همه پایه هایی که جلسه آغازین شما باید پوشش دهد [قالب گنجانده شده است]

بالاخره تمام شد. قرارداد امضا می شود. یکی دیگر از مشتریان در حال خرید است. همه اینها با لبخند و پرخاشگری است — شما حتی یک جشن مشتری جدید در شرکت خود داشته اید.

همه افراد حاضرند روی یک رابطه جدید – و امیدواریم سودآور – کار کنند. اما به نظر نمی رسد که این هیجان و اشتیاق در هر دو طرف پیش برود. مشتری جدید شما وقتی با شما تماس می گیرید پاسخگو نیست، و وقتی تماس می گیرد، درخواست هایی را که فراتر از قراردادی است که امضا کرده است، مطرح می کند.

شما تسلط محکمی بر آنچه که آنها می‌خواهند، چه انتظاری داشته باشید، یا چه کاری را انجام دهید ندارید. شما فقط در یک صفحه متفاوت نیستید، بلکه در یک کتاب کاملاً متفاوت هستید. قبل از اینکه متوجه شوید، تمام آن آمادگی و هیجان کامل به هدر می رود، و آنچه زمانی یک رابطه امیدوارکننده بود، قبل از اینکه حتی اولین فاکتور خود را ارسال کنید، شروع به تیره شدن می کند.

بسیاری از کسب و کارها در دام های مشابهی که در بالا توضیح داده شد گرفتار می شوند. این نوع مشکلات هم واقعی هستند و هم باعث نگرانی عمده – نگرانی هایی که سؤالات خاصی را به دنبال دارد.

“چگونه می توانم از چنین معضلی جلوگیری کنم؟ آیا راهی برای اطمینان از اینکه مشتری جدیدم و من یکدیگر را درک می کنیم وجود دارد؟ برای اطمینان از همکاری مشتری بدون منحنی یا دام چه کاری لازم است؟”

خب، یکی از برجسته‌ترین و مؤثرترین راه‌ها برای رفع این مشکلات به عنوان نشست آغازین شناخته می‌شود. در اینجا، هدف آن را کمی بیشتر بررسی می‌کنیم و الگویی را بررسی می‌کنیم که همه پایه‌هایی را که باید در هنگام اجرای یکی از خودتان در نظر بگیرید، پوشش می‌دهد.

90 روز اول یک رابطه تجاری، مدت زمان آن را تعیین می کند. به همین دلیل است که به شما کمک می‌کند تا فرآیندی را توسعه دهید که ثابت می‌کند آن‌ها انتخاب درستی داشته‌اند و هماهنگی بین هر دو طرف را ارتقا می‌دهد.

وارد جلسه ابتدایی شوید.

این جلسه یا تماس یک گفتگو با سهامداران اصلی است تا اطمینان حاصل شود که همه در یک صفحه هستند. این به شما کمک می کند تا یک برنامه ایجاد کنید، لیستی از اولویت ها را تعریف کنید و اهدافی را که در طول فرآیند فروش کشف کرده اید، مجدداً تأیید کنید.

جلسه ابتدایی شما به شما کمک می‌کند تا درک عمیق‌تری از نقاط قوت و ضعف مشتری خود به همراه فرصت‌های دیگری که ممکن است در بازی وجود داشته باشد، ایجاد کنید. و با آن یافته های کلیدی که در اختیار دارید، می توانید شروع به ایجاد یک برنامه استراتژیک کنید که شامل موارد زیر است:

• اهداف کسب و کار مشخص
• تحلیل رقابتی
• مروری از تلاش‌های قبلی مشتری
• شخصیت های خریدار
• معیارهای ایجاد شده
• KPIهایی که به صورت ماهانه، سه ماهه و سالانه اندازه گیری می کنید

سعی کنید در اینجا چیزی را محو نکنید – این سند اساس کار شما برای حداقل سه ماه آینده خواهد بود. و تا آنجایی که خود جلسه پیش می رود، در اینجا چند عنصر کلیدی وجود دارد که اگر نمی دانید از کجا شروع کنید باید در جلسه خود بگنجانید. 

1. مقدمه

به همه افراد حاضر در جلسه فرصت دهید تا خود را معرفی کنند و نقش خود را توضیح دهند. تیم پروژه هم شامل کارکنان آژانس شما و هم تیم مشتری است. این یک فرصت عالی برای آشنایی با یکدیگر است.

این همچنین باید به شما بینشی در مورد تخصص هر فرد بدهد – چیزی که هنگام واگذاری و اجرای مسئولیت‌هایی مانند ایجاد محتوا مفید خواهد بود.

هدف نهایی در اینجا ایجاد ارتباط با گروه و ایجاد فضای همکاری است. به احتمال زیاد در ماه های آینده در این جلسه از نزدیک با مردم کار خواهید کرد – بی نام و نشان نگه داشتن آنها هرگز سیاست خوبی نیست.

2. اهداف

در اینجاست که در نهایت علایق و جاه طلبی هایی را که با مشتری خود در طول فرآیند فروش مطرح کرده اید به کار می گیرید – بحث های مبهم را که داشته اید در نظر بگیرید و آنها را به اهداف قانونی تقسیم کنید. و هنگامی که آن معیارها و نقاط عطف را تعیین می کنید، مطمئن شوید که آنها را هوشمند کنید:

• خاص: نوع هدفی را که دنبال می‌کنید مشخص کنید و مطمئن شوید که خیلی گسترده یا مبهم نیست. به عنوان مثال، “دریافت بازدید بیشتر در وبلاگ شرکت” یک هدف خاص نیست، بلکه چیزی شبیه “بهبود میانگین ترافیک تولید شده توسط شبکه های اجتماعی پولی” است.
• قابل اندازه گیری: نحوه پیگیری اهداف را مشخص کنید. مشتری ممکن است بخواهد میل برند را افزایش دهد، اما شما باید فرآیندی را برای اندازه گیری و گزارش موفقیت – یا شکست – یک هدف خاص ایجاد کنید. با بسط دادن مثال بالا، ممکن است بخواهید ترافیکی را که مستقیماً از تلاش‌های اجتماعی پولی مشتری شما ناشی می‌شود اندازه بگیرید و اینکه چگونه در برابر کل ترافیکی که وبلاگ آنها ایجاد می‌کند جمع می‌شود.
• قابل دسترس: تلاش‌های قبلی مشتری را بیابید. سعی کنید آنچه را که قبلا انجام شده است معیار قرار دهید تا بتوانید رشد را به نمایش بگذارید. اگر وبلاگ مشتری در سال گذشته 500000 جلسه ارگانیک ایجاد کرده است، تعیین هدف 5000000 جلسه ارگانیک در ماه احتمالاراه حلی نیست.
• واقع بینانه: مشابه نکته بالا، باید انتظارات مشتری خود را در صورتی که بیش از حد جاه طلب هستند کاهش دهید. مجدداً، 5،000،000 جلسه ارگانیک برای مشتری نمونه ما بسیار عالی خواهد بود، اما کمی بیش از حد است و هر دو طرف را برای شکست آماده می‌کند.
• به موقع: یک ضرب الاجل برای دستیابی به این اهداف تعیین کنید. تعیین هدفی که می‌خواهید در عرض سه ماه به آن برسید، عملی‌تر و انگیزه‌بخش‌تر از هدفی است که در ذهنتان زمان‌بندی وجود ندارد.

3. طرح ها

بر اساس اهدافی که ایجاد کرده‌اید، می‌توانید شروع کنید به بررسی تاکتیک‌های دستیابی به آن اهداف.

به عنوان مثال، جلسه آغازین مشتری HubSpot می‌تواند شامل این اهداف نمونه باشد:

• X بازدیدکننده منحصر به فرد در ماه جذب کنید.
• نرخ تبدیل بازدیدکننده به پیشرو را X افزایش دهید.
• X بازدیدکنندگان را به سرنخ تبدیل کنید.
• نرخ تبدیل سرنخ به مشتری را X افزایش دهید.
• X مشتریان را از بازاریابی ورودی به دست آورید.

و این برنامه ها برای رسیدن به اهداف:

• افزایش دفعات انتشار وبلاگ
• توسعه کتابهای الکترونیکی و وایت پیپرهای برتر
• آزمایش اقدام A/B برای کتاب‌های الکترونیکی
• استفاده از ایمیل برای پرورش افراد به طور موثر
• توسعه یک سیستم امتیازدهی سرنخ برای شناسایی سرنخ های فرصت بالا

شما احتمالاً در طول جلسه یک برنامه مشخص و جامع ایجاد نمی کنید (و نباید)، اما می توانید شروع به ترسیم برخی از تاکتیک هایی کنید که به مشتری کمک می کند تا در اسرع وقت به بالاترین هدف خود برسد.

4. چالش ها

این بخش از جلسه اساساً نقطه شروع یک لیست کار است – فهرستی که در طی گزارش پس از جلسه خود آن را اصلاح و صیقل می‌دهید. در اینجا، در مورد رقابت مشتری خود، مسدود کننده های فوری و سایر موانع بحث خواهید کرد.

سپس، می توانید شروع به ایجاد نموداری کنید که یافته ها و بینش های مکالمه شما را مشخص می کند. هنگامی که در حال بحث در مورد استراتژی گسترده تر خود هستید، این کار مفید خواهد بود.

5. جدول زمانی

بر اساس چالش‌ها و اهدافی که با مشتری خود انجام داده‌اید، می‌توانید موارد با اولویت بالا را شناسایی کنید که تیم شما باید فوراً به آنها رسیدگی کند. همچنین، این فرصتی است برای بحث در مورد اینکه آیا مشتری اهدافی در سطح شرکت دارد که می‌خواهند به آنها برسند.

اگر آنها گزارش های فصلی دارند، باید سرعت پروژه های خود را طوری تنظیم کنید که منعکس کننده آن باشد. شما به درک واضحی از نتایجی که مشتری می‌خواهد ببیند و زمانی که می‌خواهد آنها را ببیند، نیاز دارید.

6. نقش ها و مسئولیت ها

شما در حال وارد کردن شراکت با مشتری در طرف دیگر این جلسه هستید – یک خیابان دو طرفه. وظایف و فرآیندهای خاصی وجود دارد که شرکت شما باید انجام دهد و برخی دیگر بر عهده مشتری است.

ساختار داخلی و فرآیندهای مشتری را بشناسید و تعیین کنید محصول یا خدمات شرکت شما در کجا قرار می گیرد. و از تعیین انتظارات برای مشتری نترسید. شما باید نتایج را نشان دهید، به این معنی که به اطلاعات، پشتیبانی و تأیید تیم آنها نیاز دارید.

یک مشتری سرکش که در صفحه ای کاملاً متفاوت کار می کند، میگرنی است که در انتظار وقوع است. هر دو طرف باید بدانند که به چه چیزی وارد می شوند، چه انتظاراتی از یکدیگر دارند و نتایجی را که امیدوارند ببینند. رسیدن به آن با بال زدن سخت است – به همین دلیل است که ایده برگزاری یک جلسه ابتدایی حداقل نیاز به بررسی دارد.