زمان استفاده از Reply، Reply All، Cc و Bcc

آیا ماوس شما 30 ثانیه بیشتر از آنچه باید روی دکمه Reply All قرار دارد؟ آیا وقتی به یک تاپیک ایمیل بی پایان اضافه می‌شوید که از ابتدا نباید در آن گنجانده می‌شوید، دچار عصبانیت می‌شوید؟ آیا وقتی کسی به درستی شما را مخفی می کند یک اشک شوق گریه می کنید؟

اگر به هر یک از سناریوهای بالا “بله” پاسخ دادید، اهمیت آداب پاسخ، پاسخ به همه، رونوشت، و رونوشت مخفی را می‌دانید.

در زیر، موقعیت‌های رایج ایمیل را تشریح می‌کنم و توضیح می‌دهم که چگونه به این سوال قدیمی پاسخ دهیم، “چگونه می‌توانم با پاسخ صحیح به این ایمیل، کمترین تعداد افراد را عصبانی کنم؟ >”

و اگر مایلید نحوه رونوشت، رونوشت مخفی، و پاسخ به همه را در Gmail بیاموزید، اینجا را کلیک کنید برای رفتن به نحوه- به بخش.

زمان استفاده از Reply، Reply All، Cc و Bcc

پاسخ زمانی است که ایمیل شما به یک نفر می رسد — یا شخصی که ایمیل اصلی را ارسال کرده یا شخصی که آخرین پیام را در رشته ای که در حال پاسخ دادن به آن هستید ارسال کرده است.

پاسخ به همه زمانی است که شما به همه افراد در موضوع پاسخ می دهید. سایر گیرندگان پیامی را مشاهده خواهند کرد که شما به همه پاسخ دهید، خواه در فیلدهای “به” یا “کاوشگر” باشند.

هنگام تصمیم گیری بین Reply و Reply All، یک سری سوال از خود بپرسید:

1. آیا آدرس ایمیل من است؟
2. آیا بیش از یک نفر باید بدانند که به ایمیل پاسخ داده شده است؟
3. اگر سایر گیرندگان پاسخ من را نبینند گیج خواهند شد؟
4. آیا ایمیل بر 70٪ افراد در زنجیره تأثیر می گذارد؟
5. آیا دیگران باید در زنجیره باقی بمانند؟

برای اینکه به شما کمک کند همه چیز را درست نگه دارید، در اینجا یک لیست مفید وجود دارد که هنگام تصمیم گیری در مورد پاسخ به همه به آن مراجعه کنید.

اگر ایمیلی به شما ارسال شده است اما فقط یک نفر باید بداند که شما پاسخ داده‌اید، یا اگر می‌دانید که هیچ کس دیگری اگر پاسخ شما را نبیند گیج نخواهد شد، ادامه دهید و به یک نفر پاسخ دهید.

>

اگر پاسخ شما بر حداقل 50 درصد افراد در زنجیره تأثیر می‌گذارد، اگر دیگران با ندیدن پاسخ شما گیج می‌شوند، یا اگر دیگران در زنجیره باید در جریان باشند، به همه پاسخ دهید.

اگر یک همکار ارتقاء یافت و رئیس او ایمیلی به سراسر بخش با خبر ارسال کرد، مستقیماً با تبریک به همکار خود پاسخ دهید.

به همین ترتیب، اگر مدیر عامل شما ایمیلی ارسال کرد که اعلام کرد شرکت اهداف سه ماهه را شکست داده است، نیازی به پاسخ دادن به همه با “هورا!” یا “خیلی خوب است، تیم!” وجود ندارد.” اگر سؤال یا نظری برای مدیر عامل خود دارید، مستقیماً به او پاسخ دهید یا در یک زنجیره جداگانه پیگیری کنید.

پاسخ به همه زمانی مفید است که در یک زنجیره ایمیل پر از افرادی هستید که روی یک پروژه با هم کار می کنند. همه به اطلاعات یکسانی دسترسی دارند و می‌توانید نظرات و به‌روزرسانی‌ها را در زمان واقعی مشاهده کنید.

اگر در یک زنجیره ایمیل هستید که ممکن است دیگران سؤال مشابهی داشته باشند یا مدیر شما از همه افراد گروه بازخورد بخواهد، ممکن است سناریویی را شناسایی کرده باشید که در آن پاسخ به همه مناسب است.

اما لطفاً با مقاومت در برابر اصرار برای پاسخ دادن به همه به ایمیل رئیس خود “من زودتر برای وقت دکتر می روم” با “این به من یادآوری می کند، هر کسی را به یاد بیاورید، از همکاران خود در امان بمانید. در آنجا دندانپزشکی دارید که آنها را دوست دارند؟” گوگل برای همین است.

در زیر نگاهی خواهیم داشت به اینکه چه زمانی باید از رونوشت مخفی استفاده کنید و چه زمانی باید از رونوشت مخفی استفاده کنید.

Cc در ایمیل به چه معناست؟

Cc مخفف Carbon Copy است. وقتی شخصی را در یک ایمیل رونوشت می‌کنید، لیست رونوشت را می‌توان توسط سایر گیرندگان زنجیره مشاهده کرد. ضربه زدن به Reply All تضمین می‌کند که شخص Cc’d ایمیل‌های آینده را که بخشی از این رشته هستند دریافت می‌کند.

اگر پاسخ شما بر تصمیم‌گیری افراد دیگر تأثیر می‌گذارد یا گیرندگان رشته فعلی باید بدانند که دیگران حلقه‌ای هستند، با Cc یا Reply All بروید.

Bcc در ایمیل به چه معناست؟

Bcc یا کپی کربن کور، زمانی است که یک کپی دقیق از پیام به گیرنده ارسال می‌شود اما ایمیل او از دید دیگران پنهان می‌شود. این مانع از دریافت ایمیل‌های بعدی در رشته می‌شود.

Bcc چگونه کار می کند؟

هنگامی که فردی ایمیلی را برای یک مخاطب و مخاطبین دیگر Bcc ارسال می‌کند، سیستم ایمیل فرستنده لیست Bcc را از همه گیرندگان ایمیل پنهان می‌کند. فهرست رونوشت مخفی از همه افرادی که در فیلدهای To، Cc و Bcc ایمیل اضافه شده اند پنهان می شود. به این ترتیب حریم خصوصی مخاطبین Bcc’d محافظت می شود.

اگر یکی از همکاران شما را از طریق ایمیل به فروشنده دیگری معرفی کند، به همه پاسخ نمی‌دهید زیرا همکار شما را در تمام مکاتبات آتی بین شما و شخصی که می‌خواهد با شما ارتباط برقرار کند، شامل می‌شود.

با این حال، شما همچنین نمی خواهید بدون اطلاع قبلی همکار خود را از موضوع حذف کنید. سپس آنها را به این فکر می‌اندازید که آیا تا به حال پیگیری کرده‌اید یا اصلاً معرفی ایمیل آنها را دریافت کرده‌اید.

این زمان عالی برای انتقال همکار خود به Bcc و ارسال ایمیلی مانند:

است

همکار شما می‌داند که شما پاسخ داده‌اید، که هر گونه شک و تردید در مورد پیگیری شما را برطرف می‌کند. شما همچنین آنها را از یک زنجیره ایمیل ذخیره کرده اید که برای حرکت به جلو نیازی به اضافه کردن آنها ندارند.

باشه، آسان است. اما در مورد هر موقعیت دیگر چطور؟

• یک کارمند جدید به تیم شما معرفی شد. آیا مستقیماً به آن‌ها پاسخ می‌دهید یا به همه افراد موجود در موضوع پاسخ می‌دهید؟
• تیم شما در حال برنامه ریزی یک رویداد است. آیا با افکار خود به سازمان دهنده یا هرکسی که تحت تأثیر قرار می گیرد پاسخ می دهید؟
• شما باید در یک تاپیک سوال خاصی بپرسید اما فقط یک نفر در این زمینه متخصص است. حالا چی؟

اکنون که می دانید این توابع مختلف چیست، بیایید نحوه استفاده از آنها را بررسی کنیم.

نحوه رونوشت در Gmail

1. برای ایجاد یک پیام جدید روی “نوشتن” کلیک کنید.

2. روی “Cc” در سمت راست سازنده ایمیل کلیک کنید.

یک گیرنده را در قسمت “به” اضافه کنید و سپس روی “Cc” کلیک کنید تا یک مخاطب به لیست رونوشت اضافه شود.

3. یک گیرنده را به فیلد “Cc” اضافه کنید.

نام یا آدرس ایمیل مخاطب را در قسمت “Cc” جستجو کنید و گیرنده صحیح را انتخاب کنید. هنگامی که یک گیرنده را به لیست رونوشت اضافه می کنید، مخاطبین بیشتری را پیشنهاد می کند. همچنین می توانید مخاطبین بیشتری را جستجو کنید و هر تعداد که می خواهید اضافه کنید.

نحوه استفاده از Bcc در Gmail

1. روی “Bcc” در سازنده ایمیل کلیک کنید.

2. مخاطبین را به قسمت “Bcc” اضافه کنید”.

وقتی آماده شدید، موضوع، متن ایمیل خود را اضافه کنید و دکمه “ارسال” را فشار دهید.

چگونه در جیمیل به همه پاسخ دهیم

1. روی ایمیلی که می‌خواهید به همه پاسخ دهید کلیک کنید.

هنگامی که روی ایمیل کلیک می کنید، رشته ایمیل باز می شود.

2. به پایین موضوع بروید و روی دکمه «پاسخ به همه» کلیک کنید.

3. پاسخ خود را تایپ کرده و ارسال کنید.

بعد از اینکه پیام خود را تصحیح کردید، روی دکمه “ارسال” کلیک کنید و با موفقیت به همه مخاطبین موجود در رشته ایمیل پاسخ دادید.

هنوز درباره پاسخ به همه مطمئن نیستید؟ وقتی شک دارید، فقط سعی کنید به میم Reply All تبدیل نشوید. به عنوان یک تجدید کننده:

میم Reply All نمایشی بصری از تحقیر مردم نسبت به شما است، زمانی که به همه در زمینه اشتباه پاسخ می‌دهید (یعنی وقتی ایمیلی دریافت می‌کنید مبنی بر اینکه غذای باقی‌مانده در آشپزخانه وجود دارد و به همه پاسخ می‌دهید، “شخصی می‌گیرد من یک کیک کوچک!“). همه را از بدبختی یک پاسخ به همه نجات دهید و کیک کوچک خود را تهیه کنید.

منبع: میم سریع

همه ما در اینجا در هر دو طرف بوده‌ایم، بیایید دنیای ایمیل را به مکانی امن‌تر تبدیل کنیم و از این گزینه‌های پاسخ به درستی استفاده کنیم.

برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد آداب ایمیل، این نکات آداب ایمیل بعدی را بررسی کنید.< /p>