیست؟ آیا هنوز با تیم خود صحبت کرده اید؟ آیا برای تماس فردا ظهر آزاد هستید تا بتوانیم درباره تغییرات احتمالی صحبت کنیم؟”
• درست: “من برای درک وضعیت تیم شما در حال بررسی هستم. آیا برای تماس فردا ظهر آزاد هستید تا بتوانیم در مورد تغییرات احتمالی صحبت کنیم؟»

نقطه ویرگول (;)

نقطه ویرگول همچنین می تواند دو جمله منحصر به فرد اما مرتبط را به هم متصل کند. کاما نمی تواند جایگزین نقطه ویرگول شود.

• نادرست است: “او فردا می تواند با من تماس بگیرد، سپس می تواند به من پاسخ دهد.”

• درست: “او فردا می تواند با من تماس بگیرد، سپس می تواند به من پاسخ دهد.”

کاما (،)

یکی از رایج ترین blooper ها اضافه کردن کاما در جایی است که به آنها تعلق ندارد. در حالی که می‌توانم یک پست کامل را به استفاده از کاما درست (تکلم اصلی انگلیسی)، در اینجا مهمترین قوانین آمده است:

• قبل از یک ربط هماهنگ کننده (و، اما، برای، یا، نه، بنابراین، هنوز) که دو بند مستقل را به هم متصل می کند، از کاما استفاده کنید.
• “من سال گذشته با مشتری مشابهی کار کردم و نرخ باز بودن آنها در یک ماه 20٪ افزایش یافت.

• از کاما بعد از بند وابسته در ابتدای جمله استفاده کنید.
• “پس از بهبود خطوط موضوعی، نرخ باز شدن به طور چشمگیری بهبود یافت.

• از کاما برای جدا کردن موارد در لیست استفاده کنید.
• “من روی طول ایمیل، خوانایی و محتوا تمرکز کردم.

علامت نگارشی سلام

چند راه متفاوت برای علامت گذاری سلام شما وجود دارد (خط اول ایمیل خود که در آن نام گیرنده را خطاب می کنید).

• اگر ایمیل رسمی است، از دو نقطه استفاده کنید.

• اگر ایمیل نسبتاً معمولی است، از کاما استفاده کنید.

• همچنین می توانید از خط تیره em استفاده کنید.

علامت تعجب

از علامت تعجب به همان اندازه که از علامت سوال استفاده می کنید کم استفاده کنید. اگر با علامت تعجب زیاده روی کنید، بیش از حد هیجان زده خواهید شد.

• نادرست است: “دوباره از گفتگوی سازنده دیروز متشکرم! خبر خوب، من با امور مالی صحبت کردم و آماده هستیم! بی صبرانه منتظر همکاری با هم هستیم. “
• درست: “دوباره از گفتگوی سازنده دیروز تشکر می کنم. خبر خوب، من با امور مالی صحبت کردم و آماده هستیم. بی صبرانه منتظر همکاری با هم هستیم. “

به طور کلی، علامت تعجب حرفه ای در نظر گرفته نمی شود. با این حال، آنها برای پیام‌های متنی ساعات خوشی به دوستان کار می‌کنند.

4. گرامر خوب را تمرین کنید

مگر توجه کامل خود را به مطالعه گرامر معطوف نکنید، گاه به گاه مرتکب اشتباه خواهید شد. خبر خوب این است که تا زمانی که از اشتباهات اساسی که گیرنده شما مطمئناً متوجه آنها خواهد شد اجتناب کنید، خوب خواهید بود.

هر حرفه ای باید تفاوت بین مثال های زیر را بداند:

• آنجا/آنها/آنها هستند
• این است/این است
• اثر/تاثیر
• شما/شما هستید
• Too/two/to
• شل/از دست دادن
• من/من/خودم

نکته حرفه‌ای: آیا تا به حال آرزو کرده‌اید که می‌توانستید ویرایشگر را روی شانه‌هایتان بخواند؟ راه حل دیجیتالی را در نظر بگیرید. Grammarly ابزار رایگانی است که اسکن می کند همه چیزهایی که برای اشتباهات گرامری و املایی می نویسید. نه تنها مشکلات را در زمان واقعی تشخیص می دهد، بلکه گزارشی هفتگی نیز برای شما ارسال می کند که رایج ترین اشتباهات شما را برجسته می کند.

5. در مقابل شکلک‌ها در ایمیل‌ها مقاومت کنید.

من اصرار اضافه کردن صورتک به یک جمله بالقوه خشن را درک می‌کنم یا با یک شکلک خنده روی یک شوخی می‌پوشم. در واقع در برخی از صنایع، افزودن ایموجی به موضوع ممکن است نرخ باز شدن شما را افزایش دهد. 67٪ از افراد موافقید که استفاده از شکلک‌ها باعث می‌شود شما دوستانه‌تر، خنده‌دارتر یا باحال‌تر به نظر برسید.

اما، مگر اینکه گیرنده شما قبلاً از یکی استفاده کرده باشد یا مطمئن باشید که با تصویر برند شما مطابقت دارد، در مقابل وسوسه مقاومت کنید.

6. خطوط موضوع را توصیفی و کوتاه نگه دارید.

موضوع شما باید توصیفی و نسبتاً کوتاه باشد. در حالت ایده‌آل، باید به گیرنده ایده خوبی بدهد که آیا می‌خواهد پیام شما را باز کند.

در مورد چه چیزی به آنها ایمیل میزنید؟ کاملاً نامشخص است.

• خط موضوع خوب: “خلاصه تماس 2 دسامبر”

این خط هیچ شکی در مورد محتوای ایمیل باقی نمی گذارد.

7. سلام ایمیل خود را با دقت انتخاب کنید.

ما توضیح داده‌ایم که از کدام نشانه‌گذاری در سلام کردن استفاده کنیم. شما همچنین باید یک تبریک انتخاب کنید – که بسته به اینکه به چه کسی ایمیل می‌فرستید و رابطه شما چگونه است، می‌تواند رسمی یا غیر رسمی باشد.

بیشتر اوقات، یک سلام گاه به گاه مناسب است. لحن دوستانه و راحت خواهید داشت و اعتماد به نفس برقرار می کنید.

تبریک های غیررسمی ایمیل عبارتند از:

• سلام
• سلام
• سلام/سلام
• به خیر [صبح، بعدازظهر]
• [Name]

اگر برای اولین بار با شخصی تماس می گیرید – یا اگر در یک صنعت محافظه کار کار می کند – در سمت رسمی اشتباه کنید.

در اینجا برخی از تبریک های ایمیل رسمی وجود دارد:

• عزیز [نام]
• آقای/خانم عزیز. [نام خانوادگی]

و سلام هایی که باید در محیط های حرفه ای استفاده نکنید:

• اوه: خیلی غیر رسمی
• هی!: خیلی صمیمی و مشتاق
• [Name]!: خیلی بدجنس
• به چه کسانی مربوط می شود: خیلی غیر شخصی
• آقا یا خانم عزیز: خیلی سفت
• سلام دوست: خیلی صمیمی
• آقایان: خیلی قدیمی
• همه: خیلی سرد

8. با امضای ایمیل خود تاثیر درستی را به جا بگذارید.

خروجی مناسب لحن و محتوای ایمیل شما را تکمیل خواهد کرد. از آنجایی که گیرنده شما آخرین چیزی است که می‌خواند، این خط بر تأثیر ماندگار آنها تأثیر می‌گذارد.

اگر لحن شما ملایم است، با یک علامت گرم پایان دهید.

خروج غیررسمی:

• متشکرم
• باز هم متشکرم
• بهترین
• به سلامتی
• مبارک [روز هفته]
• از آخر هفته لذت ببرید
• به زودی صحبت کنید
• با شما صحبت کنم [فردا، چهارشنبه، وقتی برگشتید]
• منتظر همکاری با یکدیگر هستیم
• منتظر گفتگوی بعدی ما هستیم
• از شنیدن افکار شما هیجان زده هستم

اگر لحن شما محفوظ‌تر است، امضای شما نیز باید باشد.

عضویت‌های رسمی:

• از شما متشکرم
• از اینکه وقت گذاشتید متشکرم
• [روز، آخر هفته] فوق العاده ای داشته باشید
• با احترام

و اینها خطوط پایانی هستند که نباید از آنها استفاده کنید:

• با احترام: خیلی قدیمی است
• با احترام: خیلی غیر طبیعی
• گرمی: خیلی آرام
• با احترام: خیلی تصادفی
• Xoxo: خیلی صمیمی
• صمیمانه: خیلی گیره
• – [نام شما]: خیلی ناگهانی

9. نام گیرنده خود را سه بار بررسی کنید.

سه بار بررسی کنید که نام گیرنده خود را به درستی نوشته اید. دو ثانیه طول می کشد: کافی است نمایه لینکدین آنها را بالا بکشید و تیتر آنها را با نامی که استفاده کرده اید مقایسه کنید. (اگر مرکز فروش دارید ، این مرحله حتی سریعتر است. نمایه های اجتماعی آنها در صندوق ورودی شما نشان داده می شود.)

و نام آنها را کوتاه نکنید، مگر اینکه ایمیل خود را مطابق با آن امضا کرده باشند. شما ممکن است فرض کنید “مایکل” تبدیل به “مایک” می شود، اما او ترجیح می دهد با دومی برود. امضای او را چک کنید. اگر “مایک” خوانده می شود، می توانید از نام مستعار استفاده کنید. اگر “مایکل” است، باید او را با این خطاب کنید.

10. از حروف جمله استفاده کنید.

هنگامی که در حال ارسال پیامک یا در Slack هستید، احتمالاً زیاد از حروف بزرگ استفاده نمی‌کنید. اما زمانی که در حال نوشتن یک ایمیل حرفه ای هستید، از حروف جمله استفاده کنید. به عبارت دیگر، حرف اول کلمه اول یک جمله و تمام اسم های خاص را با حروف بزرگ بنویسید.

• مثال: از سگ‌ها در HubSpot خوش آمدید.

11. لحن ایمیل خود را در نظر بگیرید.

دریافت لحن مناسب از طریق ایمیل بسیار سخت است. تحقیقات نشان می‌دهد که مردم به‌طور چشمگیری بیش از حد تخمین می‌زنند که دریافت‌کنندگان چقدر لحن آن‌ها طعنه‌آمیز یا جدی است.

در حالی که آنها بر این باور بودند که گیرندگان در 80٪ موارد آن را به درستی دریافت می کنند، واقعیت نزدیک به 56٪ بود

آیا این بدان معناست که نیمی از ایمیل‌های شما اشتباه تفسیر می‌شوند؟ نه. اما به این معنی است که باید به دقت در مورد کلماتی که استفاده می‌کنید و نحوه خواندن آنها توسط شخص دیگری فکر کنید.

اول، از عبارات منفی پرهیز کنید. این عبارات می توانند شما را بیشتر از آنچه واقعاً هستید مضطرب، عصبانی یا نگران به نظر برسانند.

• مثال: اشتباهات، مسائل، شکست، تأخیر، مشکل، بحران، مشکل، ناگوار، پیامد.

دوم، طعنه آمیز نباشید. احتمال زیادی وجود دارد که گیرنده شما این شوخی را متوجه نشود.

• مثال: “از تیمم می‌خواهم فردا آن را بررسی کنند، اما همانطور که احتمالاً می‌دانید، هیچ کس در روز جمعه کارش را انجام نمی‌دهد.”

سوم، صفت ها را حذف کنید. می‌توانند شما را بیش از حد احساسی نشان دهند – برای آرامش و حرفه‌ای بودن عکس می‌گیرید.

• مثال: بسیار، واقعا، بسیار، بسیار، جدی، جدی، عمیقا.

چهارم، گیرنده خود را کپی کنید. پیروی از رهبری آنها تضمین می کند که به طور تصادفی به آنها توهین نخواهید کرد. اگر پیام‌های کوتاه و مستقیم می‌نویسند، پیام‌های شما را نیز مختصر بنویسید. اگر آنها معمولاً شامل یک خط ایجاد ارتباط می شوند (مانند «دیدم تو در برمودا بودی؛ امیدوارم به شما خوش گذشته باشد»)، همین کار را انجام دهید.

پنجم، وقتی شک دارید، تلفن را بردارید. هر زمان که یک مکالمه بالقوه پرتنش دارید، همیشه ایده خوبی است که با آن شخص تماس بگیرید، بزرگنمایی کنید یا رو در رو ملاقات کنید.

12. همیشه از فونت ها و قالب بندی استاندارد استفاده کنید.

می‌خواهید چشم‌های گیرنده‌تان را آزار دهید؟ از فونت‌های عجیب، رنگ‌های وحشی و قالب‌بندی نامتعارف استفاده کنید.

بله، ایمیل شما ممکن است خاطره انگیزتر باشد، اما به نظر می رسد که کاملاً از هنجارهای ارتباطی خارج شده اید.

به جای آن، از فونت سیاه استاندارد استفاده کنید. از اندازه فونت استاندارد استفاده کنید. بیش از یک کلمه (یا رشته کلمات) را در یک ایمیل به صورت پررنگ یا مورب درج نکنید.

و اگر متنی را کپی و جایگذاری می‌کنید، مطمئن شوید که آن را برجسته کرده و قالب‌بندی را پاک کنید. (Command + در Mac، Ctrl + Shift + N در رایانه شخصی.) اگر این کار را نکنید، قطعه متفاوت از بقیه ایمیل شما ظاهر می شود.

13. URL های خود را کوتاه کنید.

چسباندن کل URL ها در ایمیل شما فضای ارزشمندی را اشغال می کند و به نظر کثیف می رسد. در عوض، لینک‌هایی ایجاد کنید یا یک URL کوتاه شده درج کنید.

• نادرست است: این را بررسی کنید: https://www.hubspot.com/sales/sales-email

14. پیوست ها را فراخوانی کنید.

جایی در ایمیل خود مشخص کنید که پیوستی را اضافه کرده اید تا گیرنده شما آن را نادیده نگیرد. یک «من یک [سند، صفحه گسترده] برای X پیوست کردم» ساده این کار را انجام می دهد.

وقتی شخصی را به زنجیره ایمیل اضافه می‌کنید، مطمئن شوید که فایل‌ها را دوباره پیوست می‌کنید، در غیر این صورت او نمی‌تواند آنها را ببیند. (یک جایگزین؟ به سادگی موضوع را برای آنها فوروارد کنید.)

یکی دیگر از قوانین مهم آداب ایمیل در مورد پیوست‌ها این است که نباید فایل‌های بزرگ مانند ویدیو را به ایمیل‌های خود پیوست کنید. بهترین راه برای ارسال آن ها این است که فایل را در یک سرویس ابری مانند Google Drive یا Dropbox آپلود کنید و پیوندی را در اختیار گیرنده قرار دهید که به آنها اجازه دسترسی به آن را می دهد.

15. امضای ایمیل خود را کامل کنید.

یک امضای ایمیل بد واقعاً می‌تواند تأثیر زیادی بر روابط شما بگذارد. حتی اگر شیواترین و متقاعدکننده ترین پیام دنیا را بنویسید، امضای نامناسب شما را آماتور جلوه می دهد.

امضاهای حرفه‌ای فرصتی برای شما هستند تا مشخص کنید که چه کسی هستید، تماس افراد را با شما آسان می‌کند و به افراد مکانی می‌دهد تا اطلاعات بیشتری کسب کنند – چه در مورد شما و چه در مورد کارتان.

به خاطر داشته باشید: کمتر، بیشتر است. امضای شما باید نسبتا کوچک، ساده و محدود باشد. به نام، عنوان شغلی، URL لینکدین و/یا وب سایت شرکت، شماره تلفن، و شاید هد شات خود بچسبید — تنظیم همه این موارد فقط چند دقیقه طول می کشد تا با مولد امضای ایمیل رایگان.

همچنین می‌توانید امضای خود را به‌طور خودکار در انتهای هر ایمیل اضافه کنید – حذف آن از پیام آسان‌تر از افزودن دستی آن است. 

می‌توانید یاد بگیرید که چگونه به راحتی mail > با این پست وبلاگ.

16. فیلدهای ایمیل خود را به درستی پر کنید.

• به: این قسمت ساده است. آدرس ایمیل شخصی را که می‌خواهید با او تماس بگیرید اضافه کنید.
• Cc: اگر می‌خواهید شخص دیگری را در پیام قرار دهید، او را کپی کنید. شما اساساً می گویید: “هی، این را بخوانید، اما خود را موظف به پاسخگویی نکنید.” زمانی که اطلاعات مرتبطی در ایمیل وجود دارد یا در حال اتصال او به گیرنده واقعی هستید، رونوشت شخصی ضروری است.

• BCC: Bcc’ing همچنین مخاطب شما را در ایمیل کپی می‌کند، اما هیچ‌کس به جز او نمی‌بیند که آن را دریافت کرده است. به عبارت دیگر، اگر ایمیلی به مایکل اسکات و بی سی سی جیم هالپرت بفرستید، مایکل متوجه نخواهد شد که جیم نیز آن را دریافت کرده است.

17. از Bcc به درستی استفاده کنید.

Bcc را می توان برای محافظت از ایمیل شخصی در برابر قرار گرفتن در معرض دیگران استفاده کرد. به عنوان مثال، اگر به گروهی از افراد درباره رویداد آینده ایمیل می‌فرستید، می‌توانید از مخفی کردن همه ایمیل‌ها استفاده کنید تا ایمیل‌ها را بدون اجازه افشا نکنید.

اطلاعات اطلاعات عمومی: رمز مخفی می‌تواند به شخصی اجازه دهد پیامی را بدون درج در تمام رشته‌های زیر مشاهده کند.

احترام متداول: Bcc به شما امکان می‌دهد مودبانه افراد را از رشته‌های صندوق ورودی حذف کنید. برای مثال، اگر رئیستان شما را به کسی معرفی می‌کند، در پاسخ، رئیس خود را مخفی کنید (معمولاً با گفتن، «[نام] را به Bcc منتقل کنید تا صندوق ورودی او ذخیره شود). این نشان می دهد که شما بدون اینکه صندوق ورودی آنها را با موارد زیر پر کنید پاسخ داده اید.

18. از «پاسخ به همه» کم استفاده کنید.

• پاسخ: وقتی روی “پاسخ” کلیک می‌کنید، مستقیماً به شخصی که آخرین ایمیل را برای شما ارسال کرده است پاسخ می‌دهید. اگر مستقیماً به پیام اولیه پاسخ دهید، پاسخ شما به فرستنده اصلی ایمیل می‌رسد. اما اگر به ایمیل شخص دیگری در رشته زیر پاسخ دهید، در نهایت فقط به آن شخص پاسخ می دهید.
• پاسخ به همه: وقتی «پاسخ به همه» را انتخاب می‌کنید، به همه کسانی که در فیلدهای «به» یا «کاوشگر» هستند ایمیل ارسال می‌کنید. مزایای « پاسخ به همه” این است که به کسانی که در تاپیک هستند می‌دانند به مشکل خاصی رسیدگی شده است. همچنین وقتی اطلاعاتی دارید که همه به آن اهمیت می‌دهند مفید است.

در صورت شک، پیش‌فرض «پاسخ» را انتخاب کنید. شما نمی خواهید فردی باشید که همه مخفیانه چشمان خود را روی او می چرخانند.

19. قبل از ارسال فکر کنید.

چند نکته کلیدی وجود دارد که باید برای آداب مناسب ارسال ایمیل در نظر داشت:

• برخی از ایمیل‌ها برای باز ارسال نیستند. اگر مخاطبی اطلاعات خصوصی یا حساسی را برای شما ارسال می‌کند، قبل از باز ارسال آن، احتیاط کنید.
• هنگامی که یک رشته ایمیل طولانی را فوروارد می‌کنید، آنچه را که در زیر بحث می‌شود خلاصه کنید تا گیرنده بداند دقیقاً از او چه می‌خواهید. هیچ چیز بدتر از فوروارد کردن یک رشته 50 زنجیره ای با یادداشتی نیست که فقط می گوید “در زیر ببینید.”

اگر می‌خواهید ایمیل بازارسال شده شما یک زنجیره ایمیل جدید راه‌اندازی کند (به جای اینکه بخشی از رشته فعلی شما باشد)، به سادگی نظر خود را در خط موضوع قرار دهید.

• خط موضوع موضوع یکسان: FW: یادداشت‌های سه‌شنبه
• خط موضوع موضوع جدید: این را بررسی کنید! FW: یادداشت های سه شنبه

20. به موقع پاسخ دهید.

همه ما صندوق‌های ورودی و برنامه‌های شلوغ زیادی داریم، بنابراین همیشه نمی‌توان فوراً به ایمیل‌ها پاسخ داد. پنجره پاسخ مناسب به شخص بستگی دارد:

• هم تیمی های فوری: ظرف 12 ساعت پاسخ دهید. تیم شما برای کار سریع و کارآمد به شما متکی است. بعلاوه، بیشتر ایمیل‌ها درباره مسائل به موقع هستند.

• همکاران عمومی: برای همه افراد دیگری که با آنها کار می کنید، ظرف 24 ساعت پاسخ دهید. نمی توانید در آن زمان به درخواست آنها رسیدگی کنید؟ پاسخ دهید و به آنها اطلاع دهید که ایمیل آنها را خوانده اید و تا زمان X پیگیری خواهید کرد.

• مخاطبین خارجی: اگر به‌عنوان ایمیل فوری یا ایمیلی که نیاز به پاسخ ASAP دارد علامت‌گذاری شده باشد، پاسخ دادن به مخاطبین خارجی تا پایان هفته ارسال شده است. کاملا مناسب – بنابراین اگر ایمیل را سه شنبه دریافت کردید، تا جمعه همان هفته پاسخ دهید. برای مخاطبین با ارزش بالا، ممکن است ارزش پاسخگویی در یک چارچوب زمانی 24 ساعته را داشته باشد.

اگر در نقش مشتری کار می کنید، باید بدانید که 88٪ از مشتریان انتظار دارند در عرض یک ساعت به ایمیل خود پاسخ دهند.

ایمیل می‌تواند برای هر حرفه‌ای زمان بسیار دشواری باشد، اما پاسخ دادن سریع به ایمیل‌های شما کمک می‌کند تا کار همه طبق برنامه انجام شود. یکی از بهترین راه‌ها برای انجام این کار این است که ایمیل های خود را برنامه ریزی کنید.

21. پاسخ های آموزنده خارج از دفتر را تنظیم کنید

اگر قرار است برای مدت طولانی در دسترس نباشید، یک پاسخ خودکار “OOO” – یا پاسخ خارج از دفتر — می‌توانید به هر کسی که با شما تماس می‌گیرد اطلاع دهد که تا زمانی که دوباره در دفتر خواهید بود، نمی‌توانید به پیام او پاسخ دهید.

برخی از بایدها و نبایدها برای پاسخ های OOO:

• انجام دهید: مدت زمانی که در دسترس خواهید بود را درج کنید.
• نگذارید: برای یک روز یک پاسخ OOO ایجاد کنید.
• این کار را انجام دهید: فرد دیگری را وارد کنید تا برای موارد فوری بیشتر با شما تماس بگیرد.
• نباید: یک همکار را برای تماس قرار دهید بدون اینکه به آن همکار اطلاع دهید که در پاسخ شما در OOO.
• do: “ooo” را در خط موضوع خود قرار دهید تا افراد بتوانند به راحتی پاسخ خودکار را شناسایی کنند.
• done: جزئیات بیشتری را نسبت به نیاز-مانند مکان دقیق تعطیلات خود درج کنید.

اگر برای مدت طولانی تعطیلات را می گیرید ، ممکن است مفید باشد که راهی برای جلب توجه خود برای موقعیت های واقعاً فوری داشته باشید. در اینجا یک ایمیل الکترونیکی بث دون ارسال شده قبل از یک ماه شبانه روز خود ارسال شده است.

بث روشن می کند که وی به ایمیل پاسخ نمی دهد. از آنجا که او برای مدت طولانی خارج است ، او یک روش هوشمندانه و آسان برای جلب توجه خود در صورت لزوم به اشتراک گذاشت.

22. ردیابی ایمیل باز می شود و نرخ کلیک را باز می کند.

به جای ارسال منفعل-تهاجمی “آیا ایمیل من را دیدید؟” پیام ها ، از یک ابزار ردیابی ایمیل مانند مرکز فروش Hubspot . لحظه ای دقیق که گیرنده شما آن را باز کرده است می دانید. اگر آنها به سرعت به سرعت پاسخ ندهند ، می توانید یک دلیل غیر تحریک کننده برای پیگیری پیدا کنید ، مانند “من مقاله ای را در مورد X خواندم که شما را به شما یادآوری می کند. اگر می خواهید آن را بررسی کنید ، پیوند اینجاست. ”

23. آن را “ارسال شده از تلفن من” اضافه نکنید.

آیا باید “از آیفون من ارسال شده یا” از طریق تلفن ارسال شده است – لطفاً هر نوع تایپی را ببخشید “؟ من نمی خواهم. بسیاری از مردم این را بهانه ای برای تنبل بودن می دانند و قبل از فشار دادن “ارسال” ، نگاه خود را از دست می دهند.

24. خودتان را معرفی کنید.

شما هرگز نباید فرض کنید که گیرنده می داند شما کی هستید. بدن ایمیل خود را با یک مقدمه کوتاه که حاوی اطلاعات مربوط به خودتان است ، شروع کنید. اگر گیرنده را می شناسید اما کاملاً مطمئن نیستید که آنها شما را به یاد می آورند ، راهی برای ذکر آخرین باری که صحبت کرده اید یا به آنها یادآوری می کنید که چگونه یکدیگر را می شناسید ، پیدا کنید.

25. ایمیل را به درستی ساختار دهید.

یک ایمیل حرفه ای باید شامل یک خط موضوعی ، تبریک ، بدن ، ورود به سیستم و امضا باشد. شما همیشه باید این قسمت ها را با پاراگراف جدا کنید تا پیام شما به راحتی قابل خواندن باشد.

بدن ایمیل خود را کوتاه و مختصر نگه دارید و هر پاراگراف را با مهمترین اطلاعات شروع کنید. در صورت احساس خطر بیش از حد اطلاعات ، استفاده از نقاط گلوله یا لیست های شماره گذاری شده را در نظر بگیرید تا ساختار بیشتری به نوشتن خود وارد شود.

26. با طنز مراقب باشید.

بدون بیان صورت یا صدای صدا ، طنز مورد استفاده از طریق ایمیل می تواند به راحتی در ترجمه از بین برود. در حقیقت ، بهتر است همه اشکال طنز را از مکالمات ایمیل حرفه ای دور نگه دارید ، مگر اینکه با گیرنده رابطه شخصی داشته باشید.

همچنین ، چیزی که به نظر شما خنده دار است ممکن است برای شخص دیگری سرگرم کننده نباشد. در بعضی موارد ، طنز می تواند بی رحمانه یا بی رحمانه به نظر برسد. وقتی شک دارید ، بهتر است آن را کنار بگذارید.

27. به همه ایمیل های خود پاسخ دهید.

به دلیل هجوم شدید ایمیلهایی که روزانه دریافت می کنید ، ممکن است پاسخ دادن به هر ایمیلی که دریافت می کنید دشوار باشد. دو راه خوب برای مقابله با این موضوع به صندوق ورودی خود را سازماندهی می کنید و سعی کنید به ایمیل های خود پاسخ دهید. /

این شامل ایمیل هایی است که به طور تصادفی برای شما ارسال شده است. پاسخ لازم نیست ، اما همیشه قدردانی می شود.

چیزی کوتاه مانند: “من اعتقاد دارم که شما این ایمیل را به اشتباه برای من ارسال کرده اید. من می خواستم به شما اطلاع دهم تا بتوانید آن را به شخص مناسب برسانید. ” این آداب و رسوم ایمیل ستاره ای در نظر گرفته می شود.

آداب و رسوم ایمیل و متن

ایمیل نوعی ارتباطات است و ارتباطات از فرهنگ به فرهنگ متفاوت است. همیشه ایده خوبی است که پیام خود را سفارشی کنید تا با زمینه فرهنگی گیرنده خود مطابقت داشته باشید. به این ترتیب ، می توانید از سوء استفاده از سوء استفاده و ایجاد روابط قوی تر جلوگیری کنید.

وقتی نمی توانید برخی از قوانین فوق را به خاطر بسپارید و به دلیل محدودیت های ایمیل زیادی گیج می شوید ، فقط باید این سه PS را به خاطر بسپارید: مودب ، دقیق و حرفه ای باشید. آنها شما را از طریق هرگونه اشتباه ایمیل دریافت می کنند.

ایمیل یکی از مهمترین ابزارهایی است که یک فروشنده در زرادخانه خود دارد. اطمینان حاصل کنید که با این نکات آداب و رسوم ایمیل به خوبی از آن استفاده می کنید ، و در راه شروع روابط واقعی با چشم انداز خواهید بود.

یادداشت سردبیر: این پست در ابتدا در ژوئیه 2019 منتشر شد و برای جامعیت به‌روزرسانی شده است.

53/fa7cdf66-cde5-4ed7-a200-13a5be8c570b “target =” _ blank “rel =” noopener “>