3 روش موثر که مدیران فروش می توانند زمان خود را بهینه کنند

من در 20 سال گذشته مدیران فروش را آموزش داده ام. قبل از ارائه کارگاه مدیریت فروش، همیشه با تعدادی از شرکت‌کنندگان تماس می‌گیرم و مصاحبه می‌کنم.

می‌پرسم، “مشکل شماره یک که با آن روبرو هستید چیست؟” 99.99٪ مواقع پاسخ یکسان است: “وقت کافی ندارم.”

مدیر فروش معمولی ساعت 8 صبح با لیست اولویت‌بندی‌شده وظایف روز به دفتر می‌رسد.

تا ساعت 8:05 صبح، او ایمیل خود را بررسی کرد و دو درخواست فوری از فروشندگان، پیامی از بخش بازاریابی که از او خواسته بود در جلسه 9 صبح شرکت کند، یادداشتی از تیم مهندسی که از مشتریان بازخورد می‌خواست و سوال از Sales Ops درباره طرح تشویقی جدید.

به عبارت دیگر، همه جاده ها به مدیر فروش خط مقدم منتهی می شوند. سه تکنیک زیر به شما این امکان را می دهد که زمان خود را به سمت مولدترین کارها هدایت کنید.

1) کاهش فعالیت‌های غیر مربیگری

زمان یک مدیر فروش به طور نامتناسبی صرف فعالیت‌های غیر مربی می‌شود. مورد مثال: یک شرکت فورچون 500 از من خواست تا فهرست شغلی مدیر فروش آنها را بررسی کنم.

هشتاد و پنج درصد موارد به طور مستقیم یا غیرمستقیم مربوط به مربیگری فروش بود. سازمان مدیرانی می‌خواست که بتوانند عملکرد تیم فروش خود را به حداکثر برسانند.

با این حال، وقتی با مدیران فروش آنها مصاحبه کردم، متوجه شدم که آنها کمتر از 10٪ از وقت خود را در واقع صرف مربیگری می کنند.

به عبارت دیگر، آنها تنها بخشی از روز خود را به مهم ترین مسئولیت های خود اختصاص می دادند.

طبق یک گزارش ژوئیه 2015 از The Sales انجمن مدیریت، مدیران فروش تقریباً 15٪ از زمان خود را صرف مربیگری یا توسعه فروشندگان می کنند.

آنهایی که در سازمان‌های فروش با عملکرد بالا هستند، نسبت به مدیران فروش در سازمان‌های فروش با عملکرد پایین، زمان بیشتری را صرف بررسی نمایندگان خود و دادن جهت دادن به فرصت‌های خاص می‌کنند.

بر اساس این گزارش، سه حوزه بالقوه صرفه جویی در زمان وجود دارد: مدیریت منابع داخلی، برنامه ریزی، و فعالیت های اداری.

چند نکته سریع:

• برای کاهش کار اداری و برنامه ریزی، روی ابزارهای توانمندسازی فروش سرمایه گذاری کنید.
• بودجه و/یا درخواست های بازاریابی خود را به شخص دیگری محول کنید — یا انرژی را که به آنها می دهید به طور چشمگیری کاهش دهید. شما می توانید با ملاقات با دو نفر تأثیر بیشتری نسبت به مذاکره برای محتوای بیشتر با بازاریابی داشته باشید.

2) مشکلات نماینده خود را قبول نکنید

فروشنده‌ای که به مدیریت ارتقا پیدا می‌کند، تمایل دارد ذهنیت قاطع و کنش‌گرای خود را به نقش جدید منتقل کند.

متاسفانه، این کار علیه او به عنوان مدیر فروش کار می کند. وقتی نماینده ای با مشکلی به سراغش می آید، او تمایل دارد مسئولیت آن را بپذیرد.

با این حال، او معمولاً اطلاعات کافی برای اقدام فوری ندارد. بنابراین او می گوید، “من آن را بررسی می کنم و به شما پاسخ خواهم داد.”

اکنون مشکل نماینده به مشکل او تبدیل شده است. مدیر اساساً موافقت کرده است که یک گزارش پیشرفت به او بدهد.

در عوض، مدیر فروش باید از نماینده او دو سوال می پرسید:

• تاکنون در این مورد چه کرده اید؟
• به نظر شما چه کاری باید انجام شود؟

این به فروشنده می‌گوید که برای حل مشکل مسئول هستند — و مدیر امیدوار است که قبلاً اقدامی انجام داده باشد. دفعه بعد که از او کمک بخواهند، آمادگی بیشتری خواهند داشت.

علاوه بر این، نماینده نسبت به او دانش بسیار بیشتری در مورد این موضوع دارد. حتی ممکن است به ایجاد آن کمک کرده باشند.

فایده نهایی این استراتژی: پاسخ فروشنده نشان می دهد که آیا این یک فرصت مربیگری است یا خیر. اگر از بهترین گام‌های بعدی اطلاعی نداشته باشند، مدیر فروش می‌تواند به آنها کمک کند تا یک استراتژی تکرارپذیر ایجاد کنند.

برای کسب اطلاعات بیشتر ویدیوی زیر را تماشا کنید:

2) زمان خود را ردیابی کنید

تعهد به صرف زمان مؤثرتر آسان است. انجام این کار سخت تر است.

برای اطمینان از پیگیری، یک روز کامل را صرف پیگیری زمان خود کنید. من دوست دارم زمان شما را روی کاغذ ردیابی کنم تا با ابزار، زیرا واقعاً به جایی می‌رسد که شما از زمان خود سوء استفاده می‌کنید.

هر 15 دقیقه، از خود بپرسید، “مهمترین کاری که در آن افزایش روی آن کار کردم چه بود؟” آن را یادداشت کنید.

این تمرین نشان می‌دهد که کدام پروژه‌ها یا درخواست‌ها مولد نیستند. به عنوان مثال، شاید شما 50 دقیقه را در یک جلسه غیر فروش گذرانده اید که در آن چیز ارزشمندی یاد نگرفته اید یا مشارکتی نداشته اید.

اگر آن جلسات مکرراً بی نتیجه بودند، از رفتن خودداری کنید.

یا شاید همیشه در حال پاسخ دادن به سؤالات یک گروه از فروشندگان هستید. به احتمال زیاد، فروشندگان تیم شما که همیشه دست خود را بالا نمی‌برند، واقعاً می‌توانند از توجه بیشتری بهره ببرند.

با در نظر گرفتن این موضوع، ممکن است ساعاتی را که با آنها می گذرانید افزایش دهید و زمانی را که به مربیگری موقت اختصاص می دهید کاهش دهید.

هر چه زمان بیشتری را در کارهای کم ارزش صرفه جویی کنید، می توانید زمان بیشتری را برای کمک به فروشندگان خود اختصاص دهید. از این استراتژی ها برای به حداکثر رساندن روز خود استفاده کنید.

کوین اف دیویس نویسنده کتاب جدید است، “راهنمای مدیر فروش برای عظمت” اکنون در هر جایی که کتاب فروخته می شود در دسترس است.