5 راه برای برگزاری جلسات کاری بهتر از همیشه

هر صنعتی برای انجام کارها به جلسات کاری متکی است. و بیشتر کارمندان از آنها می ترسند.

به این دلیل است که حتی زمانی که جلسه ضروری و سازنده است، اعضای تیم شما حدود یک میلیون کار دیگر دارند که باید انجام دهند. لیست کارهای آنها صرفاً به این دلیل که شما یک جلسه اجباری را برنامه ریزی کرده اید ناپدید نمی شوند.

اعداد خیره کننده جلسات را به آن اضافه کنید:

زمان یک بازی با جمع صفر است. شما نمی توانید مقدار بیشتری از آن ایجاد کنید، بنابراین هر چه زمان بیشتری را در جلسات صرف کنید، زمان کمتری برای کارهای دیگر خواهید داشت — مخصوصاً اگر یک کارآفرین.< span class="hs-cta-node hs-cta-8913daaa-d86c-47f4-8e4e-b1920e094154" id="hs-cta-8913daaa-d86c-47f4-8e4e-b1920e094="http://1920e094" href="http://1920e4e094" cta-redirect.hubspot.com/cta/redirect/53/8913daaa-d86c-47f4-8e4e-b1920e094154" target="_blank" rel="noopener">جلسات تجاری یک واقعیت واقعی هستند، اما شما می توانید مطمئن شوید که اعضای شما به آنچه در نظر داشتید بدون تضعیف روحیه تیم خود می رسند. در اینجا چگونه است.

جلسات تجاری بهتر در 5 مرحله آسان

1. منحصر به فرد باشید

کارمندان به ندرت از جلسات کاری لذت می برند. وقتی جلسه در واقع به حضور آنها نیاز ندارد، وقت آنها را تلف می‌کنید و جلسه خود را ضعیف می‌کنید.

تعیین کنید کدام اعضای تیم به طور قانونی باید در جلسه شما حضور داشته باشند و لیست شرکت کنندگان خود را فقط به آن افراد محدود کنید. وقتی همکاران غیرضروری را در جلسه شرکت می‌کنید، خارج شدن از مسیر آسان و ایجاد اجماع با یک گروه بزرگ سخت‌تر است.

تجربه همچنین نشان می‌دهد که افراد کمتری در گروه‌های بزرگی از مردم صحبت می‌کنند. به‌جای به اشتراک گذاشتن افکار و ایده‌های خود، احتمالاً با هم کنار می‌آیند.

آمازون آن را “قانون دو پیتزا:” اگر نمی‌توانید کل گروه را با دو پای تغذیه کنید، افراد زیادی را وارد کرده‌اید. Google همچنین جلسات خود را در هشت جلسه محدود می کند.

شرکت کنندگان را موظف کنید اطلاعات جلسه را با اعضای تیم خود به اشتراک بگذارند و افراد غیرضروری را آزاد کنید تا در خارج از جلسه به کارایی خود ادامه دهند.

2. به یک دستور کار پایبند باشید

بدون دستور کار از پیش تعیین شده، جلسه شما از مسیر خود منحرف می شود و احتمالاً بیشتر از آنچه باید طول می کشد.

برای متمرکز نگه داشتن شرکت کنندگان و اطمینان از پوشش مطالبی که نیاز دارید، پیش از موعد یک دستور کار محکم ایجاد کنید. چند نکته دیگر:

1. مدت زمانی مشخصی را برای هر نقطه از دستور کار خود در نظر بگیرید.
2. از شخصی دعوت کنید تا به عنوان نگهبان زمان عمل کند و وقتی زمان تمام شد به گروه اطلاع دهید.
3. دستور کار را برای کسانی که حداقل 24 ساعت قبل در آن شرکت می کنند ارسال کنید، بنابراین آنها برای مشارکت در گفتگو و افزودن ارزش آماده خواهند بود.
4. از شرکت کنندگان درخواست کنید دستور کار را بررسی کنند و اضافات یا تغییرات را قبل از جلسه ارسال کنند.
5. با استفاده از آن به عنوان یک طرح کلی برای راهنمایی <، از دستور کار خود نهایت استفاده را ببرید.یادداشت های جلسه.

به‌علاوه، اگر چالش خاصی وجود دارد که برای آن به راه‌حل نیاز دارید، آنها را تشویق کنید تا از قبل راه‌حل‌ها را آماده کنند، بنابراین جلسه به جای مشکل، بر راه‌حل‌های مرتبط تمرکز می‌کند. این به کارمندان کمک می‌کند که احساس کنند سرمایه‌گذاری می‌کنند زیرا در جلسه مشارکت دارند.

نویسنده پرفروش نیویورک تایمز مارک مورفی پیشنهاد می‌کند داشتن یک طرح کلی می‌تواند تا 17 دقیقه از زمان جلسه شما کم کند. این 17 دقیقه را می توان به تلاش های سازنده ای اختصاص داد که برای شرکت شما درآمد ایجاد می کند. 17 برابر تعداد کارمندان شرکت کننده ضرب کنید و مقدار قابل توجهی در زمان صرفه جویی کرده اید.

برای ایجاد دستور کار قبل از جلسات خود وقت ندارید؟ از یک >p>دستیار مجازی بخواهید.

برنامه جلسه تجاری [مثال]

هدف جلسه: نحوه افزایش فروش آنلاین

مدت جلسه: 60 دقیقه

موضوعات مورد بحث و بررسی: 5 دقیقه

1. ارقام فروش سه ماهه اول و دوم را مرور کنید
2. درباره چالش‌هایی که باعث کاهش فروش آنلاین می‌شوند بحث کنید
3. تلاش‌های بازاریابی دیجیتال و تولید سرنخ را مرور کنید

موضوع 1: ارقام فروش سه ماهه اول و دوم را مرور کنید (15 دقیقه)

موضوع 2: بحث در مورد چالش هایی که باعث کاهش فروش آنلاین می شود (15 دقیقه)

موضوع 3: بررسی تلاش‌های بازاریابی دیجیتال و تولید سرنخ (15 دقیقه)

موارد اقدام و مراحل بعدی: (۵ دقیقه)

• دیو، مری و لوئیس روی تست A/B صفحات فرود جدید کار خواهند کرد
• تیم Joann روی دارایی های نسل پیشرو جدید کار خواهد کرد
• الکس روی استراتژی های افزایش فروش کار خواهد کرد
• سارا یادداشت‌های جلسه را به اشتراک می‌گذارد و نکات مهم را ظرف سه ساعت پس از پایان جلسه با ذینفعان تأیید می‌کند

3. داستان بگویید

مردم داستان ها را بهتر از حقایق ساده به خاطر می آورند.

مدرسه کسب‌وکار لندن گزارش می‌دهد که افراد فقط درباره 5-10% از آمارهایی که می شنوند. هنگامی که آن آمار را با یک تصویر ترکیب می کنید، میزان نگهداری تا حدود 25 درصد افزایش می یابد. هنگامی که آمار با یک داستان ارائه می شود، حفظ تا 70% افزایش می یابد.

احتمالاً به این دلیل است که حقایق فقط بخش زبانی مغز ما را درگیر می‌کنند در حالی که داستان‌ها به طور همزمان چندین بخش از مغز ما را درگیر می‌کنند. داستان‌ها بخشی از مغز ما را فعال می‌کنند که اگر ما واقعاً داستان را تجربه می‌کردیم، درگیر می‌شد.

یک داستان نه تنها کل مغز ما را به کار می‌اندازد، بلکه به گوینده و شنونده کمک می‌کند تا مغز خود را همگام‌سازی کنند، زیرا در همان زمان داستان مشابهی را تجربه می‌کنند.

داستان‌ها می‌توانند به گوینده کمک کنند تا ایده‌ای را در ذهن مخاطب «بکارد»، که می‌تواند ابزار قدرتمندی در زمینه یک جلسه کاری باشد. داستان‌های معتبر بین مردم ارتباط برقرار می‌کنند و ارتباطات عاطفی ایجاد می‌کنند.

اگر محتوای جلسه شما به اندازه‌ای مهم است که برگزاری جلسه را تضمین کند، آنقدر مهم است که به تیم شما کمک کند آن را حفظ کند. داستان بگویید تا به آنها کمک کنید به خاطر بسپارند و بفهمند.

4. تغییر مناظر

جلسات می توانند تکراری و خسته کننده باشند که می تواند بهره وری را مختل کند. هنگامی که تیم شما با محیط اطراف خود راحت می شود، ممکن است آنها را رها کرده و بررسی کنند.

با انتقال جلسه خود به مکان دیگری همه چیز را تکان دهید. تغییر محیط می تواند دسته ها را از بین ببرد و روال عادی را مختل کند، که خلاقیت را تشویق می کند.

استیو جابز به داشتن جلسات پیاده‌روی معروف بود — زمانی که جلسه یک به یک باشد یا فقط چند نفر را شامل شود بسیار عالی است.

موقعیت‌های جدید همچنین افراد را وادار می‌کند که نسبت به محیط ناآشنا هوشیارتر باشند، که در نهایت به معنای تعامل بیشتر است.

جلسه خود را به مکان جدیدی در ساختمان یا یک کافی شاپ محلی منتقل کنید. گاهی اوقات یک جلسه خارج از سایت برنامه ریزی کنید که تیم شما را گرد هم می آورد و ارتباطات شخصی را تشویق می کند.

تنظیمات خود را برای افزایش تعامل و تشویق بهره‌وری تغییر دهید.

5. ایستاده

اگر تغییر منظره یک گزینه نیست، جلسه را با ایستادن به جای نشستن تغییر دهید.

روانشناسان پیشنهاد می‌کنند که جلسات ایستاده با درگیر کردن و تمرکز بیشتر شرکت‌کنندگان، بهره‌وری را افزایش می‌دهند. ایستادن با دور نگه داشتن اعضای تیم از راحتی یا آرامش بیش از حد، جلسات طولانی را منصرف می کند.

ملیسا دال از مجله نیویورک گزارش داد که جلسات ایستاده می توانند زمان جلسه را تا 34٪ کاهش دهند. به زبان ساده، ایستادن تیم را به کارآمدی و کارآمدی تشویق می‌کند و همچنین با خواب‌آلودگی در طول اجتماعات مقابله می‌کند.

همچنین شایان ذکر است، کسانی که می‌خواهند در طول جلسات توجه خود را جلب کنند، معمولاً این کار را انجام می‌دهند. در این تنظیم، شما در حال حاضر ایستاده اید، بنابراین طبیعتا توجه بیشتری را به خود جلب خواهید کرد.

به عنوان یک امتیاز اضافی، از آنجایی که نشستن می‌تواند بر متابولیسم تأثیر منفی بگذارد، برای تیم شما سالم‌تر است که کوتاه بیایید تا یک روز کامل بنشینید.

جلسات تجاری سازنده از خط پایانی شما محافظت می کنند

جلسات تجاری مستقیماً به روش‌های مختلف بر سود شما تأثیر می‌گذارد.

وقتی موثر و کارآمد باشند، به کارکنان شما کمک می‌کنند تا اهداف شرکت را به انجام برسانند، نتیجه نهایی شما را بهبود بخشند و مقیاس کسب و کار شما — شبیه related=”noopurnkener” /a> یک کار اداری و فورا درو کردن پاداش. اگر آنها موثر نباشند، توجه کارمندان شما را جلب می کنند و آنها را از انجام وظایفی که برای شرکت شما درآمدزایی می کند، باز می دارند.

با مختصر نگه‌داشتن جلسات خود و فقط مشارکت کارکنانی که حضورشان الزامی است، به وقت کارمندان خود احترام بگذارید. به یک برنامه پایبند باشید و اجازه ندهید بحث از هدف اعلام شده شما منحرف شود.

از داستان‌ها برای انتقال پیام خود به اعضای تیم استفاده کنید و مناظر جلسه خود را تغییر دهید تا کارمندان خود را بیش از حد راحت و عادت نکنند.

هنگامی که جلسات شما کارآمد و مؤثر باشند، مولدتر و هزینه کمتری خواهند داشت. کارمندان شما از مزایای آن بهره مند خواهند شد و از حضور در جلسات آینده خوشحال خواهند شد.

وقتی این اتفاق می‌افتد، همه برنده می‌شوند.