نکات برتر مدیریت زمان برای کار

<190p5xw:Max-width:

اما اگر در مدیریت زمان خود خوب نباشید، طعمه اتلاف ساعت‌ها در کارهای روزمره می‌شوید، در حالی که می‌توانید سرمایه‌گذاری خود را افزایش دهید و نوآوری کنید.

یادگیری عادات خوب مدیریت زمان می‌تواند شما را از رکود خارج کند و به شما این امکان را می‌دهد که برای درازمدت کارآمد بمانید.

مزایای مهارت های خوب مدیریت زمان

تسلط بر مهارت های مدیریت زمان، کارآفرینان را در مسیر رشد شرکت نگه می دارد. بدون آن، شما خطر ایجاد تنگناهایی را دارید که عملکرد را برای کارمندانتان کند می کند، به تجربیات مشتری آسیب می رساند و سطح تولید را کاهش می دهد.

یک نظرسنجی Timewatch درخواست شد 300 کارگر در مورد مدیریت زمان خوب، و این نشان می دهد:

• 91٪ موافقند که استرس در محل کار را کاهش می دهد
• 90٪ موافق هستند که بهره وری را افزایش می دهد
• 86٪ موافق هستند که تمرکز را بهبود بخشیده است
• 74% موافقند که منجر به روابط بهتر در محل کار شده است

بهترین نکات مدیریت زمان برای کار

مدیریت زمان برای کسب و کار و رفاه شما خوب است – اما در نظرسنجی Timewatch، تنها 12٪ از کارگران یک سیستم مدیریت زمان اختصاصی دارند.

شبیه شماست؟ سپس این نکات مدیریت زمان برای کار ممکن است کمک کند.

1. الگوی بهره وری خود را بیاموزید

برخی از مردم پرندگان اولیه هستند، در حالی که برخی دیگر جغد شب هستند. اما این به تنهایی تعیین نمی کند که چگونه زمان خود را بهتر مدیریت کنید.

اگر در طول دوی سرعت فوکوس کوتاه کارآمدتر هستید، تکنیک پومودورو را دنبال کنید . یا، اگر جلسات طولانی با تمرکز عمیق را ترجیح می‌دهید، زمانی که بیشترین بهره‌وری را دارید (مثلاً صبح، بعدازظهر یا شب) زمان کافی را اختصاص دهید.

ساخت برنامه کاری خود بر اساس الگوهای طبیعی، تمرکز و کارآمدی را برای شما آسان تر می کند.

2. از زمان مسدود کردن

استفاده کنید

مسدود کردن زمانی زمانی است که بلوک‌های زمانی خاصی را برای کار بر روی وظایف خاصی برنامه‌ریزی می‌کنید. به عنوان مثال، اگر فردی با تمرکز عمیق هستید که زود بیدار می‌شوید، می‌توانید شروع روز خود را برای انجام وظایف با اولویت بالا برای چندین ساعت برنامه‌ریزی کنید.

پس بقیه بلوک‌های زمانی شما می‌تواند کوچک‌تر باشد و در طول روز تا زمان پایان (مثلاً ۶ بعدازظهر) پخش شود. طبق نظرسنجی Timewatch، مسدود کردن زمان رایج ترین سیستم مدیریت زمان است.

دکتر کایل الیوت، بنیانگذار آژانس مربیگری شغلی CaffeinatedKyle، تماس‌های روزانه مشتریان، ده‌ها سخنرانی سالانه و ستون‌های متعدد را انجام می‌دهد. بنابراین مسدود کردن زمان برای مدیریت زمان و رسیدن به اهداف تجاری بسیار مهم است.

الیوت توضیح می‌دهد: «من دوشنبه‌ها و جمعه‌ها را به وظایف اداری، برنامه‌ریزی استراتژیک، و نوشتن طولانی مدت اختصاص می‌دهم و سه‌شنبه‌ها تا پنجشنبه‌ها را برای تماس‌های مشتری رزرو می‌کنم. “از آنجایی که تماس های لحظه آخری اجتناب ناپذیر است، من همچنین هر روز زمانی را برای مشتریانی که به توجه فوری من نیاز دارند اختصاص می دهم.”

دبورا دنیر، مربی اجرایی در Coach the Difference LTD، می‌گوید این نکات به مشتریانش کمک کرد تا برنامه‌های شلوغ را مدیریت کنند: 

• کارهایی را که باید تکمیل کنید و مدت زمان هر کدام را مشخص کنید
• کارها را بر اساس اهمیت آنها در دستیابی به اهداف خود اولویت بندی کنید
• تشخیص دهید که چه کارهایی در زمان آرامش انرژی مناسب تر هستند
• بلوک‌های زمانی را در تقویم خود زمان‌بندی کنید (انواع کارهای مشابه را با هم گروه‌بندی کنید تا مغزتان بین انواع کارها جابجا نشود)
• برای کارهای شخصی، مانند رفت و آمد یا ترک تحصیل، بلوک هایی را لحاظ کنید
• چند بلوک “پیشگیری” اضافه کنید زیرا گاهی اوقات زندگی اتفاق می افتد
• زمان استراحت مغزی را در جایی که از خواب بلند می‌شوید و نوشیدنی درست می‌کنید، با همکاران گپ می‌زنید، و غیره را مسدود کنید.

3. یک سیستم اولویت‌بندی

ایجاد کنید

بعضی از صاحبان مشاغل ترجیح می‌دهند «قورباغه را ببلعند»، به این معنی که روز خود را با سخت‌ترین وظایف آغاز می‌کنند، سپس بقیه روز سفر آسانی است. برخی دیگر ترجیح می‌دهند با کارهای سبک‌تری مانند صورت‌حساب، پاسخ دادن به ایمیل‌ها و تماس‌های مشتری شروع کنند.

به گفته دنیر، مدیریت زمان بیشتر یک طرز فکر است (نه فقط ابزارهایی که استفاده می کنید).

به عنوان مثال، بسیاری دوست دارند از لیست کارهایی که باید انجام دهند استفاده کنند – اما اگر موارد زیادی در لیست خود داشته باشید، این می تواند حواس شما را پرت کند. مطمئناً، علامت زدن جعبه‌ها رضایت‌بخش است، اما پس از آن موارد علامت‌نخورده ممکن است شما را تحت فشار قرار دهند.

کلید این است که طرز فکر خود را به درک زمان و توانایی های خود تغییر دهید. هنگامی که اهداف واقع بینانه تعیین کردید، می توانید به جای پر کردن بیش از حد دستور کار خود، روی تکمیل وظایف با بالاترین اولویت تمرکز کنید.

4. فعالیت های خود را ردیابی کنید

یکی از مشکلاتی که افراد با آن مواجه هستند ارزیابی صحیح مدت زمان انجام یک کار است.

اگر تعهدات زمانی را بیش از حد یا دست کم بگیرید، پایبندی به یک برنامه سخت است. اگر کاری که قرار بود 30 دقیقه طول بکشد دو ساعت طول بکشد، ممکن است بقیه روز شما را از بین ببرد.

برای جلوگیری از این شیب لغزنده، یک هفته وقت بگذارید تا فعالیت‌های خود را پیگیری کنید.

متداول ترین وظایف خود را یادداشت کنید. از یک برنامه ردیابی زمان مانند Toggl یا Clockify تا بفهمید زمان خود را چگونه می گذرانید، بنابراین می توانید زمان خواران غیرضروری را حذف کنید و بهره وری خود را بهبود بخشید.

5. همکاری را آسان تر کنید

اگر تخصیص، ردیابی و همکاری در کارها دشوار است، آنگاه ساعت‌ها را صرف بازی کردن و تگ کردن با هم تیمی‌های خود خواهید کرد. از ابزارهای نرم افزاری برای آسان کردن گردش کار برای همه استفاده کنید.

به‌عنوان مثال، از Slack برای ارسال سریع‌تر و سازمان‌دهی‌شده‌تر پیام در مقابل ایمیل‌ها استفاده کنید، و آسانا برای مدیریت و واگذاری پروژه‌ها و وظایف. اگر تیم‌های بین‌بخشی با هم کار می‌کنند، این امر بسیار مهم است.

6. از زمان خود محافظت کنید

محو شدن از اعلان‌های دسک‌تاپ و تلفن همراه آسان است. در نظرسنجی Timewatch، 32٪ از مردم می گویند که دائماً به ایمیل نگاه می کنند. تقریباً 31٪ پس از دیدن یک اعلان روی صندوق ورودی خود کلیک می کنند و 20٪ آن را ساعتی چک می کنند.

بنابراین بهترین گزینه: ساعاتی را که اعلان‌ها را خاموش می‌کنید، برنامه‌ریزی کنید، سپس برای بررسی پیام‌های مهم خود برای استراحت برنامه‌ریزی کنید. همچنین می‌توانید از برنامه‌هایی مانند RescueTime برای ردیابی زمان خود در رسانه‌های اجتماعی، ایمیل و سایر موارد مزاحم استفاده کنید.

مدیر اجرایی دیوید نوبل پیشنهاد می کند که به زمان به عنوان چیزی فکر کنید که سرمایه گذاری می کنید نه صرف. این یک تغییر ذهنیت است که شما را تشویق می کند تا روی استفاده از زمان خود برای کارهایی که بیشترین اهمیت را دارند تمرکز کنید.

در اینجا چندین نکته از Noble برای محافظت از زمان خود آورده شده است:

• فرصت ها و تهدیدهای خود را اغراق آمیز یا دست کم نگیرید. هر کدام را ارزیابی کنید تا ببینید آیا ارزش وقت شما را دارند و چقدر از انرژی خود را باید به آن اختصاص دهید.
• زمانی که موردی فوری پیش می آید و برنامه های شما را موقتاً متوقف می کند کمی سست شوید. بهترین گزینه این است که برای آنها برنامه ریزی کنید و زمان هایی را در طول روز یا هفته در نظر بگیرید.
• اگر یک تیم یا سازمان بزرگ را رهبری می کنید، از خود بپرسید: “آیا من تنها کسی هستم که می توانم این کار را انجام دهم؟” بیشتر تفویض اختیار کنید و مدیریت خرد را متوقف کنید تا وقت خود را آزاد کنید.

7. از نرم افزار مدیریت پروژه

استفاده کنید

با نرم افزار مدیریت پروژه مانند آسانا، جیرا< /a>، و Monday.com، می‌توانید گردش کار خود را ساده کنید و همکاری بین تیمی را بیشتر کنید مایع.

همچنین زمانی که احساس می‌کنید تحت تأثیر وظایف خود هستید، می‌تواند منبع ارزشمندی باشد. و برای پروژه های فردی و گروهی مفید است.

8. یک روال ایجاد کنید و به آن پایبند باشید

انسانها موجودات عادات هستند و خواهان ثبات هستند. در محل کار، داشتن یک روال می تواند به حفظ بهره وری کمک کند.

چه روزانه به دفتر بروید و چه از خانه کار کنید، یک برنامه روزانه تنظیم کنید. در مورد زمان بیدار شدن از خواب و کارهای قبل از کار خود، چه پختن صبحانه یا پیاده روی، ثابت قدم باشید.

این فرآیند شما را به محض این‌که پشت میز کار خود قرار می‌دهید، در فضای اصلی قرار می‌دهد.

9. به تیم خود تکیه کنید

تفویض اختیار برای صاحبان مشاغل کوچک که عادت دارند همه این کارها را خودشان انجام دهند مشکل است. اما زمانی فرا می رسد که باید برخی از وظایف را رها کنید تا زمان خود را برای انجام وظایف مهمتر آزاد کنید.

رابین پو، مربی اجرایی، می‌گوید: «رهبران باید از اطفای واکنشی آتش به مدیریت فعال اولویت‌های خود تغییر جهت دهند. “بهترین رهبران سه اقدام انجام می دهند: آنها سه اولویت اصلی خود را روزانه یادداشت می کنند، هر جا که ممکن است به آنها تفویض می کنند، و از ابزارهایی برای مدیریت وظایف برای کاهش جلسات مورد نیاز استفاده می کنند.”

Pou اخیراً مشتری داشت که جلسه ای را به یکی از اعضای تیم واگذار کرد که باعث شد او سه ساعت صرفه جویی کند. از آنجایی که این یک جلسه هفتگی مکرر بود، در نهایت بیش از 150 ساعت به صورت سالانه برای او صرفه جویی شد.

اکنون تصور کنید با واگذاری پنج کار چقدر می توانید در زمان خود صرفه جویی کنید.

10. جلسات خود را روی هم قرار دهید

اما اگر نتوانید جلسات را به شخص دیگری محول کنید چه؟ اگر باید در جلسات خاصی شرکت کنید، آن‌ها را در کنار هم قرار دهید و در طول هفته پخش کنید.

برای مثال، چندین جلسه را در یک جلسه یک ساعته با بخش‌هایی برای هر موضوع، تیم یا موضوع ترکیب کنید.

11. مسئولیت پذیری

مسئولیت پذیری شخصی منجر به افزایش احساس رضایت در محل کار، خلاقیت و نوآوری می شود. چند راه برای ترویج آن در حین کار روی پروژه بلندمدت خود وجود دارد، از جمله:

• به اشتراک گذاشتن پیشرفت به سوی اهداف با دیگران
• تنظیم یک سیستم پاداش شخصی برای هر معیاری که به دست می آورید
• پیگیری پیشرفت خود برای تجسم بخشی از پروژه خود که تکمیل کرده اید

مدیریت زمان یک مهارت آموخته شده است که به نظم و انعطاف زیادی نیاز دارد. همچنین به پشتیبانی تیم شما نیاز دارد، زیرا این تعاملات بر توانایی شما برای تکمیل وظایف شما تأثیر می گذارد.

اگرچه ممکن است امروز یک مدیر زمان خبره نباشید، پیروی از این نکات به شما کمک می‌کند روند خود را در طولانی مدت بهبود بخشید.

نظر شما در مورد این مقاله چیست؟

rel=”_blaopednkener”> /p>