چگونه استفاده از کتابخانه اسناد می تواند روند فروش شما را بهبود بخشد

آیا می‌دانستید نمایندگان فروش تا 15٪ از وقت خود در کارهای اداری زمانی که می توانند فعالانه بفروشند؟ بنابراین، یک سوال باقی می ماند: چگونه می توانید آن وظایف اداری را آسان تر انجام دهید؟ پاسخ: یک کتابخانه اسناد.

با یک سیستم مدیریت اسناد، می‌توانید دارایی‌های خود را سازماندهی، در دسترس و آماده برای همکاری نگه دارید – به شما و تیمتان زمان برای فروش باز می‌گردانید.

در اینجا، انواع مختلف کتابخانه اسناد و نحوه ایجاد یکی برای تیم فروش خود را پوشش خواهیم داد.

یک سیستم مدیریت اسناد تعریف‌شده اشتراک‌گذاری فایل‌ها را با همکاران و مشتریان احتمالی آسان‌تر می‌کند و شما را به فروش نزدیک‌تر می‌کند. برای مثال، ممکن است لازم باشد اطلاعات مربوط به مشتریان احتمالی را ارسال کنید یا با فایل‌های صحیح به ایمیل‌ها پاسخ دهید.

با یکپارچه‌سازی سیستم مدیریت اسناد خود با CRM، می‌توانید همه دارایی‌های خود را در یک مکان پیش‌نویس، ارسال و ذخیره کنید و سازماندهی را در طول فرآیند فروش آسان‌تر کنید.

انواع کتابخانه های اسناد

برای ایجاد یک کتابخانه اسناد برای تیم فروش خود، ابتدا باید تصمیم بگیرید که کتابخانه شما در کجا زندگی می کند. شما دو گزینه اصلی دارید:

• یک کتابخانه مبتنی بر ابر، مانند DropBox و Google Drive
• یک CRM با نرم افزار مدیریت اسناد، مانند HubSpot یا Zoho

اگر تیم فروش شما قبلاً از یک CRM کار می‌کند، ارزش آن را دارد که قابلیت‌های مدیریت داده آن را بررسی کنید. بهتر است نمایندگان فروش شما به جای باز کردن چندین پنجره برای ردیابی داده های مرتبط، از یک رابط کار کنند. و هنگامی که تمام داده های شما در یک مکان مرکزی در دسترس است، می توانید به راحتی اطلاعات را به اشتراک بگذارید و بازیابی کنید.

برای بیان موارد بدیهی، می‌خواهید از کتابخانه اسناد خود بیشترین بهره را ببرید. بنابراین، قبل از اینکه به هر نرم افزاری متعهد شوید، ویژگی ها و قابلیت های زیر را بررسی کنید:

1. ابزارهای همکاری.

برای طولانی‌ترین زمان، همکاری تنها با پیوست کردن اسناد به ایمیل‌ها و ارسال آنها برای اعضای تیم امکان‌پذیر بود. اکنون، بسیاری از پلتفرم‌ها ابزارهای همکاری مانند اشتراک‌گذاری سند، تاریخچه بازبینی و ویرایش همزمان از یک سند را ارائه می‌دهند. این به تیم شما امکان می‌دهد بدون تکرار فایل‌ها به طور موثر با یکدیگر همکاری کنند.

2. فضای ذخیره سازی مقیاس پذیر.

همانطور که کسب و کار شما بزرگ می شود، کتابخانه اسناد شما نیز افزایش می یابد. به همین دلیل، برای مدیریت داده های خود به فضای ذخیره سازی کافی نیاز دارید. برای مثال، Google Drive حداکثر 15 گیگابایت فضای ذخیره‌سازی را به‌صورت رایگان ارائه می‌کند، اما زمانی که از این حد فراتر رفتید ، باید فضای ذخیره بیشتری خریداری کنید.

3. مجوزها و امنیت.

در بیشتر موارد، قرار است اسناد به اشتراک گذاشته شوند. اما داده های محافظت نشده خطرناک است و امنیت را در اولویت قرار می دهد. مطمئن شوید که نرم افزار شما دارای کنترل های دسترسی و ابزارهای رمزگذاری است.

به عنوان مثال، اجازه می دهد برای ایجاد پیوندهای قابل اشتراک گذاری به اسناد. می‌توانید با سفارشی کردن گزینه‌های اشتراک‌گذاری، مجوزهای یک فایل یا پوشه را برای امنیت بیشتر تنظیم کنید.

4. پشتیبان گیری از داده ها.

نرم افزار کتابخانه شما باید از حذف دائمی فایل ها جلوگیری کند. در حالت ایده‌آل، یک گزینه بایگانی برای حذف فایل‌های منسوخ بدون حذف آنها ارائه می‌کند. این امر به ویژه در صورتی که فاکتورهای انطباق در کار باشد بسیار مهم است.

اکنون، بیایید نحوه ایجاد یک کتابخانه اسناد را از ابتدا پوشش دهیم.

چگونه یک کتابخانه اسناد ایجاد کنیم

1. دسته ها و زیرمجموعه ها را ایجاد کنید.

وقتی نوبت به ایجاد یک کتابخانه اسناد می رسد، بزرگترین مانع در واقع سازماندهی محتوای شما به روشی منطقی است. این می تواند مفید باشد که کتابخانه اسناد خود را به عنوان یک کابینت بایگانی در نظر بگیرید که دارای پوشه هایی (دسته ها) است که حاوی فایل ها (زیر دسته ها) است.

سازماندهی دسته‌های اصلی خود را بر اساس موضوع، نوع دارایی (مانند مطالعات موردی یا کاغذهای سفید)، یا مرحله چرخه فروش در نظر بگیرید. یا بر اساس صنعت، منطقه، یا شخصیت (مانند عنوان شغلی یا عملکرد). در نهایت، نحوه سازماندهی محتوای خود باید برای تیم شما شهودی باشد.

2. محتوای خارجی و داخلی را پرچم گذاری کنید.

کتابخانه اسناد شما احتمالاً حاوی محتوای داخلی و خارجی خواهد بود. به عنوان مثال، مواد آموزشی یا تحقیقات بازار فقط برای تیم شما مفید است. این نوع محتوا به عنوان دارایی های داخلی شناخته می شود که به نمایندگان فروش بینش و فرآیندهایی را برای انجام کارشان ارائه می دهد.

از سوی دیگر، دارایی‌های خارجی وثیقه‌ای برای سرنخ‌ها یا مشتریان بالقوه هستند – مانند تابلوهای فروش، ارائه‌ها، و برگه‌های قیمت‌گذاری. برای جلوگیری از اشتراک‌گذاری اطلاعات خصوصی، کاری کنید که کتابخانه اسناد شما تمایز واضحی بین محتوای خارجی و داخلی داشته باشد.

3. مجوزها را اختصاص دهید.

مرحله بعدی ایجاد مجوزها در کتابخانه اسناد شما برای شناسایی:

است

• چه کسی می تواند محتوا را اضافه، ویرایش، جابجا و به روز کند (مانند اعضای ارشد تیم)
• کسانی که به دسترسی فقط خواندنی نیاز دارند (مانند نمایندگان فروش)

می‌توانید مجوزها را به عنوان یک لایه حفاظتی اضافی برای کتابخانه اسناد خود در نظر بگیرید. و هنگامی که فایل‌ها ناپدید می‌شوند، در جای خود قرار نمی‌گیرند، یا بدون اجازه ویرایش شده‌اند، سردرد زیادی را در مسیر کاهش می‌دهد.

4. یک فرآیند به‌روزرسانی ایجاد کنید.

دومین مانع ایجاد کتابخانه اسناد، حفظ آن است. این یک کار غیرممکن است مگر اینکه چندین عضو از سازمان خود را برای به روز رسانی آن تعیین کنید. در حالت ایده آل، این اعضا کارشناسانی هستند که می توانند به روزترین اطلاعات را در منطقه خود ارائه دهند.

به عنوان مثال، یک متخصص از بخش بازاریابی شما می تواند اطمینان حاصل کند که وثیقه شما با نام تجاری است، یک متخصص از منابع انسانی می تواند اطمینان حاصل کند که اطلاعات شرکت شما به روز است، و یک متخصص از تیم محصول شما می تواند اطلاعات دقیقی در مورد مشترک ارائه دهد. مشکلات فنی.

نحوه ایجاد یک کتابخانه اسناد در HubSpot

کاربران HubSpot به راحتی می‌توانند یک

همکاران و مخاطبین بدون ترک CRM خود. این محتوا را دقیقاً در جایی قرار می‌دهد که نمایندگان به آن نیاز دارند.

بیایید نحوه ایجاد یک کتابخانه اسناد را با Hubspot’s مدیریت اسناد فروشنرم افزار ردیابی و ردیابی

آپلود یک سند در HubSpot

برای آپلود یک سند در HubSpot CRM خود، به Sales > Documents بروید و “آپلود سند جدید” را انتخاب کنید.

می‌توانید قالب‌های مختلف سند، از جمله اسناد Word، PowerPoint و PDF را آپلود کنید.

مدیریت اسناد در HubSpot

هنگامی که اسناد را در کتابخانه خود آپلود کردید، می توانید یک نامگذاری و سیستم سازمانی ایجاد کنید تا دارایی های شما به راحتی پیدا شود. یک راه آسان برای انجام این کار، ایجاد پوشه هایی برای به حداقل رساندن شلوغی است.

برای ایجاد یک پوشه در کتابخانه اسناد خود، به Sales > Documents بروید و روی دکمه ” folder>

توصیه می‌کنم پوشه‌هایی با نام دسته‌های اسنادی که اغلب با آنها کار می‌کنید ایجاد کنید. برخی از دسته بندی های رایج اسناد عبارتند از:

• مواد بازاریابی محصول
• اسکریپت های فروش
• الگوهای پیشنهاد
• فاکتورها
• منظور فروش
• الگوهای قرارداد
• قراردادها

هنگامی که پوشه‌های شما ایجاد و نامگذاری می‌شوند، می‌توانید اسناد خود را بر اساس آن فایل کنید.

نمونه هایی از کتابخانه ها

1. کتابخانه عکس.

منبع تصویر

همانطور که از نام آن پیداست، یک کتابخانه عکس حاوی مجموعه ای از عکس های دیجیتال است. اگر می خواهید تصاویر راه اندازی محصول یا رویدادهای تیمی را ذخیره کنید، به اشتراک بگذارید و ویرایش کنید، این گزینه عالی است. همچنین می توانید تصاویر را برای بازاریابی وثیقه از کتابخانه خود بکشید.

2. کتابخانه دارایی دیجیتال.

منبع تصویر< /a>

یک کتابخانه دارایی دیجیتال شامل مجموعه ای از رسانه های غنی مانند تصاویر، ویدئوها و فایل های صوتی است. کاربران می توانند این فایل ها را با متادیتا از جمله تاریخ، مکان، نام پروژه و موارد دیگر برچسب گذاری کنند. این بدان معنی است که فایل های صحیح را می توان در چند ثانیه پیدا کرد.

3. کتابخانه اسناد.

<منبع تصویر

یک کتابخانه اسناد می‌تواند انواع مختلفی از فایل‌ها، از جمله صفحات گسترده، ارائه‌ها و فایل‌های PDF را در خود داشته باشد. به عنوان مثال، تیم فروش شما ممکن است یک کتابخانه اسناد حاوی اسناد خارجی (به عنوان مثال، کاغذهای سفید، تابلوهای اسلاید، و توضیحات محصول) و اسناد داخلی (مانند مواد آموزشی، فهرست راهنمای کارمندان و گزارش‌های مالی) داشته باشد.

ساده‌سازی فرآیند مدیریت اسناد می‌تواند در مورد بهره‌وری و سازماندهی سودمند باشد. اما به یاد داشته باشید، همه کتابخانه های محتوا یکسان ایجاد نمی شوند. مطمئن شوید که فضای ذخیره‌سازی، امنیت و ابزارهای مشارکتی کافی برای استفاده حداکثری از تلاش خود دارید.