Time Boxing: هک بهره وری برای کارآفرینان

در یک صبح غم انگیز دوشنبه، به آرامی لپ تاپ خود را باز می کنید. انبوهی از ایمیل‌ها و اعلان‌های تقویم شما را کور می‌کند.

همانطور که در میان بهم ریختگی ها را غربال می کنید، ذهن شما سرگردان می شود. یادت رفت به سگ غذا بدی؟ آیا ابتدا باید توییتر را بررسی کنید؟ آیا چیز مهمی در جعبه هرزنامه به پایان رسید؟

وقتی کارهای خود را شروع می کنید، وقت ناهار است.

اگر این کاهش بهره وری آشنا به نظر می رسد، شما تنها نیستید. صاحبان مشاغل تلف کردن تقریباً 22 ساعت در یک هفته — یک بار واقعی، با در نظر گرفتن 57٪ کار شش روز یا بیشتر در هفته را ادامه دهید.

ممکن است بوکس زمان راهی برای بازگرداندن صبح‌های شما باشد. این یک ابزار تقویمی است که Harvard Business Review به عنوان شماره یک از 100 هک بهره وری رتبه بندی شده است. احساس عاقل‌تری خواهید داشت، زمان خود را کنترل می‌کنید و برای مقابله با دوشنبه‌های بدحال آماده هستید.

تایم بوکس چیست؟

Time boxing یک ابزار بهره وری است که تقویم و گردش کار شما را بهینه می کند. شما زمان مشخص و محدودی را برای تکمیل یک کار کنار می گذارید. ممکن است سه ساعت وقت بگذارید و مثلاً یک مقاله در مورد بوکس زمان بنویسید. و اگر در این سه ساعت آن را کامل نکردید، به کادر زمانی بعدی می روید.

بازی کردن زمان به یک تکنیک روان‌شناختی به نام قصد پیاده‌سازی ضربه می‌زند. شما زمان، مکان و نحوه انجام تکالیف را یادداشت می کنید – و از نظر روانی درگیر انجام آنها هستید. 

از طریق تایم بوکس، برای هر کار کاری به وقتی و کجا متعهد می شوید. این یک راه قدرتمند برای از بین بردن یک برنامه کند است.

Time Boxing در مقابل Time Blocking

blocking زمان به نظر می رسد و بسیار شبیه به زمان بوکس است، اما آنها اثرات متفاوتی دارند. اینجاست که شما زمان تصادفی را برای کار روی یک پروژه مسدود می‌کنید — اغلب، متخصصان از مسدود کردن زمان برای پاک کردن تقویم خود از تماس‌ها استفاده می‌کنند.

برخلاف تایم بوکس، مسدود کردن تقویم شما تأثیر کمی بر بهره‌وری دارد. شما زمان نامشخصی برای تکمیل حجم زیادی از کار دارید. مسدود کردن زمان می تواند شما را فلج کند در حالی که بوکس زمان می تواند انگیزه ایجاد کند. 

دیوید باک، کارشناس مدیریت زمان، قدرت بوکس زمان را به ساختار آن نسبت می دهد: «شما در حال ادغام وظایفی هستید که دارید. شما در واقع یک تشریفات را در مورد [تقویم خود] قرار می دهید، که معمولاً نیاز به مذاکره برای زمان محافظت شده دارد.”

پس به طور خلاصه: 

Time Boxing: محدود کردن مدت زمان کار بر روی وظایف

مسدود کردن زمان: اختصاص زمانی برای کار روی کارها — بدون محدودیت

مزایای تایم بوکس

بوکس زمان کمک می‌کند تا حجم کاری شما را ساده کنید – و مطمئن شوید که در مسیر درست باقی می‌مانید. 

Amber de la Garza متخصص بهره‌وری می‌گوید: «بوکس [زمان] برای صاحبان مشاغل بسیار سودمند است، زیرا آنها کلاه‌های زیادی بر سر می‌گذارند و کسب‌وکارشان نیازهای زیادی به آنها دارد. “با بوکس زمان، آنها می توانند بسیار عمدی در جایی که در طول هفته وقت خود را صرف می کنند تا مطمئن شوند که تمام فعالیت های با ارزش خود را انجام می دهند.”

حواس پرتی را کاهش می دهد

وقتی هیچ محدودیتی برای زمان خود تعیین نمی کنید، خود را در معرض عوامل حواس پرتی قرار می دهید. ممکن است تحقیقات بازار انجام دهید و یک سوراخ خرگوش بی ربط را پایین بکشید. تلفن شما، چراغی برای انحراف، شما را وسوسه می‌کند که در طول روز در TikTok حرکت کنید.

بوکس زمان به شما انگیزه می دهد که از این مزاحمت ها اجتناب کنید، زیرا باید در مدت زمان محدودی به اهداف خود برسید. دادن مهلت یک، دو یا سه ساعته به خود می تواند تمرکز شما را افزایش دهد.

فلج تصمیم را به حداقل می رساند

آیا تا به حال به یک لیست طولانی از کارهایی که باید انجام دهید خیره شده اید و در مورد اینکه از کجا شروع کنید مشکل داشته اید؟ احتمالاً فلج تصمیم را تجربه کرده‌اید، واکنش روان‌شناختی افراد زمانی که احساس می‌کنند غرق شده 

تبدیل لیست کارها به مجموعه ای از جعبه های زمانی قابل مدیریت می تواند به به حداقل رساندن فلج تصمیم کمک کند. به جای اینکه بدانید پانزده کار دارید که در یک نقطه از روز باید انجام دهید، برای هر کار جعبه هایی در ردیف قرار داده اید. به عنوان مثال، اولین موارد در لیست کارهای شما – مثلاً یک طرح کلی را کامل کنید، تحقیق کنید و یک ارائه را پیش نویس کنید – در شروع روز کاری شما به سه کادر زمانی تبدیل می شوند.

چند وظیفه ای را به تک تکلیف تغییر می دهد

کارآفرینان اغلب چند کار را انجام می دهند – حتی اگر فقط 2.5٪ از افراد می توان چندوظیفه را به طور موثر انجام داد. طبق تحقیقات انجام شده، تغییر کار عملکرد را مختل می کند و شما را مستعد اشتباه می کند. 

بازی کردن زمان black چندوظیفه ای را با ساختن تقویم شما به پروژه های متوالی حذف می کند. با تمرکز روی یک چیز در یک زمان، انجام تک وظیفه می تواند شما را بازدهی بیشتر کند.

به ارزیابی اولویت ها کمک می کند

صاحبان کسب و کار باید در دنیای امور مالی، بازاریابی، عملیات و موارد دیگر حرکت کنند. با استفاده از تایم بوکس، یاد می گیرید که زمان بیشتری را به برخی پروژه ها و کمتر به برخی دیگر اختصاص دهید. 

باک می‌گوید: «من فکر می‌کنم برای یک کارآفرین بسیار مهم است که اهداف و زمان‌بندی هر چیزی را که اولویت بالایی دارد، در نظر بگیرد.

وقتی بیشترین بهره‌وری را دارید، می‌توانید پروژه‌های ضروری را به جعبه‌های زمانی اختصاص دهید. آیا شما یک پرنده زودرس هستید؟ سپس برای کارهای مهم زمان‌بندی کنید. بعدازظهرها احساس تنبلی می کنید؟ در آن زمان، وظایف غیرفعال بیشتری را در جعبه زمان قرار می دهیم.

کمال گرایی را از بین می برد

اطمینان از بی عیب و نقص بودن هر جزئیات می تواند مانع کارآفرینان شود زیرا هیچ چیز دقیقاً مطابق برنامه پیش نمی رود. بوکس زمان مانع از وسواس مردم در مورد هر چیز کوچک می شود. شما زمانی را برای تکمیل کارها اختصاص داده اید – تاکید بر کلمه کامل. شما فقط می توانید بهترین قدم خود را در طول زمان تعیین شده به جلو بگذارید و به مرحله بعدی بروید. 

شاید بخواهید یک جمله را پنج بار در یک ایمیل مهم بازنویسی کنید، اما زمان بوکس شما را مجبور می‌کند تا جزئیات بی‌اهمیت را به‌جای ترساندن، اجرا کنید.

چگونه تایم بوکس انجام دهیم

1) برنامه ریزی کنید

سعی کنید تقویم خود را برای دو هفته قبل برنامه ریزی کنید. اگر ساختاری را در جای خود قرار ندهید، تقویم خود را برای تماس‌های تصادفی و کارهای اشتباه باز می‌گذارید. 

«هفته اول بسیار مسدود است. باک در مورد روش برنامه ریزی خود می گوید: «این واقعاً نوعی سیمان سخت است. در هفته دوم، سیمان مرطوب تر است. این چیزی است که من می‌خواهم به آن برسم، اما به خودم انعطاف‌پذیری می‌دهم.”

زمانی غیر قابل مذاکره برای کار بر روی تکالیف با نزدیک شدن به ضرب الاجل تعیین کنید. اگر موعد تحویل در روز پنجشنبه دارید، روزهای دوشنبه، سه‌شنبه و چهارشنبه باکس‌های زمان سخت را برنامه‌ریزی کنید. 

اما برای یک هفته بعد، ممکن است ایده کمتری داشته باشید، بنابراین در نظر داشته باشید که باکس های زمانی شلتر را برنامه ریزی کنید. برای مثال، زمانی را برای انجام تحقیقات کلی بازار در نظر بگیرید — سپس با نزدیک‌تر شدن هفته، آن کادر زمانی را به وظایف خاص‌تر تقسیم کنید.

2) از اهداف SMART

استفاده کنید

تخصیص زمان برای تکمیل یک کار خاص، تفاوت کلیدی بین تایم بوکس و انسداد زمان را نشان می‌دهد. اما اهداف مرتبط با جلسات کاری شما باید دارای پنج عنصر باشد.

خاص: آنچه را که می‌خواهید به دست آورید و چگونه برنامه‌ریزی می‌کنید را مشخص کنید. 

قابل اندازه‌گیری: هدفی تعیین کنید که در آن بتوانید پیشرفت را اندازه‌گیری کنید.

قابل دستیابی: خود را با کار بیش از حد در هر جعبه زمان پر نکنید.

مرتبط: اهداف باید با ماموریت بلندمدت شما همسو باشند.

بر اساس زمان: همه اهداف SMART یک چارچوب زمانی دارند — در این مورد، کادر زمانی شما.

به عنوان مثال، اگر یک ارائه دارید، می توانید از چارچوب SMART برای انجام پروژه استفاده کنید. ابتدا متعهد می شوید که حداقل سه صفحه از فیلمنامه را بنویسید (یک هدف مشخص و قابل اندازه گیری)، با تعداد صفحات بر اساس عملکرد گذشته (قابل دستیابی). 

مطمئن شوید که پروژه از ارزش بالایی برخوردار است – شرکت اطلاعات مهمی را از تحقیقات شما خواهد آموخت (مرتبط). برای اولین جعبه زمانی، سه ساعت را برای نوشتن فیلمنامه (بر اساس زمان) اختصاص می دهید. 

3) با دیگران به اشتراک بگذارید

به عنوان یک کارآفرین، احتمالاً با سهامداران زیادی کار می کنید. برای استفاده حداکثری از زمان بوکس، برنامه خود را با دیگران به اشتراک بگذارید. به آنها بگویید که چگونه می توانند به بهترین وجه خارج از جلسات کاری تعریف شده شما به شما دسترسی پیدا کنند. خوشبختانه، با Google Calendar و Microsoft، کاربران می توانند برنامه های شما را به طور خودکار ببینند.

4) نتایج را ارزیابی کنید

تسلط بر بوکس زمان نیاز به زمان دارد. ممکن است مدت زمان پروژه های فردی را دست کم یا بیش از حد تخمین بزنید. در پایان هر هفته، برنامه خود را ارزیابی کنید. چه چیزی اشتباه پیش رفت؟ چی درست شد؟ از این اطلاعات برای بهتر حرکت کردن در زمان بوکس خود استفاده کنید. 

از افکار و تجربیات خود در مورد بوکس زمان یادداشت کنید – ردیابی احساسات و فعالیت‌های خود می‌تواند به شما کمک کند از مدیریت زمان حداکثر استفاده را ببرید.

5) با خود مهربان باش

تایم بوکس به شما کمک می کند تا در مورد گردش کار و بهره وری خود بیشتر بدانید. اما اگر نتوانستید کاری را در زمان تعیین شده به پایان برسانید، باید با خودتان مهربان باشید. شما همچنان به یادگیری ادامه خواهید داد، بنابراین روند را سبک و کامل نگه دارید. قبل از هر روز کاری به خود اطمینان دهید: در مورد نحوه استفاده از بوکس زمان نمره نمی گیرید.

6) به خودتان پاداش دهید

ایجاد تداعی‌های مثبت با تکمیل کار به شما انگیزه می‌دهد تا کارهای بیشتری را انجام دهید. برای چیزی که دوست دارید، یک تکه کیک شکلاتی خوب، قدم زدن در اطراف پارک، یا یک ساعت شاد با دوستانتان، به خودتان دست بزنید و بهار کنید. 

نحوه استفاده از Time Boxing

برای مقابله با بخش های مختلف یک پروژه

اگر قسمت‌های متحرک پروژه شما را تحت تأثیر قرار دهد، بوکس زمان به شما کمک می‌کند تا بر این فلج غلبه کنید. این یک راه عالی برای تقسیم یک کار بزرگ به بخش های قابل مدیریت است. بنابراین، به جای اینکه سه شنبه را به اتمام یک پروژه بازاریابی بزرگ اختصاص دهید، ساعت 9 صبح را به تعیین اهداف، 10 صبح را به نوشتن پنج پست اجتماعی و غیره اختصاص می دهید.

برای درک بهتر سبک کاری

با قرار دادن زمان در تقویم، می‌توانید ببینید که تکمیل هر کار چقدر طول می‌کشد. ممکن است زمان زیادی را صرف نوشتن پست های وبلاگ کنید، اما زمان کوتاهی را برای ایجاد صورت های مالی صرف کنید. از اطلاعات آماری مربوط به زمان بوکس استفاده کنید تا تصمیم بگیرید که چه چیزی را می‌خواهید تفویض کنید و چه چیزی را می‌خواهید در مدیریت حجم کاری خود حفظ کنید.

برای اینکه در طول روز انرژی بیشتری به شما بدهد

هر کارآفرینی در طول روز دچار رکود می‌شود. برای برخی، این در صبح اتفاق می افتد. برای دیگران، بعدازظهرها ممکن است غیر قابل تحمل و طاقت فرسا باشد. بوکس زمان می تواند به حفظ سطح انرژی شما کمک کند – اگر می دانید صحبت با دیگران شما را بیدار می کند، زمانی که احساس خستگی می کنید، تماس های بوکس را در نظر بگیرید. 

وقتی احساس می‌کنید بی‌انگیزه هستید و کارهایی که به شما انرژی می‌دهند، یادداشت کنید. سپس این دو جنبه از کار خود را ادغام کنید تا بهره وری را در طول روز حفظ کنید. 

برای تنوع بخشیدن به مجموعه مهارت های خود

اگر متوجه شدید که هر روز روی یک پروژه کار می کنید، بوکس زمان می تواند این یکنواختی را بشکند. هنگام ایجاد برنامه خود، سعی کنید مجموعه متنوعی از وظایف را برای کار بر روی آنها بگنجانید. د لا گارزا به کارآفرینان توصیه می کند روز خود را به چهار سطل تمرکز تقسیم کنند: بازاریابی، فروش، خدمات مشتری و رهبری. 

به‌جای اینکه زمان زیادی را صرف یک کار کنید و سپس کار دیگری را نادیده بگیرید، بوکس زمان تضمین می‌کند که روی هر زمینه‌ای از کسب‌وکارتان کار کرده و بهبود می‌بخشید. 

مثال بوکس زمان

صبح دوشنبه است، و شما نگران این هستید که یک سخنرانی طولانی را تا ساعت 6 بعدازظهر آن جمعه حذف کنید. شما مقاله ای از The Hustle را در مورد بوکس زمان می خوانید، بنابراین برای انجام این پروژه تلاش می کنید.

ابتدا به هفته بعد در تقویم خود نگاه می‌کنید و تماس‌های غیرضروری را جابه‌جا می‌کنید یا لغو می‌کنید. در مرحله بعد، یک سری اهداف SMART برای مقابله با بخش های مختلف پروژه تعیین می کنید. به عنوان مثال، شما دو ساعت را به خلاصه کردن تحقیقات از 10 منبع مختلف اختصاص می دهید و دو ساعت را برای تبدیل 10 آمار مهم به سه نمودار میله ای اختصاص می دهید. هر هدفی ساختار مشابهی دارد.

شما از Google Calendar استفاده می کنید، بنابراین تیم شما از قبل می داند چه زمانی وقت آزاد دارید. شما شروع به کار در جعبه های زمانی خود می کنید. تحقیقات زمان کمتری از آنچه انتظار می رفت طول کشید، اما ایجاد نمودارها مقدار زیادی از برنامه شما را گرفت. در پایان دوشنبه، کادرهای زمانی خود را برای چند روز باقیمانده دوباره کار می کنید. لپ‌تاپ کاری خود را خاموش می‌کنید و تصمیم می‌گیرید با یک دوست قدیمی تماس بگیرید تا چت کنید.

روز بعد آبکشی می‌کنید و تکرار می‌کنید، و ناگهان یک پروژه بزرگ فقط یک سری کار ساده است. این زیبایی بوکس زمان است – این تکنیکی است که می‌تواند برای پروژه‌های بزرگ و کوچک و برای کارآفرینانی که بر اساس هر برنامه‌ای اجرا می‌کنند استفاده شود. 

نظر شما در مورد این مقاله چیست؟ 

rel=”_blaopednkener”> /p>