چطور بهترین شرکت خدمات VoIP را انتخاب کنیم؟ + (PDF رایگان چک لیست)

برای انتخاب بهترین شرکت خدمات VoIP پیش از هر چیز باید بدانید که شرح نیازتان چیست؟ از سیستم تلفن تحت‌‍شبکه چه می‌‌خواهید؟ وقتی که بدانید دقیقا به چه چیزی نیاز دارید انتخاب بهتری براساس نیازتان خواهید داشت.

مراحل بعد از مشخص شدن نیازتان، تحقیق و مقایسه، بررسی ویژگی و مزایا، بررسی کیفیت خدمات، قیمت، چگونگی پشتیبانی، راهکارهای امنیت مکالمات، امکان دموی رایگان، و بررسی نظر مشتریان قدیمی از دیگر مراحل انتخاب بهترین شرکت ارائه‌کننده خدمات ویپ است. در ادامه به شما می‌گوییم که هر مرحله را چطور بررسی کنید. برای دانلود «PDF رایگان چک لیست» روی لینک دانلود در انتهای این مقاله کلیک کنید.

1) تعیین نیازهای خود از سیستم تلفن VoIP

 ابتدا باید نیازها و توقعات خود را از سیستم تلفن تحت‌شبکه مشخص کنید. آیا زیاد به سفر می‌روید و نیاز دارید همیشه به تماس‌های‌تان دسترسی داشته باشید؟ آیا احتیاج به ویژگی‌های خاصی مانند ارتباط با CRM، ارتباط با درگاه پرداخت، نظرسنجی تلفنی، تماس‌های ویدئویی یا پاسخگویی خودکار توسط هوش مصنوعی دارید؟

برخی از امکانات هم معمولا روی همه سیستم‌ها با کمی تفاوت وجود دارند؛ مثل «تلفن گویا، صف انتظار تماس، صندوق صوتی، کنفرانس صوتی و…» که می‌توانید این موارد را نیز پیش از هر چیز بررسی و در اتاق فکر سازمان‌تان درباره‌ش صحبت کنید و نتیجه تمام نیازهای‌تان را در قالب «شرح نیاز» روی کاغذ بیاورید. یادداشت نیازهای‌تان اولین و مهم‌ترین قدم برای انتخاب کردن بهترین شرکت خدمات ویپ است.

2) تحقیق و مقایسه شرکت‌های خدمات ویپ

با توجه به شرح نیازتان به تحقیق و سپس مقایسه ویژگی‌ها و مزایای سرویس‌ها در شرکت‌های مختلف خدمات مرکز تلفن VoIP بپردازید. این اطلاعات را از طریق وب‌سایت‌ها، بررسی‌های کاربران، مقایسه‌های آنلاین و ارتباط با کاربران فعلی شرکت‌ها جمع‌آوری کنید. به‌عنوان مثال برای شروع می‌توانید خدمات VoIP را در گوگل سرچ کنید و با شرکت‌ها تماس بگیرید و بعد از چند روز یادداشت‌های‌تان را از هر شرکت کنار هم بگذارید و با هم مقایسه کنید. پیشنهاد می‌کنیم 5 شرکت را انتخاب کنید و با استفاده از فرم چک لیست که فایل PDF آن ر در انتهای این مقاله گذاشتیم، گزارش کارتان را ثبت کنید.

3) امکانات و ویژگی‌ها

پایه تمام تصمیم‌های شما همان نتیجه اتاق فکرتان است که در اینحا نامش را «شرح نیاز» گذاشتیم. با هر شرکتی که تماس گرفتید رح نیازتان را مطرح کنید و بررسی کنید که آیا امکانات مورد نظر شما را دارند یا خیر؟ آیا توانایی شخصی‌سازی نیاز‌های‌‌تان را دارند؟

معمولا شرکت‌هایی که نرم‌افزارهای عمومی بازار را به شما نمی‌دهند، توانایی بیشتری برای ارائه امکانات بیشتر و شخصی‌سازی براساس نیاز سازمان‌‌تان دارند. برخی شرکت‌ها به‌جای استفاده از نرم‌افزارهایی مثل ایزابل، نرم‌افزار اختصاصی خود را ارائه می‌کنند معمولا این شرکت‌ها به دلیل داشتن تیم برنامه‌نویسی، امکان همکاری بیشتری را با شما دارند.

4) کیفیت خدمات و نظر مشتریان قدیمی

آگاهی از کیفیت خدمات در این مرحله بسیار کار دشوار و اغلب نشدنی است؛ اما شما می‌توانید با بررسی چند نکته کیفیت خدمات یک شرکت را بسنجید و بهترین شرکت خدمات VoIP را انتخاب کنید. اثربخش‌ترین راهکار این است که از آن شرکت گواهی حسن انجام کار بخواهید. راهکار بعدی سرچ نام شرکت در گوگل و شبکه‌های اجتماعی است. با این روش اگر نظری درباره آن شرکت وجود داشته باشد از آن آگاه می‌شوید.

نظرات و تجربیات مشتریانی که از خدمات شرکت‌ VoIP منتخب شما استفاده کرده‌اند، می‌توانند به شما کمک کنند تا تصمیم بهتری بگیرید. می‌توانید چند شرکت را از داخل رزومه آنها انتخاب کنید و با آنها تماس بگیرید.

5) قیمت‌گذاری

قیمت‌های مختلف شرکت‌ها را در کنار امکانات و سایر موارد مقایسه کنید. اگر می‌خواهید یک سیستم مدیریت تماس حرفه‌ای  و کارآمد داشته باشید، پیشنهاد می‌کنیم قیمت آخرین اولویت‌تان باشد. توجه داشته باشید که ارزش واقعی خدمات صرفا منتهی به قیمت نیست و با ترکیبی از قیمت، کیفیت و امکانات تعیین می‌شود.

6) پشتیبانی مشتریان

اهمیت پشتیبانی مشتریان نیز بسیار زیاد است. مطمئن شوید که شرکت انتخابی دارای پشتیبانی قوی و در دسترسی باشد. معمولا شرکت‌های ارائه‌کننده خدمات راه اندازی VoIP از یک یا چند روش مثل تماس تلفنی، ایمیل، تیکت و حضوری برای ارائه خدمات پشتیبانی VoIP استفاده می‌کنند. معدود شرکت‌هایی نیز هستند که پشتیبانی خارج از ساعت کاری و شبانه‌روزی دارند.

7) قرارداد و شرایط

قبل از امضای هر نوع توافق‌نامه، شرایط و قراردادهای شرکت را به دقت مطالعه کنید تا از نقاط مختلف مانند قابلیت لغو، تعهدات و جزئیات قرارداد آگاه شوید.

PDF رایگان چک لیست انتخاب بهترین شرکت خدمات ویپ + مثال

با استفاده از این فرم می‌توانید در تمام مراحل انتخاب بهترین شرکت خدمات ویپ یک فرم همراه‌تان داشته باشید و تمام موارد را یادداشت کنید و در آخر طبق گزارشات این فرم بهترین تصمیم را بگیرید. با کلیک بر روی «دانلود فایل PDF چک لیست» این فرم را دانلود کنید، آن را پرینت بگیرید و در تمام مراحل تحقیق و بررسی‌ همراه‌تان داشته باشید. علاوه بر توضیحات چگونگی استفاده از این فایل خام 3 صفحه‌ای یک مثال نیز زده‌ایم تا بتوانید بهترین استفاده را از این فرم داشته باشید.