صفحات گسترده در مقابل پایگاه های داده، هر آنچه که باید بدانید

وقتی نوبت به مدیریت داده‌ها می‌رسد، دو گزینه اصلی وجود دارد – صفحات گسترده در مقابل پایگاه‌های داده. در حالی که هر دو اطلاعات را سازماندهی می کنند، هر راه حل یک هدف مشخص را انجام می دهد.

در این پست، مزایای هر دو پایگاه داده و صفحات گسترده را خواهید آموخت. سپس، نحوه انتخاب بهترین سیستم سازمانی برای کسب و کار خود را بررسی خواهیم کرد.

فهرست مطالب

صفحه‌گسترده در مقابل پایگاه‌های داده

بیایید با تعاریف شروع کنیم.

• صفحه‌گسترده برنامه‌های رایانه‌ای هستند که داده‌ها را در یک سری ردیف و ستون مرتب می‌کنند. داده ها در سلول های جداگانه این سند الکترونیکی ذخیره می شوند. صفحات گسترده اغلب با دفتر کل الکترونیکی مقایسه می شوند.
• پایگاه های داده به جای ذخیره داده ها در سلول های جداگانه، اطلاعات را از جداول خارجی جمع آوری می کنند. پایگاه‌های داده همچنین ساختار انعطاف‌پذیری دارند که گزینه‌های بیشتری برای ذخیره و ارزیابی داده‌ها در اختیار شما قرار می‌دهد.

پایگاه‌های داده روش قوی‌تری برای کار با داده‌های رابطه‌ای یا داده‌های متصل شده در چندین جدول ارائه می‌دهند. این همچنین پایگاه داده ها را پیچیده تر از صفحات گسترده می کند.

حتی زمانی که هر دو گزینه برای ارائه نتایج مؤثر ساخته شده باشند، موفقیت اجرای آنها به عوامل زیادی بستگی دارد، از جمله:

• نوع اطلاعاتی که می خواهید ذخیره کنید.
• مقدار داده ای که نیاز دارید.
• چند وقت یکبار به این داده ها دسترسی دارید.

به عنوان مثال، فردی که وظایف و مسئولیت‌ها را پیگیری می‌کند، نیازهای متفاوتی نسبت به یک شرکت بزرگ با هزاران کارمند در زمینه‌های مختلف دارد.

در مرحله بعد، مزایا و معایب هر گزینه مدیریت داده را بررسی خواهیم کرد.

صفحه گسترده: چگونه کار می کنند؟

صفحه گسترده یک دفتر کل دیجیتال است که به کاربران کمک می کند اطلاعات را در ردیف ها و ستون ها سازماندهی کنند. تقاطع بین ردیف‌ها و ستون‌ها سلول‌های جداگانه‌ای را ایجاد می‌کند که نشان دهنده یک قطعه داده، اعم از اعداد یا متن است.

شما می توانید توابع یا معادلات ریاضی را وارد کنید که به شما امکان می دهد این داده ها را دستکاری کنید. این می تواند برای مدیریت بودجه، محاسبه پرداخت های ماهانه و پیگیری ساعات کاری مفید باشد. همچنین می توانید به راحتی اطلاعات خاصی را در جداول جستجو کنید.

منبع تصویر

بر اساس پروژه تحقیقاتی مهندسی صفحه گسترده دارتموث. Microsoft Excel و Google Sheets از محبوب ترین ابزارهای صفحه گسترده هستند.

مزایای صفحات گسترده

صفحه‌گسترده‌ها گزینه‌های محبوبی برای مجموعه‌های داده کوچک‌تر هستند که راهی آسان برای جمع‌آوری و دستکاری داده‌ها ارائه می‌دهند. کارمندان شما احتمالاً در گذشته با صفحات گسترده کار کرده اند. اگر این کار را نکرده اند، صدها منبع وجود دارد که آموزش را آسان می کند.

مزایای دیگر صفحه‌گسترده را در زیر مشاهده کنید، یا به black=”7noopener”_black=”7364557″ برسید شیرجه عمیق HubSpot برای اطلاعات بیشتر.

• ایجاد صفحات گسترده کم هزینه است. ممکن است شرکت شما قبلاً به Microsoft Excel دسترسی داشته باشد. اگر نه، می‌توانید با حساب Google خود به‌صورت رایگان از Google Sheets استفاده کنید.
• صفحات گسترده کم کد هستند. ساخت صفحه گسترده به زبان های برنامه نویسی خاصی نیاز ندارد. فقط باید زبان توابع ریاضی را بدانید که به راحتی می توانید آن را به صورت آنلاین پیدا کنید.
• بعد از ایجاد، صفحات گسترده به راحتی به روز می شوند و می توان آنها را با افراد مختلف به اشتراک گذاشت. این امر به ویژه در Google Sheets صادق است، جایی که چند نفر می توانند همزمان یک صفحه گسترده را ویرایش کنند.

معایب صفحات گسترده

در حالی که صفحات گسترده مزایای زیادی دارند، این راه حل مدیریت داده ممکن است با محدودیت هایی روبرو شود. این امر به ویژه در صورتی صادق است که تیم شما با مجموعه داده های بزرگ و پیچیده یا داده های رابطه ای کار کند.

معایب رایج صفحات گسترده فحش دادن به دنبال آن است.

• مجموعه‌های داده بزرگ یا فرمول‌های پیچیده ممکن است باعث کند صفحه‌گسترده کند و پاسخگو نباشد. بنابراین، صفحات گسترده برای پروژه های کوچک یا متوسط ​​با ساختار داده نسبتاً ساده مناسب ترین هستند.
• همه اطلاعات صفحه گسترده جدید باید به صورت دستی وارد شوند. در نتیجه، به‌روزرسانی صفحات گسترده می‌تواند زمان بر باشد.
• همانطور که کسب و کار شما رشد می کند، مجموعه داده های شما نیز رشد می کند. در حالی که صفحات گسترده نقش مفیدی در سفر رشد شما دارند، اما برای ذخیره داده ها در مقیاس کافی نیستند.

اگر با این چالش‌های رایج روبرو هستید، ممکن است زمان آن فرا رسیده باشد که در ساخت پایگاه داده قوی‌تر سرمایه‌گذاری کنید. در مرحله بعد، موارد استفاده مختلف برای پایگاه‌های داده را بررسی می‌کنیم.

پایگاه های داده: چگونه کار می کنند؟

پایگاه داده برنامه‌ای است که از زبان‌های خاصی استفاده می‌کند تا به شما امکان می‌دهد داده‌ها را به روشی ساختاریافته ذخیره و سازماندهی کنید. به آن مانند یک کابینت بایگانی فکر کنید، جایی که می توانید داده های خود را در پوشه ها و زیرپوشه ها سازماندهی کنید و سپس با استفاده از معیارهای خاص آنها را مرتب کنید. برای مثال، ابزار مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)، مانند Hubspot، نوعی پایگاه داده است.

یک پایگاه داده با ذخیره اطلاعات در ساختاری کار می کند که از ردیف ها (به نام “رکوردها”) و ستون ها (به نام “فیلدها”) ساخته شده است. فیلدها می توانند هر چیزی باشند، از برچسب های مبتنی بر متن مانند “نام” یا “توضیح” تا اعدادی که ممکن است شامل قیمت، درصد و تاریخ باشد.

پایگاه داده نه تنها پوشه ای است که داده ها را ذخیره می کند، بلکه نرم افزاری است که ویژگی هایی را برای به روز رسانی خودکار داده ها فراهم می کند. تعمیر و نگهداری به ساعت و ساعت کار نیاز ندارد.

منبع تصویر

دو نوع اصلی پایگاه داده وجود دارد: پایگاه‌های اطلاعاتی رابطه‌ای (SQL) و پایگاه‌های داده غیرمرتبطی (NoSQL).

پایگاه‌های اطلاعاتی رابطه‌ای به شما امکان می‌دهند اطلاعات خاصی را بدون نگرانی در مورد از دست دادن داده‌ها در این فرآیند جستجو کنید. پایگاه داده‌های رابطه‌ای نمی‌توانند به اندازه پایگاه‌های غیررابطه‌ای داده‌ها را مدیریت کنند، زیرا آنها فقط می‌توانند داده‌هایی را که به صورت جداول قالب‌بندی شده‌اند ذخیره کنند.

منبع تصویر

پایگاه داده های غیر رابطه ای، معروف به NoSQL، گزینه دیگری هستند. آنها شبیه پایگاه داده های رابطه ای هستند، زیرا هر دو ابزار جستجوی آسانی را ارائه می دهند که دسترسی به اطلاعات را تسهیل می کند. با این حال، یک پایگاه داده NoSQL ساختارهای مختلفی را ارائه می دهد که می تواند داده های بیشتری را به طور همزمان در خود جای دهد. این ویژگی آن را برای برنامه‌های کلان داده و مدیریت داده‌های بدون ساختار ایده‌آل می‌کند.

منبع تصویر

مزایای پایگاه های داده

پایگاه داده های SQL و NoSQL هر دو برای ذخیره حجم زیادی از اطلاعات ایده آل هستند. در اینجا سایر مزایای رایج استفاده از پایگاه داده آورده شده است.

• داده ها را می توان به طور خودکار به روز کرد. این می تواند در وقت تیم شما صرفه جویی کند، زیرا به روز رسانی دستی ساعت ها طول می کشد. علاوه بر این، اتوماسیون احتمال خطای انسانی را کاهش می دهد.
• پایگاه های داده می توانند اطلاعات جمع آوری شده از چندین مکان را ذخیره کنند. اگر اطلاعات مشتری را از بیش از یک پلتفرم جمع‌آوری می‌کنید، می‌تواند مفید باشد.
• پایگاه‌های اطلاعاتی بر داده‌های رابطه‌ای تمرکز می‌کنند که پایه و اساس اتوماسیون را ایجاد می‌کند. شما می توانید بسیاری از داده های خود را در درازمدت جمع آوری و دستکاری کنید.
• پایگاه‌های داده سریع‌تر بارگیری می‌شوند و فضای ذخیره‌سازی کمتری را اشغال می‌کنند. وقتی سند در حال استفاده است، صفحه‌گسترده‌ها هر سلول را بارگیری می‌کنند و قدرت پردازش کامپیوتر شما را بیشتر می‌گیرند. در همین حال، پایگاه‌های اطلاعاتی فقط اطلاعاتی را بارگیری می‌کنند که فعالانه در حال دسترسی هستند. این کارایی رایانه شما را افزایش می دهد.
• پایگاه های داده ایمن هستند. شما به راحتی می توانید تشخیص دهید که کدام یک از کارمندان شما می توانند پایگاه داده را تغییر دهند و کدام یک فقط می توانند اطلاعات را مشاهده کنند. اعتبار ورود به سیستم همچنین از اطلاعات شما در برابر افراد خارجی محافظت می کند.

معایب پایگاه های داده

در حالی که پایگاه‌های اطلاعاتی مزایای زیادی دارند، برای هر تیم یا پروژه مناسب نیستند. هزینه ها و آموزش دو مانع برای پیاده سازی پایگاه داده است. ما این چالش ها را بررسی خواهیم کرد.

• پایگاه های اطلاعاتی هزینه های بالاتری دارند. ابتدا، تیم شما باید یک سرویس پایگاه داده خریداری کند. همچنین ممکن است لازم باشد برای اجرای و نگهداری اضافی هزینه کنید — یا یک عضو تیم جدید را برای نظارت بر این فرآیند استخدام کنید.
• پایگاه های داده برای استفاده به آموزش بیشتری نیاز دارند. برای راه اندازی پایگاه داده خود و دستکاری اطلاعات داخل به دانش کدنویسی تخصصی نیاز دارید. اگر با آنچه که یک پایگاه داده را تشکیل می دهد (مانند جداول، پرس و جوها، و نمایه ها) آشنا نیستید، ممکن است ایجاد و مدیریت آن به تنهایی برای شما سخت باشد.
• پایگاه‌های داده برای مجموعه‌های داده‌های کوچک منابع فشرده هستند. اگر مقدار کمی داده ثابت دارید، صفحات گسترده گزینه مقرون به صرفه تری ارائه می دهند.

از کدام صفحات گسترده یا پایگاه داده استفاده کنید؟

هیچ راه حل یکسانی برای مدیریت داده وجود ندارد. سیستم داده شما بر اساس اندازه و پیچیدگی پروژه شما متفاوت خواهد بود. قبل از تصمیم گیری مراحل زیر را در نظر بگیرید.

1. داده های خود را ارزیابی کنید.

هنگام انتخاب بین صفحات گسترده و پایگاه داده، پیچیدگی داده های خود را ارزیابی کنید. متن ساده و داده های عددی برای صفحات گسترده خوب هستند. در همین حال، پایگاه‌های داده می‌توانند طیف وسیع‌تری از انواع و اندازه‌های فایل را مدیریت کنند.

2. اهداف خود را در نظر بگیرید.

پس از بررسی داده های خود، اهداف بلند مدت خود را ارزیابی کنید. آیا به دنبال خودکارسازی فرآیندها برای صرفه جویی در زمان هستید؟ آیا می خواهید یک سیستم سازمانی ساده ایجاد کنید که هر کسی بتواند از آن استفاده کند؟ آیا بودجه ای برای مقیاس بندی راه حل داده خود دارید یا به دنبال صرفه جویی در هزینه هستید؟ پاسخ های شما بر تصمیم شما تأثیر می گذارد.

3. مسیر رشد خود را تعیین کنید.

فقط به این دلیل که یک صفحه گسترده نیازهای امروز کسب و کار شما را برآورده می کند، لزوماً به این معنی نیست که در مقیاس کار می کند. برای تعیین اینکه آیا پایگاه داده ارزش سرمایه گذاری را دارد یا خیر، مسیر رشد خود را در نظر بگیرید.

به عنوان مثال، فرض کنید که شما یک استارت آپ را با پایگاه مشتری به سرعت در حال رشد اداره می کنید. پیگیری مشتریان خود را می توان با یک صفحه گسترده ساده امروز انجام داد. با این حال، در شش ماه، ممکن است از این روش پیشی بگیرید.

زمان انتخاب است.

صفحه‌گسترده‌ها برای ذخیره و دستکاری مجموعه‌های داده کوچک‌تر عالی هستند. اگر به دنبال راه حلی هستید که اطلاعات پیچیده و اتوماسیون را امکان پذیر کند، باید پایگاه داده را انتخاب کنید.

اگر برای یک راه حل قوی مدیریت داده آماده هستید، درباره CRM HubSpot بیشتر بدانید. ابزارهای ما می توانند به کسب و کار شما کمک کنند اطلاعات را در مقیاس ذخیره کند تا قابلیت های داده شما در کنار کسب و کار شما رشد کند.