4 قانون طلایی یک مذاکره موفق در تدارکات

وقتی سهامدار کسب و کار به شما می‌گوید، “ما راه حل شما را دوست داریم و پیشنهاد را به تدارکات ارسال می‌کنیم”، واکنش شما چیست؟

اگر فکر می کنید، “عالی است، کار من تمام شده است”، مرتکب اشتباه بزرگی شده اید. تدارکات اغلب سیاهچاله ای برای معاملات است.

قرارداد شما معمولاً به ته انبوه آنها می رسد، جایی که می نشیند … و می نشیند … و می نشیند، در حالی که شما ناامید می شوید و مجبور می شوید تاریخ بسته شدن مورد انتظار را به عقب برسانید.

زمان هرگز دوست شما در فروش نیست: در حالی که پیشنهاد برنده شما در تدارکات قرار دارد، یک رقیب می‌تواند وارد شود و سفارش را بپذیرد، ممکن است شرکت مشتری خریداری شود، اسپانسر شما اخراج شود یا استعفا دهد، یا اولویت‌های دیگر ظاهر شوند. که بودجه شما را می دزدند.

در نهایت، کار سخت شما به هدر می رود، زیرا قبل از اینکه معامله واقعاً برنده شود، کار را ادامه دادید.

فروشندگان موفق با مذاکرات تدارکات مانند مرحله دیگری از فرآیند فروش برخورد می کنند. برای عبور از سیاهچاله با معامله دست نخورده، این دستورالعمل ها را دنبال کنید.

1) اهداف تدارکات را به خاطر بسپارید

کار با تدارکات اغلب به نظر مخالف است. آنها نه تنها مذاکره کنندگان متخصص هستند، بلکه آموزش دیده اند تا هزینه ها را کاهش دهند و تخفیف بگیرند.

با این حال، امکان شراکت با – به جای جنگ – تدارکات وجود دارد. برای ایجاد یک رابطه سودمند و طولانی مدت، نمایندگان باید با آنها به عنوان یک سهامدار کلیدی در این فرصت رفتار کنند.

درباره اهداف تدارکات و اینکه چگونه می‌توانید به آنها کمک کنید تا آن‌ها را به انجام برسانند، فکر کنید، درست مانند کاری که با یک ذینفع سنتی انجام می‌دهید.

بله، گرفتن بهترین قیمت ممکن یک هدف اصلی است. اما تدارکات همچنین برای کاهش ریسک کار می‌کند، اطمینان حاصل می‌کند که تامین‌کنندگان اخلاقی و حرفه‌ای عمل می‌کنند، تامین‌کنندگانی را که از نظر مالی پایدار نیستند، بررسی می‌کند و بازگشت سرمایه‌های استراتژیک را پیش‌بینی می‌کند.

این اهداف را در برنامه پیگیری خود قرار دهید. به عنوان مثال، اگر شرکت مشتری بالقوه چندین مشکل با تامین کنندگان غیراخلاقی داشته است، باید سوابق کامل سازمان خود را در آن زمینه برجسته کنید. در مورد اینکه چگونه ارزش های شرکت شما با ارزش های مشتری همسو می شود بحث کنید. نشان دهید که چرا شریک خوبی برای کار طولانی مدت هستید.

در وهله اول نمی‌دانید چگونه اولویت‌های تدارکات را مشخص کنید؟ این من را به پیشنهاد دوم من هدایت می کند.

2) درخواست جلسه کنید

برای صحبت با Procurement منتظر نهایی شدن پیشنهاد نباشید. نسبتاً زودتر از آنها درخواست ملاقات کنید. ممکن است از ذینفعان کسب و کار بپرسید، “ما می خواهیم در مورد معیارهای ارزیابی تدارکات بیشتر بدانیم. آیا می توانید کمک کنید تا یک جلسه با آنها تنظیم کنید؟»

اگر رابطه خوبی با نقطه تماس خود دارید، بهتر است آنها را نیز در این جلسه بگنجانید.

از این سوالات زیر برای تعیین نقش و اولویت های تدارکات استفاده کنید:

• “در یک شریک به دنبال چه چیزی هستید؟” (یا اگر قبلاً با آنها کار می کنید، “چه کاری می توانیم انجام دهیم تا شریک بهتری باشیم؟”)
• “آیا یک توافق نامه عملیاتی استاندارد برای تامین کنندگان دارید؟ آیا می‌توانیم آن را بررسی کنیم؟»
• “چه مواد و اطلاعاتی از ما برای نهایی کردن قرارداد نیاز دارید؟”
• «کدام مراحل باید در مرحله بعدی اتفاق بیفتد، و جدول زمانی تقریبی برای تأیید چیست؟»

اگر نمی‌توانید با Procurement جلسه‌ای داشته باشید، از مخاطب خود بخواهید مراحل و زمان‌بندی تقریبی لازم برای تأیید توافق را بیان کند. این را در یک ایمیل مستند کنید و برای همه طرف‌های درگیر ارسال کنید.

3) مواد خود را از قبل آماده کنید

وقتی فهمیدید تدارکات قبل از نهایی کردن قرارداد به چه چیزهایی نیاز دارد، آماده سازی آن موارد را شروع کنید. آنها ممکن است نیاز داشته باشند بیمه سازمان شما را بررسی کنند، با مراجع مشتری صحبت کنند، کارمندان شما را بررسی کنند، بررسی های لازم را انجام دهند، یک پرونده تجاری بسازند و/یا پیشنهاد شما را از طریق یک ماشین حساب ROI اجرا کنند.

فروشندگان معمولاً وقتی درخواست فوری دریافت می‌کنند، متوجه می‌شوند که تدارکات به چه چیزی نیاز دارد. نه تنها دریافت تاییدیه خیلی بیشتر از آنچه می تواند طول می کشد، شما نمی توانید به طور دقیق زمان بسته شدن معامله را پیش بینی کنید. این موارد را به شانس و اقبال نگذارید و یا تحت الحمایه تدارکات قرار نگیرید تا فرآیند را هدایت کنید. کنترل معامله را در اینجا نیز در دست بگیرید، درست مانند زمانی که در گفتگوهای اولیه فروش انجام دادید.

فکر می‌کنید قبل از اینکه بدانید مواد لازم است یا نه، آماده کردن آنها خطرناک است؟ دوباره فکر کن ناتوانی در کنترل این فرآیند بسیار پرخطرتر است.

علاوه بر این، در صورت آماده شدن، به احتمال زیاد در کسب و کار برنده خواهید شد. داشتن تمام نیازهای تدارکات، شما را از سایر فروشندگان متمایز می کند — نه تنها ثابت می کند که در معامله سرمایه گذاری کرده اید، بلکه نشان می دهد که چگونه با آنها به عنوان مشتری شما رفتار می شود.

فعال بودن و حرفه ای بودن به مشتریان بالقوه می گوید که یک تامین کننده فوق العاده خواهید بود.

4) فوریت را القا کنید (دوباره)

تصمیم گیرنده به وضوح درک می کند که چرا داشتن این راه حل در حال حاضر مهم است نه بعداً. آنها می خواهند در اسرع وقت مزایای راه حل شما را دریافت کنند. با این حال، تدارکات اغلب در یک صفحه نیست.

اگر می‌خواهید معامله شما را اولویت‌بندی کنند، مطمئن شوید که از جدول زمانی و انتظارات تصمیم‌گیرنده آگاه هستند.

به عنوان مثال، فرض کنید مشخص کرده اید که تصمیم گیرنده در ابتدای سه ماهه آینده به محصول نیاز دارد. ممکن است به Procurement بگویید، “ما باید پروژه را تا [تاریخ و زمان] آغاز کنیم تا [ذینفعان، تیم، بخش، شرکت] بتوانند به [X هدف] برسند. برای انجام این کار، باید قرارداد را تا [Z date} نهایی کنیم. آیا چیزی وجود دارد که ما را از رسیدن به آن تاریخ باز دارد؟

همچنین باید هزینه انتظار را مشخص کنید. اگر آنها بدانند راه حل شما باعث صرفه جویی زیادی در هزینه آنها می شود، احتمال تأخیر کمتری وجود دارد.

بسیاری از فروشندگان به محض اینکه حامی اصلی آنها چراغ سبز را به آنها نشان می دهد، کروز کنترل می کنند. اما هنوز چشم خود را از جاده دور نکنید — اگر می خواهید آن بررسی کمیسیون را داشته باشید، کنترل فرآیند تأیید تدارکات را در دست بگیرید و هیچ چیز را در اختیار شانس قرار ندهید.

علاقه دارید درباره نحوه کار بهتر با تدارکات بیشتر بدانید؟ برای دسترسی به استراتژی‌ها و تاکتیک‌های کلیدی برای جلوگیری از Clearing the Hurdle White Paper یک نسخه تکمیلی دانلود کنید. زمانی که تدارکات درگیر می شود، متوقف می شود.