مشاغل خود را خودکار کنید: قفل کردن قدرت گردش کار

لیست کارهای شما به طرز شگفت آوری گمراه کننده است. دلیلش اینجاست.

من و یک همکار اخیراً در حال برنامه ریزی یک سفر کاری بودیم. برای حمل و نقل، دو گزینه وجود داشت: پرواز یا قطار. پرواز دو ساعت بود و قطار، چهار. با تصمیم گیری بر اساس عملی بودن، به جای نوستالژی قطار، اکثر مردم هواپیما را انتخاب می کنند.

اما باز هم، مراحل بسیار کمتری تا قطار وجود دارد. این است:

— به سمت ایستگاه قطار بروید

— پارک

— سوار قطار

— قطار سواری

— ورود

از طرف دیگر، پرواز چیزی شبیه به این است:

— به سمت فرودگاه برانید

— پارک

— با قطار هوایی به ترمینال بروید

— وارد شوید

— از امنیت عبور کنید

— یک ساعت نزدیک دروازه صبر کنید

— هواپیمای سواری

— پرواز

— ورود

در پایان، آن پرواز دو ساعته به زمان بیشتری نیاز داشت، ناگفته نماند که استرس بیشتری ایجاد کرد. من و همکار Jotform من به سمت قطار حرکت کردیم.

در محل کار، بسیاری از موارد موجود در لیست کارهای ما نیز گمراه کننده هستند. یک کار به ظاهر ساده، مانند «ارسال یک ایمیل به الکس»، در واقع یک سری مراحل مجزا است، یا آنچه من آن را «جریان کاری» می نامم. وقتی نمی‌توانیم مراحل زیربنای یک کار را تشخیص دهیم، در نهایت زمان بیشتری از آنچه انتظار می‌رفت صرف می‌کنیم، ناامید می‌شویم و انگیزه خود را برای انجام کارهای معنادارتر از دست می‌دهیم. اما وقتی گردش‌های کاری را شناسایی می‌کنیم و تا حد امکان گام‌ها را خودکار می‌کنیم، زمان بیشتری برای اختصاص دادن به چیزهای بزرگ داریم.

در کتاب جدید من، مشغله کاری خود را خودکار کنید، من در مورد استفاده از قدرت گردش کار می نویسم. قبل از بررسی مزایا، بیایید نگاهی دقیق‌تر به رایج‌ترین انواع گردش کار بیندازیم.

مثال‌ها و گردش‌های کاری رایج

هر گردش کار دارای چهار جزء است: ماشه، مراحل، نتایج، نتیجه. بسیاری از گردش کارها خطی هستند. آنها در یک خط مستقیم باز می شوند، مانند سفر از نقطه A به نقطه B. اگر از سانفرانسیسکو به لس آنجلس سوار قطار شوم، قطار در سان خوزه، سالیناس، پاسو روبلز، سن لوئیس اوبیسپو، سانتا باربارا، اوکسنارد توقف می کند. ، دره سیمی و ون نویس. وقتی سوار قطار می‌شوم (ماشه)، هیچ مسیر انحرافی وجود ندارد – دقیقاً می‌دانم کجا می‌روم و کی/کجا می‌رسم (نتیجه).

سایر گردش‌های کاری غیر خطی هستند، به این معنی که شاخه‌ها و وابستگی‌هایی وجود دارد. اگر بخواهم موزه Rosicrucian یا باغ رز شهرداری را بررسی کنم، از قطار در سن خوزه پیاده می شوم. اینها وابستگی هایی هستند که بر نتیجه (ماهیت سفر و زمان رسیدن من) تأثیر می گذارند.

برخی از گردش کارها حلقه هستند، به این معنی که پایان گردش کار نیز محرکی برای شروع دوباره فرآیند است. فرض کنید یک کمپین بازاریابی ایمیلی هفتگی دارید. به محض اینکه خبرنامه را برای یک هفته برنامه ریزی کردید، به تابلوی نقاشی برمی گردید و محتوای هفته بعد را تهیه می کنید.

و در نهایت، جریان کاری موازی وجود دارد—چند مرحله به طور همزمان انجام می‌شوند. به عنوان مثال، اگر چندین تیم در راه اندازی یک محصول با یکدیگر همکاری می کنند، تیم طراحی ظاهر محصول را توسعه می دهد در حالی که تیم بازاریابی در حال بررسی جزئیات اجرا است.

آشنایی با انواع مختلف گردش کار به شما کمک می کند تا آنها را شناسایی کرده و به نفع خود استفاده کنید.

مزایای کار با گردش کار

جنبه “بهم پیوسته” یک گردش کار مهم است، زیرا این واقعیت را نشان می دهد که همه مراحل به یکدیگر وابسته هستند – یکی را فراموش کنید و کل فرآیند از بین می رود. بگو که در حال درست کردن تخم‌مرغ هستید. اگر از شکستن پوسته ها یا زدن تخم مرغ صرف نظر کنید، دستور غذا خراب می شود.

درک ماهیت گردش کار و تقسیم آنها به مراحل، مزایای متعددی دارد.

1. نیاز به انگیزه را برطرف می کند

وقتی روند کامل یک کار را از قبل ترسیم می‌کنید، دیگر تصمیم نمی‌گیرید که کاری را انجام دهید، به دنبال انگیزه باشید یا به این فکر نکنید که بعداً چه کاری انجام دهید. هنگامی که ماشه اتفاق می افتد، گردش کار به حرکت در می آید.

برای مثال، برای طولانی‌ترین زمان، می‌خواستم قبل از کار ورزش کنم. اما هر روز صبح، وقتی زنگ ساعت من به صدا درآمد، در رختخواب دراز می‌کشیدم و فکر می‌کردم که آیا باید لباس‌های باشگاهم را جستجو کنم یا کمی بیشتر بخوابم. و حتی وقتی انگیزه‌ای برای بلند شدن از رختخواب پیدا کردم، اگر مانعی پیش می‌آمد – اگر فراموش می‌کردم قهوه بخرم یا کفش‌های دویدنم را پیدا نمی‌کردم – آن را به عنوان نشانه‌ای در نظر گرفتم که فردا دوباره امتحان کنم.

یک روز، ورزش را مانند یک گردش کار ترسیم کردم:

• لباس بدنسازی بپوشید.

• برای یک ساعت تمرین شکنجه به مربی شخصی مراجعه کنید.

• دوش بگیرید و برای محل کار لباس بپوشید.

• یک فنجان قهوه بخور و پشت میز بنشین.

من همچنین مراحل قبل از شب را ترسیم کردم، مانند تمیز کردن لباس های بدنسازی و آماده کردن دستگاه قهوه. از آن نقطه به بعد، وقتی زنگ هشدار من به صدا درآمد، هیچ تامل یا حدس دومی وجود نداشت – من فقط در جریان کار دویدم و نگران موانع نبودم.

این یک مثال ساده است، اما منطق گردش کار را نشان می دهد. علاوه بر این، هنگامی که گردش کار در جای خود قرار گرفت، با گذشت زمان آسان تر می شود. مانند اثر پاولوف، به محض وقوع ماشه، مراحل شروع می شوند.

2. کاوش در گردش های کاری شما می تواند نقص ها را برجسته کند

یکی دیگر از مزایای ترسیم یک گردش کار این است که به شما این فرصت را می‌دهد که ببینید کارها به کجا می‌رود.

بگویید که یک خبرنامه هفتگی دارید و به اندازه ای که انتظار داشتید ثبت نام نمی کنید. با صرف زمان برای تقسیم مراحل به مراحل، ممکن است متوجه شوید که دکمه ثبت نام در خود خبرنامه را نادیده گرفته اید. یا فراموش کرده اید که مرحله مهم “تأیید اشتراک” را وارد کنید.

گاهی اوقات، کاهش سرعت و بررسی فرآیندهایمان مهم است. اما زمانی که گردش کارتان به‌طور روان اجرا شد، تمام آن زمان (و بیشتر) را برمی‌گردانید.

3. کاوش در گردش‌های کاری شما می‌تواند فرصت‌هایی را برای اتوماسیون روشن کند

در نهایت، گردش کار می تواند به ما کمک کند تا مراحلی را که کاندیدای اتوماسیون هستند، شناسایی کنیم.

در کتابم، مثالی درباره یکی از دوستانم به اشتراک گذاشتم. در یک روز معمولی، او از طریق همه پلتفرم‌ها: ایمیل، پیامک، پیام‌های فوری و گاهی اوقات یک تماس تلفنی، درخواست‌هایی را دریافت می‌کرد، عمدتاً سؤالاتی از تیمش. پس از 15 سال در کسب و کار، بسیاری از سوالات شامل الگوهایی بود که دوست من بارها و بارها دیده بود. بنابراین وقتی فهمیدم دوستم یک الگو برای هیچ یک از پاسخ‌هایش ندارد شگفت‌زده شدم.

دوستم با کمی زمان و تلاش، گردش کار مربوطه را بررسی کرد و آن الگوها را ایجاد کرد. سپس، او توانست نیاز به ارائه پاسخ‌های متفکرانه به صدها سوال را از بین ببرد و در نهایت زمان زیادی را از مشغله‌های روزانه‌اش کم کند. ابزارهای اتوماسیون گردش کار زیادی وجود دارد. برخی از موارد برجسته عبارتند از Zapier و توانایی آن برای اتصال برنامه های بی شمار، نرم افزار اتوماسیون بازاریابی و فرم های قدرتمند Jotform برای کاهش مشغله کاری.

افکار نهایی

ما غالباً ساختار گردش کار خود را درک نمی‌کنیم و چرا کارهای مجزا بیشتر از آنچه که تخمین می‌زنیم زمان می‌برند. چرا هواپیما ایده ای هوشمندانه به نظر می رسد اما در نهایت ما را در مقصد خسته و گیج می کند.

درک گردش کار می تواند به شما کمک کند انتظارات زمانی معقولی برای سفر روزانه خود ایجاد کنید. همچنین می تواند به شما امکان دهد تشخیص دهید کدام مراحل را می توان ثابت یا خودکار کرد.

هدف همه اینها این است که شما را قادر می سازد تا زمان کمتری را برای مشغله کاری و زمان بیشتری را برای فعالیت های معنادارتر صرف کنید – چیزهایی که به شما احساس درگیر شدن و الهام می دهد. و هنگامی که گردش کار شما درست شد و بتوانید بیشتر روی آن چیزهای بزرگ تمرکز کنید، یک چرخ خودکششی است. کار شما معنی‌دارتر به نظر می‌رسد و شما الهام گرفته‌اید که به ایجاد گردش کار و خودکارسازی تا حد امکان ادامه دهید.