راهنمای کامل قراردادهای فروش: 6 الگو برای کوتاه کردن چرخه فروش شما

تا به حال در مورد مدیریت چرخه عمر قرارداد (به اختصار CLM) شنیده اید؟ اگر پاسخ «نه» است، شما تنها نیستید. حتی اگر فکر می کردید که این فقط یک اصطلاح تجاری پیچیده دیگر با یک مخفف سه حرفی همراه است، بخشیده می شوید (چرا کلمات اختصاری همیشه سه حرف هستند؟).

اما، در این مورد، شما در اشتباه هستید.

بسیاری از صاحبان مشاغل، مدیران و نمایندگان فروش فکر می‌کنند که مدیریت قرارداد فقط یک امضا و ذخیره قرارداد در یک CRM است.

نتیجه اکثریت قریب به اتفاق مشاغل؟ سرنخ، فروش و درآمد از دست رفته است.

واقعیت این است که مدیریت قرارداد بخش اساسی از چرخه فروش است. اجرای فرآیندهای آزموده شده پیرامون ایجاد، تأیید و تمدید قراردادها می تواند به طور چشمگیری فروش شما را افزایش دهد و در عین حال هزینه ها را کاهش دهد.

در این راهنما، ما دو چیز را پوشش می‌دهیم: نحوه ساده‌سازی و بهبود فرآیند مدیریت قرارداد، و نحوه افزایش اثربخشی قراردادها با الگوها و نکاتی که فقط مختص شماست.

در اصل، یک قرارداد شامل نام طرف‌های درگیر، کالاها یا خدماتی است که فروخته می‌شوند و هر شرایط اضافی.

قرارداد فروش معمولاً در پایان چرخه فروش ارسال می شود. این پس از ارسال اسناد متمرکز بر فروش مانند نقل قول ها و پیشنهادات ارائه می شود. وقتی مشتری با دریافت قرارداد موافقت می کند، معمولاً آماده شروع یک رابطه تجاری است.

گاهی اوقات، بسته به نیازها و انتظارات گیرنده، قراردادها به عنوان بخشی از یک پیشنهاد یا پیشنهاد گسترده‌تر درج می‌شوند.

مدیریت قرارداد چیست؟

«مدیریت قرارداد» به مجموعه فرآیندها و دستورالعمل‌هایی اشاره دارد که شرکت‌ها برای ایجاد، ارسال، ذخیره و بررسی قراردادها استفاده می‌کنند.

چهار مرحله حیاتی در چرخه عمر قرارداد وجود دارد:

1. درخواست قرارداد

«مرحله درخواست” زمانی رخ می‌دهد که خریدار بالقوه موافقت کند برای خرید و درخواست دریافت قرارداد. معمولاً خریداران بسته به صنعت یا بخش خود مجموعه خاصی از الزامات را خواهند داشت و قراردادها باید مطابق با آنها تنظیم شوند. به عنوان مثال، قراردادهای دولتی معمولاً دارای تعداد زیادی هستند مقررات.

2. ایجاد

ایجاد شامل نوشتن و ارسال قرارداد است. از آنجایی که قراردادها در درجه اول متون قانونی هستند، تیم های حقوقی میزان مشارکت بالایی در این فرآیند تجاری خواهند داشت. معمولاً وکلا باید نسخه نهایی قرارداد را تأیید کنند، به خصوص اگر فروشنده مسئول تنظیم آن باشد.

3. تایید و ذخیره سازی

هنگامی که قرارداد نهایی شد، برای امضا به گیرنده ارسال می‌شود. دریافت بازخورد از مشتریان بالقوه در این مرحله معمول است. ممکن است لازم باشد بخش هایی از قرارداد را اصلاح کنید. در صورت استفاده از گردش کار بدون کاغذ، قراردادها به صورت دیجیتال ذخیره می شوند.

4. بررسی و تمدید

به صورت دوره‌ای، قراردادها باید بررسی شوند تا اطمینان حاصل شود که هر دو طرف مطابق با آن عمل می‌کنند. با پایان دوره قرارداد، ممکن است تمدید شود.

5 نکته اثبات شده برای نوشتن قراردادهای فروش بهتر

قبل از اینکه برخی از الگوهای مفید را بررسی کنیم، در اینجا پنج روش کلی برای بهبود قراردادها و کل فرآیند مدیریت قرارداد شما آورده شده است:

1. از نرم افزار مدیریت قرارداد

استفاده کنید

اجرای نرم افزار مدیریت قرارداد به عنوان مبنای عملیات شما تقریباً مطمئناً مقدار قابل توجهی در زمان، نیروی کار و پول شما صرفه جویی می کند.

و این فقط در مورد از بین بردن دردسر قراردادهای کاغذ نیست، با چاپ مداوم، اسکن و امضای دستی آنها. پیشنهادات بدون کاغذ و راه‌حل‌های قرارداد مجموعه‌ای از ویژگی‌های قدرتمند را برای ساده‌سازی همه چیز از نوشتن قرارداد تا پیگیری مشتری ارائه می‌دهند.

نرم‌افزار مدیریت قرارداد آن را بسیار بیشتر می‌کند برای مثال، برای ایجاد مداوم قراردادهای با کیفیت بالا با استفاده از الگوهای از پیش ساخته شده، کتابخانه‌های محتوای آماده برای استفاده، بلوک‌های پرداخت و امضای الکترونیکی کشیدن و رها کردن، گردش‌های کاری تأیید، و موارد دیگر قابل دسترسی است.

علاوه بر این، ویژگی‌های اتوماسیون و ردیابی، فروشندگان را قادر می‌سازد تا نتایج را فراتر از ایجاد و ارسال بهبود بخشند. برای مثال، ابزارهای تجزیه و تحلیل به وضوح نشان می‌دهند که مشتریان بالقوه چه زمانی پیشنهادات را باز می‌کنند، می‌خوانند و به آن‌ها پاسخ می‌دهند و به شما امکان می‌دهند پاسخ‌های ایمیل خود را مطابق با آن تنظیم کنید.

2. خودکار کردن کار از یک الگوی اثبات شده

اکثر فروشندگان و وکلا نویسندگان طبیعی نیستند. بنابراین چگونه می‌توانید بدون نیاز به استخدام افرادی با توانایی نوشتن قوی، قراردادهای با کیفیت بالا را تضمین کنید؟

ساده: الگوها.

الگوها مجموعه ای از خطاها را حذف می کنند. آنها ساختارهای آزمایش شده را برای نویسندگان ارائه می دهند و اطمینان می دهند که تمام متون قانونی لازم گنجانده شده است.

علاوه بر این، بهبود الگوهای داخلی براساس آزمایش و داده‌های دریافت‌کنندگان یکی از مطمئن‌ترین راه‌ها برای افزایش نرخ بسته شدن شماست.

3. شامل امضای الکترونیکی و گزینه های پرداخت

چاپ دستی، امضا (اغلب توسط چند طرف) و اسکن قراردادها یکی از بزرگترین موانع برای تأیید است.

افزودن گزینه‌های امضای الکترونیکی و پرداخت به قراردادها، که به چندین گیرنده اجازه می‌دهد تنها با چند کلیک امضا کنند، می‌تواند با حذف این اصطکاک غیر ضروری، تبدیل‌ها را به میزان قابل توجهی افزایش دهد.

امضای الکترونیکی، اغلب امن‌تر از امضای الکترونیکی است ، و استفاده از آنها برای تصمیم گیرندگان به طور فزاینده ای رایج می شود.

4. به کلیه الزامات صنعت پایبند باشید

گاهی اوقات، قراردادها تنها در صورتی پذیرفته می‌شوند که شرایط خاصی را داشته باشند.

برخی از صنایع دارای مقررات مربوط به تضمین کیفیت و ارائه خدمات هستند که باید رعایت شود و در قرارداد مشخص شود. به عنوان مثال، سازمان‌های دولتی اغلب مقررات سختگیرانه‌ای دارند که سطوح بالایی از شفافیت را می‌طلبد.

به همین ترتیب، اطمینان از اینکه مجوزهای قانونی برای مناطقی که اغلب مشکل ساز هستند، مانند حقوق مالکیت معنوی برای مترجمان آزاد یا مسئولیت حوادث در ساخت و ساز، در نظر گرفته می شود، ضروری است.

5. ارائه اسناد حقوقی مهم

یکی از بزرگترین دلایل ایجاد کندی قرارداد، یک تیم حقوقی است که هفته ها طول می کشد تا اسناد ضروری را اصلاح کند. یک راه ساده برای غلبه بر این مشکل، ایجاد محتوای قابل استفاده مجدد است که نویسندگان قرارداد می توانند در طول فرآیند ایجاد قرارداد به آن دسترسی داشته باشند.

ویژگی‌های محافظت از محتوا در نرم‌افزار آنلاین تضمین می‌کند که متن دستکاری یا ویرایش نمی‌شود. ابزارهای ارتباطی در داشبورد مرکزی تیم حقوقی را قادر می‌سازد تا تغییرات لازم را به سرعت انجام دهد.

کتابخانه‌های محتوا همچنین به نویسندگان این امکان را می‌دهند که بخش‌های مرتبط مانند Ts&Cs، ضمانت‌ها، شرایط قرارداد پرداخت و غیره را بکشند و رها کنند.

6. با اطلاعات دقیق محصول و قیمت گذاری از سوابق CRM از خطاها جلوگیری کنید

اشتباهات قیمت گذاری در اسناد تجاری رایج است. اگر یک گیرنده قراردادی را امضا کند که به روشی خاص قیمت گذاری شده است، فقط به او گفته شود که اشتباهی انجام شده است، می تواند باعث توقفی کاملاً غیر ضروری شود. خیلی حرفه ای هم به نظر نمی رسد.

داشتن مجموعه ای استاندارد از قیمت ها که مدیران، فروشندگان و دیگران بتوانند با آن مشورت کنند، تمرین خوبی است. و یکی از ساده‌ترین راه‌ها برای انجام این کار، یکپارچه‌سازی و همگام‌سازی CRM خود است (مانند HubSpot) با نرم افزار ایجاد قرارداد شما.

وقتی یک نماینده یا مدیر اطلاعات قیمت گذاری را جمع آوری می کند، می تواند به طور خودکار اطلاعاتی را از CRM درخواست کند، جایی که قیمت کالاها و خدمات در آن ذخیره می شود. سپس آنها می توانند قیمت گذاری مناسب را بدون حاشیه خطا انتخاب کنند.

چه چیزی را باید در قراردادهای خود بگنجانید؟

اکثر قراردادها از یک الگوی عمومی مشابه پیروی می کنند. صرف نظر از صنعت و نیازهای منحصر به فرد گیرنده، عناصر خاصی همیشه باید گنجانده شوند.

در اینجا خلاصه ای سریع از موارد ضروری آمده است:

• نام هر دو طرف – از یک نامه پوششی استفاده کنید که نام مشتری و نام گیرنده را نمایش می دهد.
• حوزه کار– “حوزه کار” کالاها یا خدمات مبادله شده را توصیف می کند.
• روش تحویل – چگونه و چه زمانی کالا/خدمات تحویل داده می‌شود؟
• شرایط پرداخت – این بخش باید شامل قیمت کالا/خدمات به همراه هر روش پرداخت، بازه زمانی و غیره باشد.
• موارد حقوقی اضافی – همچنین ممکن است بخواهید قراردادهای محرمانه، تضمین کیفیت، فرآیندهای انطباق، قوانین فسخ، فورس ماژور (شرایط پیش بینی نشده) و غیره را نیز شامل شود.

الگوی قرارداد فروش

گاهی اوقات، یک قرارداد فروش استاندارد کار را انجام می دهد. مواقع دیگر، این کار را نمی کند.

تشخیص زمان مناسب سازی قراردادها با صنایع خاص بسیار مهم است. و ارزش این را دارد که برای هر یک از آن بخش ها الگوهای اختصاصی داشته باشید.

در اینجا انواع قراردادهای اصلی و تفاوت‌های اساسی‌تر بین آنها آمده است:

1. قرارداد خدمات تجاری عمومی

قراردادهای تجاری معمولاً معاملات چند وجهی را پوشش می‌دهند که شامل ترکیبی از کالاها و خدمات است.

به همین دلیل، بسیار مهم است که بخش مفصلی را شامل شود که محدوده کار را به همراه یک بازه زمانی مشخص مشخص می‌کند که به مشتریان اطلاع می‌دهد که چه زمانی می‌توانند انتظار دستیابی به اهداف فردی را داشته باشند. ممکن است بخواهید معیارهای کیفیت خاصی را به نتایج الحاق کنید تا گیرندگان شک نداشته باشند که چه چیزی نتیجه رضایت بخش است.

همچنین ضروری است که بخشی را شامل شود که مسئولیت و غرامت (غرامت) را پوشش می دهد. بسیاری از گیرندگان می خواهند بدانند که مسئولیت هیچ اشتباهی از جانب شما ندارند.

مشاهده الگوی کامل: الگوی قرارداد تجاری

2. قرارداد کار آزاد

قراردادهای آزاد با استفاده نسبتاً کمتر قانونی ساده هستند، زیرا پروژه‌ها از نظر دامنه کوچکتر هستند.

همچنین متداول‌تر است که فریلنسرها قراردادهایی را به عنوان بخشی از یک پیشنهاد کوتاه بگنجانند، با این انتظار که گیرندگان پس از تأیید پروژه به سرعت امضا کنند.

حتما بخش‌هایی را به شرح خدمات، محصولات تحویلی خاص، قیمت‌گذاری و شرایط پرداخت (روش‌ها و مهلت‌ها) اختصاص دهید.

گاهی اوقات لازم است فریلنسرها از هرگونه حقوق مالکیت معنوی در یک قرارداد چشم پوشی کنند، زیرا ممکن است مشتریان مالکیت کامل کار را بخواهند. ممکن است یک بند محرمانگی نیز لازم باشد.

مشاهده الگوی کامل: الگوی قرارداد آزاد

3. قرارداد محصول

قراردادهای کالا معمولاً ساده‌تر از قراردادهای خدمات هستند، که معمولاً پروژه‌های گسترده‌تری را با شرایط ضمیمه‌تر پوشش می‌دهند.  

جزئیات در مورد قراردادهای کالا ضروری است. همراه با تفکیک دقیق کالاهای فروخته شده (یا ارجاع به فرم سفارش)، همچنین باید اطلاعات خاصی درباره تحویل، تغییرات احتمالی و تضمین کیفیت ارائه دهید.

خریداران همچنین ممکن است بخواهند محصولات را در بدو ورود بررسی کنند، بنابراین شرایط مربوط به این فعالیت را درج کنید.

شرایط پرداخت را به وضوح مشخص کنید، مانند زمان پرداخت فاکتور و آنچه در مورد موارد معیوب اتفاق می افتد. اگر قبلاً در قیمت‌گذاری نشان داده نشده‌اند، مطمئن شوید که اطلاعات مربوط به مالیات‌ها را درج کرده‌اید.

مشاهده الگوی کامل: قرارداد فروش

4. قرارداد مشاوره

کلمه «مشاوره» مجموعه‌ای از فعالیت‌ها را در بر می‌گیرد، از رویدادهای آموزشی یکباره گرفته تا موقعیت‌های بلندمدت در هیئت مدیره شرکت. به همین دلیل، مشخص کردن شرایط دقیق تعامل بسیار مهم است. مشخص کنید چه چیزی ارائه می شود، برای چه مدت، میزان غرامت، و چه هزینه هایی، مانند سفر و اقامت، شامل می شود.

معمولاً مناسب است بخشی در مورد محرمانگی، مالکیت معنوی و مسئولیت شخصی نیز لحاظ شود (زیرا کارمند شرکت نخواهید بود).

مشاهده الگوی کامل: الگوی قرارداد مشاوره.

5. قرارداد ویرایشگر

قراردادهای مربوط به خدمات ویرایش نسبت به سایر قراردادها ساده‌تر و مختصرتر هستند، زیرا دامنه کار معمولاً محدود است.

اگر ویرایشگر هستید، اطمینان حاصل کنید که شرح کامل کار را همراه با قیمت دقیق ارائه می‌دهید. نکته مهم این است که بخشی باید به حقوق مالکیت معنوی اختصاص داده شود.

مشاهده الگوی کامل: الگوی قرارداد ویرایشگر.

6. قرارداد توسعه نرم افزار Agile

قراردادهای نرم افزاری چندین ویژگی منحصر به فرد دارند. هنگام تنظیم قراردادهای نرم افزاری، باید فرض کنید که گیرنده حداقل دانش توسعه دارد.

موارد تحویلی و جدول زمانی پروژه باید بر اساس معیارهای کاملاً درک شده مانند قالب بندی سیمی، نمونه سازی اولیه، عیب یابی، اجرای نهایی و غیره توضیح داده شود.

همچنین، اطلاعات مورد نیاز خود را از بخش توسعه شرکت (در صورت لزوم) و جزئیات مربوط به اعضای تیم خود را درج کنید.

مشاهده الگوی کامل: الگوی قرارداد توسعه نرم افزار چابک

نتیجه گیری

یک قرارداد خوب نوشته شده یک گیلاس در بالای «معامله تجاری» خوشمزه شماست.

قراردادها همه کار سخت درگیر کردن، متقاعد کردن، و بستن قراردادها را تقویت می کنند. بنابراین ضروری است که تمام اطلاعات مناسب را درج کنید و تمام اصطکاک ها را حذف کنید. علاوه بر این، یک راه حل مناسب مدیریت قرارداد تضمین می کند که مشتریان مکرر را از دست نمی دهید.

مجموعه ای از ابزارها به شما امکان می دهند چرخه عمر قرارداد خود را ساده و بهبود ببخشید، اغلب با کسری از هزینه استفاده از فرآیندهای قدیمی. به عنوان یک مالک، مدیر یا فروشنده، هیچ بهانه ای برای عدم استفاده از آنها وجود ندارد.

اکنون، زمان آن است که روی اولین الگوی خود کار کنید.