چگونه در کمتر از 20 دقیقه یک جلسه فروش موثر برگزار کنیم

جلسات فروش برای موفقیت تیم فروش بسیار مهم است. اما یک جلسه نامناسب و نامناسب ناخوشایند است و وقت همه را تلف می‌کند.

در طول حرفه‌ام، یاد گرفته‌ام که چگونه جلسات فروش مؤثری را که فقط 20 دقیقه طول می‌کشند برگزار کنم. تکنیکی که من استفاده می‌کنم همه پایه‌ها را بدون صرف زمان زیاد روی یک مورد در دستور کار پوشش می‌دهد.

در اینجا تکنیک اثبات شده من برای اجرای یک جلسه فروش کارآمد است.

موضوعات جلسه فروش

در تیم من، سوال اساسی برای این جلسات این است، “چگونه می توانید هر معامله را در سریع ترین زمان ممکن پیش ببرید و در مسیر رسیدن به هدف خود بمانید؟”

برای کمک به تیم برای پاسخ دادن به این سوال، جلسات فروش ما بر دو نکته اصلی تمرکز دارند:

1. وضعیت معامله را بپرسید.

من و فروشنده هر معامله ای را در CRM خود انجام می دهیم که در شرف بسته شدن است. برای مثال، اگر می‌خواهیم به شرکت ACME بفروشیم، از نماینده می‌پرسم که آیا اخیراً با مخاطب تماس گرفته‌اند.

اگر اخیراً با آنها تماس نگرفته‌اند، چند سؤال ساده در مورد معامله می‌پرسم. این معمولاً باعث ایجاد فوریت در تماس با مشتری می شود. سپس، معاملات را در مراحل اولیه فرآیند فروش پوشش خواهیم داد.

2. پیگیری پیشرفت در زمینه دسترسی.

هدف هر نماینده این است که از طریق ایمیل یا تلفن با 150 نفر در هفته ارتباط برقرار کند. بنابراین، در طول جلساتمان، از نمایندگانم در مورد تعداد ایمیل‌ها و تماس‌هایی که از آخرین جلسه ما ثبت کرده‌اند می‌پرسم.

در صورت لزوم، به داده‌ها نگاه می‌کنم تا عدد دقیقی به دست بیاورم. این احتمال وجود دارد که نمایندگان میزان فعالیت خود را دست‌کم یا بیش از حد برآورد کنند.

ما پیشرفت را در زمینه توسعه به این صورت دنبال می‌کنیم:

نمایندگان ما از این الگوی Google Sheets برای پیگیری کار خود استفاده می‌کنند. ما قوانین قالب‌بندی مشروط را تنظیم کرده‌ایم تا وقتی فروشنده به هدفی می‌رسد، مثلاً 200، سلول سبز شود.

رنگ‌ها بسته به اینکه فرد چقدر دور از هدف باشد تغییر می‌کند. این یک پیشرفت تدریجی از قرمز به سبز است.

از زمانی که فروشندگان ما این فرآیند را دنبال کردند، نتایج بهبود یافته است. ما همچنین شاهد افزایش تعداد جلساتی بودیم که با پر کردن این اسناد رزرو کردند.

قبل از اجرای این، به تیم فروش خود یک هدف دادیم. به عنوان مثال، رزرو دو تا سه جلسه در هفته.

ساختار جدید ما به نمایندگان کمک می‌کند تا ببینند دقیقاً چه کاری باید انجام دهند. این امر اجرای را بسیار ساده تر و آسان تر می کند.

مهمتر از آن، به ما کمک می کند جلسات خود را کوتاه نگه داریم. ما می‌توانیم تمام اطلاعات مورد نیاز خود را در سند پیدا کنیم، بنابراین جلسات ما در مورد مهم‌ترین چیزها قفل می‌شوند.

این ویدئو را تماشا کنید تا به تفکیک کامل از این سند و یک الگو را دانلود کنید.

هر جلسه فروش موثر با یک دستور کار متمرکز و عمدی شروع می شود. بیایید به ارزش و ضرورت پشت آن جزء کلیدی نگاه کنیم.

برنامه جلسه فروش هفتگی

یک دستور کار ضربان قلب هر جلسه فروش سازنده است. داشتن یک تعریف مشخص و با ساختار به نمایندگان شما کمک می‌کند تا بفهمند چه اطلاعاتی می‌توانند پس از جلسه با آن کنار بیایند.

برای اکثر تیم‌های فروش، جلسات فروش هفتگی مکانی برای بحث در مورد معاملات، اهداف و پروژه‌های فروش فعلی است. این موارد باید بخش عمده ای از دستور کار شما را به خود اختصاص دهند. در اینجا یک پیشنهاد برای ظاهر شما وجود دارد:

1. در حال مرور اعداد هفته گذشته.
2. برنامه ریزی برای هفته آینده.
3. پاسخ به هر سؤالی که نمایندگان فروش دارند.
4. موارد بحث (تخصیص وظایف خاص و غیره).

1. مرور اعداد هفته گذشته.

از شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) برای پیگیری پیشرفت تیم خود در هر هفته و بررسی KPI ها در طول جلسات فروش هفتگی تیم خود. پیگیری شاخص‌های کلیدی عملکرد می‌تواند به تیم شما کمک کند تا موفقیت‌های خود را کمّی کند و به شرکت شما کمک کند تا تصمیمات تجاری دقیقی بگیرد.

در طول جلسات، KPIهای ضروری را مورد بحث قرار دهید. Rhythm Systems ایجاد یک داشبورد KPI و تنظیم فهرستی از 10-12 KPI با چهار دسته: مشتریان، درآمد، فرآیندها و کارکنان. سپس، KPIهای هفته قبل را مرور کنید و از آنها به عنوان سکوی پرشی برای ایجاد KPIهای هفته جاری استفاده کنید.

2. برنامه ریزی برای هفته آینده.

برنامه جلسه فروش شما باید به تیم شما در تعیین اهداف و برنامه ریزی برای هفته کمک کند. روی بحث در مورد معیارهای جدید، بازخورد مشتری، فرصت های جدید برای تیم خود تمرکز کنید، اقلام اقدام برای هفته، و به روز رسانی های خط لوله.

برنامه‌ریزی برای هفته آینده به اعضای تیم شما کمک می‌کند تا در همان صفحه باقی بمانند و راه‌حل‌هایی برای موانع احتمالی که ممکن است پیشرفت شما را کاهش دهند، ایجاد کنند.

3. پاسخگویی به هرگونه سوالی که نمایندگان فروش دارند.

نمایندگان فروش تیم شما ممکن است در مورد مشتریان احتمالی سؤالاتی داشته باشند یا نیاز به توضیح اطلاعات گمشده داشته باشند. برای جلوگیری از سوء تفاهم یا تأخیر در طول هفته، برای پاسخ به این سؤالات وقت بگذارید.

4. موارد بحث (تخصیص وظایف خاص و غیره).

قبل از پایان جلسه فروش، نکات اصلی و وظایف تیم خود را در هفته خلاصه کنید. علاوه بر اختصاص وظایف به کل تیم، به هر یک از اعضای تیم وظایف خاصی اختصاص دهید. به ضرب الاجل هر کار و اینکه هر کار به چه کسی محول شده است توجه کنید.

هنگامی که دستور کار خود را تنظیم کردید، یک دعوتنامه تقویم برای تیم خود ارسال کنید تا به آنها اطلاع دهید که جلسه در چه زمانی و در کجا برگزار می شود.

از نکات زیر استفاده کنید تا جلسه خود را در زمان مناسب حفظ کنید.

1. یک هدف تعیین کنید.

تعیین اهداف واضح به کوتاه و متمرکز نگه داشتن جلسات فروش کمک می کند. به یاد داشته باشید، شما از اعضای تیم خود زمان می‌خواهید، بنابراین باید به آن احترام بگذارید و آن را تصدیق کنید.

هدف از جلسات فروش شما چیست؟ ممکن است یکی از موارد زیر باشد:

• سریع کردن همه.
• بررسی طرح های پروژه.
• تنظیم و نظارت بر KPI.
• حل مشکلات و مقابله با چالش ها.

در حالت ایده‌آل، جلسه فروش فقط یک هدف دارد، اما رسیدن به آن دشوار است. با این حال، تا زمانی که در طول هر جلسه به کمتر از سه هدف دست یابید، می توانید به طور قابل اعتماد و پیوسته جلسات موثری را برگزار کنید.

می‌توانید از یک %20=blog.hubspot.com/sales/how-to-run-an-effective-sales-meeting-in-under-20-minutes”>الگوی دستور کار جلسه برای ترسیم این اهداف و به اشتراک گذاشتن آن با تیم خود از قبل ، بنابراین همه در مورد آنچه در یک جلسه باید انتظار داشته باشند، یکسان هستند.

دانلود رایگان

2. دستور کار را به اشتراک بگذارید.

ما قبلاً به اهمیت برنامه‌های مختصر و برنامه‌ریزی‌شده در هنگام برگزاری جلسات فروش مؤثر اشاره کرده‌ایم، اما صرفاً تنظیم یک دستور کار برای یک جلسه و حفظ آن، کار چندانی برای شما نخواهد داشت.

شما باید آن برنامه ها را از قبل با تیم خود به اشتراک بگذارید. هنگامی که شرکت کنندگان بدانند جلسه شما در مورد چیست، آمادگی بیشتری خواهند داشت و تمایل بیشتری برای شرکت در بحث های معنادار خواهند داشت.

یک دستور کار در دعوتنامه تقویم برای جلسه ارائه کنید. این به نمایندگان شما زمان می‌دهد تا تکالیف خود را انجام دهند، بنابراین آنها ایده‌ها و سوالات مرتبط را توسعه می‌دهند. در حالت ایده‌آل، هر هفته یک دستور کار منسجم با اطلاعات به‌روز برای جلسات خود تنظیم خواهید کرد. این نوع تداوم باعث می شود جلسات شما تا حد امکان کارآمد اجرا شود.

3. ایجاد هنجارهای ملاقات و ایجاد انتظارات.

تیم شما باید مجموعه‌ای از هنجارها و انتظارات مورد توافق داشته باشد که همه برای حداکثر بهره‌وری از آن پیروی کنند.

مطمئن شوید که هنجارهای جلسه شما نقش ها و مسئولیت های همه حاضرین را مشخص می کند تا به حداقل رساندن هرج و مرج که معمولاً تیم های بزرگ در معرض آن هستند کمک کند. در اینجا هنجارها و انتظاراتی وجود دارد که ممکن است برای تیم فروش شما مفید باشد:

• جلسات تیم فروش به موقع شروع و به پایان می رسد.
• انتظار می‌رود همه اعضای تیم برای بحث در مورد موضوعات دستور جلسه با آمادگی حاضر شوند.
• اعضای تیم باید در مسیر خود باقی بمانند.
• ما در یک زمان در یک مکالمه شرکت خواهیم کرد.

بر اساس سبک جلسه پویا و فعلی تیم فروش خود، می‌توانید این انتظارات را تنظیم کنید.

4. مکالمه را تسهیل کنید تا همه چیز را در مسیر خود نگه دارید.

همه ما در جلساتی شرکت کرده‌ایم که کمی از ریل خارج شده‌اند. مواردی که دستور جلسه رعایت نشد و به اهداف اصلی جلسه رسیدگی نشد.

ممکن است ناگفته نماند، اما باید هر کاری که می توانید انجام دهید تا از این نوع هرج و مرج و کاهش بهره وری ناشی از آن جلوگیری کنید. اگر می‌خواهید کارها را در مسیر خود نگه دارید، از یک تسهیلگر بخواهید که بر جلسات شما نظارت کند تا اطمینان حاصل شود که نمایندگان شما متمرکز هستند و در مورد موارد دستور کار بحث می‌کنند.

اگر یکی از اعضای تیم موضوع مهمی را مطرح کند چه؟ اگر مربوط به دستور کار است، به آن رسیدگی کنید. اما یک محدودیت زمانی برای این نوع بحث ها تعیین کنید و آماده باشید تا سریعاً به نکات اصلی جلسه برگردید.

همچنین می‌توانید «پارکینگ» را پیاده‌سازی کنید که در آن فردی از تیم موضوعات مهمی را برای تیم می‌نویسد تا بعداً آن‌ها را پیگیری کند.

5. از نمایندگان بخواهید قبل از جلسه داده های مربوطه را ارائه دهند.

آیا دستور کار شما شامل اطلاعاتی است که باید توسط نمایندگان فروش تهیه یا ارائه شود؟ اگر چنین است، مطمئن شوید که از قبل فرآیندی برای جمع‌آوری این اطلاعات در نظر گرفته‌اید.

این ممکن است شامل داشتن یک دسته استاندارد باشد که با نمایندگان به اشتراک بگذارید و از آنها بخواهید اطلاعات خود را روز قبل از جلسه به روز کنند. وقتی مواد مورد نیاز خود را از نمایندگان از قبل در اختیار دارید، با جستجوی فایل‌ها یا داده‌ها در طول جلسه، زمان جلسه را کاهش نمی‌دهید.

6. بردهای تیم خود را جشن بگیرید.

تجلیل از پیروزی‌های تیم در جلسات فروش می‌تواند به تقویت روحیه، بهبود بهره‌وری و به رسمیت شناختن تیم شما کمک کند که شایسته آن است.

مت تیلمن، یک مربی رهبری، «تمرکز آینده»، یعنی تمایل به دستیابی به یک هدف را مورد بحث قرار می‌دهد، سپس فوراً روی دستیابی به هدف بعدی تمرکز می‌کند. تیلمن می گوید که ما باید به جای تمرکز بر آینده، نقاط عطف را جشن بگیریم زیرا تشخیص دستاوردهای کوچک تیم شما برای نگه داشتن همه در مسیر حرکت بسیار مهم است.

7. موارد اقدام و مراحل بعدی را به اشتراک بگذارید.

بنابراین شما با موفقیت یک جلسه فروش کارآمد را با تیم خود برگزار کردید، تبریک می‌گوییم! اما وقتی پایان می یابد چه اتفاقی می افتد؟

یک جلسه فروش سازنده همیشه باید با یک برنامه عمل خاتمه یابد. نمایندگان شما باید با هدفی قابل دستیابی به جلو حرکت کنند. سپس، در جلسه بعدی، می توانید در مورد اینکه آیا آنها به آن دست یافته اند یا خیر، صحبت کنید.

در اینجا چند نمونه آورده شده است:

• کارفرما را به مرحله پیشنهاد برسانید.
• زمین با بودجه تعریف شده.
• شناسایی و رزرو جلسه با تصمیم گیرنده.

برای تداوم، مطمئن شوید که این موارد را در دستور کار جلسه بعدی خود قرار داده اید.

8. از اعضای تیم بازخورد بخواهید.

درخواست بازخورد از اعضای تیم در طول جلسات فروش می تواند به تیم شما کمک کند تا کارایی را بهبود بخشد، همکاری را افزایش دهد، اعتماد ایجاد کند و موانع را از بین ببرد. در طول جلسات، از اعضای تیم خود در مورد عملکرد آنها و عملکرد کلی تیم بپرسید.

Sentric HR پیشنهاد می‌کند یک یا دو سوال بازخورد در طول جلسات هفتگی. Sentric HR می‌گوید که سؤالات باید بر رشد هفتگی تمرکز کنند و اعضای تیم را تشویق کنند که به طور انتقادی در مورد تأثیر کار هفته قبل بر عملکرد فعلی تیم فکر کنند. پرسیدن سوال و شروع بحث در طول جلسات تیم می تواند به ایجاد رفاقت بین تیم کمک کند. اعضا.

1. تعیین کنید که آیا این جلسه باید انجام شود.

“این ممکن است یک ایمیل باشد.”

اگر به طور مداوم این شش کلمه گفته شود، می تواند اعضای تیم شما را ناامید کند و ایمان آنها را به مدیریت شما تضعیف کند. برخی از اطلاعات باعث نمی شود که از برنامه زمانی همه افراد برای نشستن و صحبت کردن در مورد مسائل وقت صرف کنید.

وقتی به فراخوانی برای جلسه فکر می‌کنید، ارزیابی کنید که آیا اعلامیه‌های شما به بحث سازنده کمک می‌کند، به اندازه کافی فوری هستند که نیاز به انتقال فوری دارند، و نمی‌توانند به طور موثر به صورت متنی یا از طریق یک سرویس ویدیویی مانند < منتقل شوند. یک rel="noopener" target="_blank" href="https://www.loom.com/">لوم. اگر تشخیص دادید که پیام‌های شما با این معیارها مطابقت دارند، با یک جلسه تماس بگیرید. اگر این کار را نکردند، ارسال یک ایمیل را در نظر بگیرید.

2. بدانید که می‌خواهید به چه چیزی برسید.

هر جلسه باید هدف مشخصی داشته باشد. شما باید آنچه را که باید بگویید را درک کنید، آن را در دستور کار خود قرار دهید و آماده باشید که بحث خود را هم مختصر و هم اطلاعاتی نگه دارید. زمان تیم شما ارزشمند است، بنابراین مطمئن شوید که آن را تلف نمی کنید.

3. هر بخش را که نیازی به بحث خارج از کاف ندارد، تمرین کنید.

اگر جلسه شما حول آیتم‌های اقدام خاصی می‌چرخد، آنچه را که می‌خواهید بگویید تا به آن‌ها منتقل شود، دقیق کنید. برای تمرین این عناصر کمی وقت بگذارید.

می‌توانید با تمرین و آماده‌سازی برای به حداقل رساندن سر و صدا، زمان خود را در طول جلسات مدیریت کنید.

4. برای اعمال محدودیت های زمانی آماده باشید.

جلسات فروش داخلی مؤثر معمولاً محدود به زمان هستند، و اگر انتظار دارید اعضای تیم خود برای آنها برنامه ریزی کنند، باید به برنامه های آنها احترام بگذارید. این به معنای تعیین محدودیت‌های زمانی ثابت و رعایت آنها است.

سعی کنید جنبه‌های کلیدی دستور کار خود را از جلو بارگذاری کنید و اجازه دهید عناصر کمتر مهم کمی به عقب بروند. اگر متوجه شدید که به موقع می آیید، باید آماده باشید که کارها را قطع کنید و یا زمینی را که پوشش نداده اید برای دفعه بعد ذخیره کنید یا آن اطلاعات را از طریق ایمیل ارسال کنید.

5. افراد مناسب را دعوت کنید.

آیا اطلاعاتی که در جلسه خود پوشش می دهید پیامدهای قانونی برای همه شرکت کنندگان شما خواهد داشت؟ آیا سازمان فروش شما از داشتن اعضای تیمی که از آنها در جلسه استفاده می کنید سود می برد؟

اینها سوالاتی هستند که باید قبل از دعوت شخصی به جلسه خود در نظر بگیرید. همانطور که مشخص کرده‌ایم، جلسات فروش داخلی در صورت انجام اشتباه می‌تواند زمان ناامیدکننده‌ای باشد – با پتانسیل آسیب رساندن به روحیه – بنابراین مطمئن شوید که فقط از اعضای تیم خود دعوت می‌کنید که می‌خواهند از آن سود ببرند.

چند وقت یکبار باید جلسه فروش داشته باشید؟

هیچ پاسخ قطعی برای این سوال وجود ندارد. تعداد بهینه جلسات فروش شما به عواملی مانند اندازه سازمان فروش شما، نحوه عملکرد تیم شما، آنچه از جلسات خود می خواهید و فرهنگ شرکت شما بستگی دارد.

مدیریت فروش موثر، ایجاد تعادل بین اعتماد و راهنمایی است. برای مثال، برنامه‌ریزی بیش از حد جلسات می‌تواند باعث شود که شما را سرسخت نشان دهید، اما رزرو چند جلسه ممکن است باعث شود عملکرد تیمتان از شما دور شود.

همانطور که قبلاً اشاره کردیم، جلسات فروش هفتگی اغلب نقطه شیرینی هستند. اما آنها نمی توانند خیلی زیاد یا وقت گیر باشند. اگر آنها به درازا بکشند، وقت همه را هدر خواهید داد و ممکن است روحیه تیم شما ضربه بخورد. بنابراین این نکات را دنبال کنید تا جلسات خود را کوتاه و سازنده نگه دارید.

یادداشت سردبیر: این پست در ابتدا در 4 ژانویه 2020 منتشر شد و برای جامعیت به‌روزرسانی شده است.