چه زمانی باید از «آقا یا خانم عزیز» و چه زمانی از این 13 گزینه استفاده کرد

چه زمانی استفاده از “آقا یا خانم عزیز؟” در دنیای تجارت امروزی، این پاسخ این است “هرگز.” من نیز می پذیرم، “<پنجاه سال پیش" و "جهنم نه،” برای اندازه گیری خوب. اما مودب است! این یک تجارت رسمی است! بارها انجام آن را دیده اید! بنابراین، چرا باید از آن اجتناب کنید؟

کارمند اداری متوسط ​​تقریباً 121 ایمیل هر روز و فقط حدود 40 ایمیل ارسال می شود. این بدان معناست که مردم نه تنها بیشتر از همیشه ایمیل دریافت می کنند، بلکه به آنها پاسخ می دهند. کمتر نیز.در حالت ایده آل، شما می خواهید توجه گیرنده خود را در 30 ثانیه یا کمتر، و شروع با “آقا یا خانم عزیز” راه خوبی برای انجام این کار نیست.

اجازه ندهید اولین برداشت شما اشتباه باشد و هرگز مهارت های ارتباطی خوب را قربانی نکنید برای چیزی که به نظر می رسد یک برد سریع و آسان است. در اینجا چند دلیل وجود دارد که چرا شما هرگز نباید از “آقا یا خانم عزیز” و چندین گزینه جایگزین به جای آن استفاده کنید.

چرا نباید از “آقا یا خانم عزیز” استفاده کنید

1. تنبل است

در عصر اینترنت، این امکان برای شما وجود دارد که تقریباً نام و اطلاعات هر کسی را بیابید. برای جمع‌آوری سرنخ‌هایی در مورد اینکه چه کسی باید ایمیل بزنید، زمانی را در وب‌سایت شرکت یا صفحه لینکدین صرف کنید.

اگر نیاز به ارسال ایمیل به مدیر بازاریابی شرکت دارید اما اطلاعات آنها را ندارید، یک ایمیل اکتشافی به صندوق ورودی عمومی شرکت ارسال کنید — که معمولاً در صفحه “درباره ما” یا “تماس با ما” یافت می شود.< /p>

به طور مختصر خود را معرفی کنید و از سرپرست برای برقراری ارتباط با شخص مناسب کمک بخواهید. به عنوان مثال:

این کار کمی بیشتر از ارسال یک پیام مستقیم اما بدون آدرس به تیم یا شخصی که می‌خواهید به آن دسترسی داشته باشید، نیاز دارد، اما این رویکرد همچنین نشان می‌دهد که شما علاقه‌مندید بدانید که این شخص کیست و چگونه به درستی با او تماس بگیرید. .

همچنین احتمال بیشتری برای دریافت پاسخ به این درخواست کمک وجود دارد تا اینکه ایمیلی به آدرس “آقا یا خانم محترم“

ارسال کنید.

یک سناریوی متداول دیگر که در آن از «آقا یا خانم عزیز» استفاده می‌شود، زمانی است که یک جلد نامه یا رزومه کاری را تحویل می‌دهید. ممکن است دشوار باشد که بدانید درخواست خود را برای چه کسی ارسال می‌کنید، اما این بهانه‌ای نیست که در تبریک خود یک “آقا یا خانم عزیز” بزنید و آن را خوب بنامید.

به‌جای آن، آن را به بخشی که درخواست می‌دهید یا مدیر استخدامی که به ناچار نامه شما را می‌خواند، سفارشی کنید.

به عنوان مثال، اگر در حال ارسال نامه حمایتی برای شغلی در بخش فروش هستید، درخواست خود را به “مدیر استخدام عزیز،” یا “عزیز [نام شرکت] ارسال کنید. فروش.” این سلام‌ها دوستانه‌تر، کمتر رسمی هستند و به شما یک برداشت اولیه در دسترس و مکالمه می‌دهند.

2. انحصاری است

همه با “آقا” یا “خانم” شناسایی نمی شوند. شما هرگز نمی خواهید مطابقت جنسیتی یک همکار تجاری یا همتا را توهین کنید یا فرض کنید. اگر جنسیت مخاطب را حدس بزنید — و به اشتباه حدس بزنید — بلافاصله پرچم قرمز را برافراشته و توانایی خود را برای تجارت با آنها به خطر می اندازید.

حتی قبل از اینکه دلیل ایمیل خود را به آنها بگویید، ثابت کرده اید که وقت صرف نکرده اید تا بدانید آنها چه کسانی هستند. بنابراین، چرا آنها باید برای شنیدن حرف های شما وقت بگذارند؟

به عنوان یک قانون سرانگشتی، هرگز فرض نکنید که گیرنده ایمیل شما با “آقا” یا “خانم” هویت دارد، حتی اگر نام یا آدرس ایمیل آنها شما را به این باور برساند که یکی از این احوالپرسی ها مناسب است. وقت بگذارید و بدانید آنها چه کسانی هستند و اگر نام آنها را دارید، از آن در تبریک خود استفاده کنید.

3. این نشانه یک مشکل بزرگتر است

معمولاً دو سناریو وجود دارد که در آنها از “آقا یا خانم عزیز” استفاده می کنید و هیچ کدام امیدوارکننده نیستند. یا واقعاً نام گیرنده را نمی‌دانید و به هر حال می‌خواهید برای او ایمیل بفرستید یا ایمیل انبوه ارسال می‌کنید که زمان یا منابع لازم برای شخصی‌سازی آن را ندارید.

این موقعیت‌ها نشانه‌های یک مشکل گسترده‌تر است. اگر نام گیرنده ایمیل خود را نمی‌دانید، اما همچنان احساس می‌کنید که باید به او ایمیل بزنید، استراتژی توسعه خود را مدرن کنید. ارسال ایمیل به کسی که نمی‌شناسید «ایمیل سرد» نامیده می‌شود و به طور کلی یک چیز بد در نظر گرفته می‌شود.

زمانی را برای یادگیری اینکه به چه کسی ایمیل می‌فرستید اختصاص دهید، ابتدا با دنبال کردن و تعامل با آن‌ها در رسانه‌های اجتماعی با آن‌ها ارتباط برقرار کنید و از نرخ پاسخ بهتر و روابط غنی‌تر حاصل از «تحرک گرم» لذت ببرید.

اگر در حال ارسال ایمیل انبوه هستید و خودتان بدون زمان یا منابع برای سفارشی کردن دسترسی خود، این یک مشکل بزرگتر است. یک مطالعه اخیر توسط Experian نشان می‌دهد که ایمیل‌های تراکنشی یا فعال شده هشت برابر باز شدن بیشتر و درآمد بیشتر نسبت به ایمیل های انبوه معمولی.

ایمیل انبوه همچنین احتمال بیشتری دارد که ایمیل های شما — حتی ایمیل های غیر انبوه شما — را به هرزنامه ارسال کند. و بسیاری از تاجران دریافته‌اند که ایمیل‌های انبوه به‌کلی برای آنها کار نمی‌کند.

ایمیل‌های شخصی‌شده چیزی است که فروشندگان امروزی را آزاد می‌کند. بیاموزید که به چه کسی ایمیل می‌فرستید، چه چیزی برای آنها مهم است و چرا باید به آنچه شما می‌گویید گوش دهند.

4. مثل این است که بگویید، “سلام، من یک غریبه هستم“

“آقا یا خانم عزیز” مانند شروع یک ایمیل با عبارت “سلام، من یک غریبه هستم،” یا “شما نمی دانید من اما…” اگر فروشنده هستید، نمی خواهید این لحنی باشد که برای دسترسی به مشتریان بالقوه تعیین می کنید.

می‌خواهید تا حد امکان با آنها آشنا و دوستانه باشید — و این مستلزم تحقیق و شناخت آنها است.

اگر برای اولین بار است که با یک همکار تجاری تماس می گیرید، اولین برداشت شما باید مربوط به کسی باشد که کنجکاو و کنجکاو است که بداند او کیست.

و اگر در حال ارسال یک نامه یا رزومه هستید، اولین ایمیل شما باید ایمیلی باشد که شما را از سایرین متمایز کند — چیزی که “آقا یا خانم عزیز” انجام نمی دهد.

“آقا یا خانم عزیز” در یک ایمیل

توضیح داده‌ام که چرا نباید از “آقا یا خانم عزیز” استفاده کنید، اما چگونه می‌توانید این توصیه‌ها را زمانی که مثلاً یک ایمیل می‌نویسید، عملی کنید؟

اگر نمی‌توانید اطلاعاتی درباره شخصی که ایمیل می‌فرستید پیدا کنید، ممکن است مناسب باشد از “به چه کسانی که ممکن است مربوط باشد.” رسمی، محترمانه و فراگیر است.

اما، قبل از استفاده از این تبریک، از خود بپرسید، “گیرنده مورد نظر این پیام کیست؟” اگر پاسخ این است، “هر کسی،” از “به چه کسی ممکن است مربوط باشد.”

نامه همراه “آقا یا خانم عزیز”

هنگام خطاب به کسی در یک نامه پوششی، مهم است که بدون توسل به “آقا یا خانم عزیز” رسمی باشید.

اگر تحقیق خود را انجام می دهید و هنوز نمی توانید پیدا کنید که ایمیل خود را به چه کسی بفرستید، از گزینه دیگری مانند “مدیر استخدام عزیز” یا “عزیز [نام تیم]” استفاده کنید. به عنوان مثال، اگر برای موقعیتی در تیم فروش یک شرکت درخواست می دهید، ممکن است بگویید “تیم فروش عزیز.”

این تضمین می‌کند که زبان شما گسترده است، اما سلام شما را نیز کمی شخصی‌سازی می‌کند.

گزینه های جایگزین “آقا یا خانم عزیز”

ما در مورد اینکه چرا باید «آقا یا خانم عزیز» را در دوره مردان دیوانه ترک کنید، صحبت کرده‌ایم، اما در عوض به چیزی برای استفاده نیاز دارید. بنابراین، چه چیزی باید باشد؟ در اینجا چند جایگزین خوب وجود دارد:

1. “سلام، [نام تیم را وارد کنید]“
2. “سلام، [نام شرکت را وارد کنید]<"
3. “مدیر استخدام عزیز“
4. “عزیز، [نام]“
5. “به چه کسی ممکن است مربوط باشد<"
6. “سلام“
7. “سلام بر شما“
8. “امیدوارم این ایمیل شما را خوب بیابد
9. “عزیز [عنوان شغل]“
10. “استخدام کننده محترم“
11. “تیم خدمات مشتریان محترم<"
12. “کمیته جستجوی عزیز“
13. “صبح بخیر“

تدبیر، تلاش و زمان، سه عنصر جادویی مورد نیاز برای ارسال ایمیل‌های تجاری موفق و مسئولانه هستند. مطمئن شوید که به هر یک از مکاتبات توجه یکسانی دارید — مهم نیست که چقدر کوچک یا بی اهمیت به نظر می رسد.

و مطمئن شوید که تمام کارهای خوب خود را در خوشامدگویی با کلمات زیر بغل، یک پیام کمبود یا ثبت نام اشتباه یا نداشتن امضای ایمیل در محل است.