مذاکره قرارداد: راهنمای کامل برای محافظت از روابط تجاری شما

فرایند مذاکره قرارداد

هیچ چارچوب زمانی مشخصی برای مذاکرات وجود ندارد. آنها تا زمانی که کسب و کارها به توافق برسند دوام می آورند. با این حال، اکثر مذاکرات از روند مشابهی پیروی می کنند که در زیر به آنها اشاره خواهیم کرد.

1. ارائه نمونه قرارداد

فرایند مذاکره قرارداد همیشه با به اشتراک گذاشتن یک قرارداد پایه که مهمترین شرایط توافق را مشخص می کند، آغاز می شود.

این به همه طرف‌ها اجازه می‌دهد تا مشخصات آن را مطالعه کنند و حوزه‌هایی را که باید در طول جلسه مورد بررسی و مذاکره قرار گیرند، شناسایی کنند. سعی کنید در اسرع وقت یک پیش نویس ارائه دهید تا همه زمان کافی برای خواندن پیش نویس و آماده شدن از قبل داشته باشند.

2. بحث و گفتگو

در طول بحث و مذاکره، دقیقاً همین کار را انجام خواهید داد – در مورد شرایط قرارداد مذاکره کنید. نیازهای هر یک از طرفین مورد بحث قرار می گیرد و به قرارداد اضافه می شود. می‌توان راه‌حلی را ایجاد کرد که برای همه مفید باشد.

3. امتیازات

فرایند مذاکره همیشه شامل برخی امتیازات از هر طرف خواهد بود. ممکن است لازم باشد برخی چیزها را رها کنید تا طرف مقابل احساس کند که به اندازه کافی در قرارداد حضور دارند و بالعکس.

احتمالاً تا زمانی که به توافق نهایی دست یابید، بین بحث، مذاکره، و امتیازات به عقب و جلو می روید.

4. نهایی شدن

وقتی هر دو طرف راضی شدند، قرارداد به مرحله بعدی می‌رود: تأیید و امضا.

مهارت های مذاکره قرارداد

اگر می‌خواهید بهترین معاملات ممکن را برای خود مذاکره کنید، در اینجا چند مهارت های مذاکره باید داشته باشید:

1. مهارت های ارتباطی

هنگامی که بر سر میز مذاکره قرار می گیرید، باید معامله ای را که مایل به پذیرش آن هستید و مرزهایی که تعیین کرده اید به وضوح بیان کنید. اگر مهارت‌های ارتباطی مؤثری ندارید، ممکن است شخصی که با او مذاکره می‌کنید نداند دقیقاً چه می‌خواهید، یا ممکن است از مرزها عبور کند و پیشنهاداتی به شما بدهد که به نفع شما نباشد.

حتی بدتر از آن، فرآیند مذاکره ممکن است به یک بحث تمام عیار تبدیل شود که شما را در وضعیت بدی قرار می دهد و هیچ نتیجه ای در بر ندارد.

مهارت های ارتباطی خوب به شما این امکان را می دهد که با مذاکره کنندگان دیگر یک بحث مدنی داشته باشید، افکار خود را بیان کنید و فعالانه به ایده های دیگران گوش دهید. به این ترتیب، هیچ تضاد یا سوء تفاهمی وجود نخواهد داشت، و همه افراد حاضر در میز می توانند به سمت راه حلی سودمند متقابل تلاش کنند.

2. هوش هیجانی

هوش عاطفی به توانایی کنترل احساسات و تفسیر احساسات دیگران اشاره دارد. آگاهی از وضعیت عاطفی سایر مذاکره‌کنندگان می‌تواند به شما کمک کند آرام بمانید، آنچه را که آنها به آن اشاره می‌کنند متوجه شوید و روی موضوع مورد نظر تمرکز کنید.

هوش عاطفی، با این حال، اگر مراقب نباشید، می‌تواند مانع از دستیابی به توافقی شود. به عنوان مثال، وقتی احساسات مثبتی را در خود و سایر مذاکره‌کنندگان احساس می‌کنید، می‌توانید بیش از حد به میز مذاکره اعتماد کنید.

از طرف دیگر، می توانید آنقدر هیجان زده شوید که نمی توانید احساس اضطراب یا عصبی بودن را جبران کنید.

3. مهارت های برنامه ریزی

داشتن ایده روشن از آنچه می خواهید به دست آورید و اینکه شرایط چگونه محقق می شود، گام مهمی در فرآیند مذاکره است. این مانع از کنار گذاشتن برخی شرایط مهم یا غیرقابل مذاکره معامله شما می شود.

قبل از اینکه سر میز مذاکره بنشینید، منطقه توافق احتمالی (ZOPA) بین شما و سایر مذاکره کنندگان را در نظر بگیرید. ZOPA یا منطقه چانه‌زنی، محدوده‌ای است که شما و سایر طرف‌های مذاکره می‌توانید در آن امتیاز بدهید.

شما همچنین باید بهترین جایگزین خود را برای یک توافق مذاکره شده (BATNA) شناسایی کنید. اگر شرایط هیچ یک از طرفین همپوشانی نداشته باشد، BATNA شما قدم بعدی شما است. دانستن جایگزین خود قبل از چانه زنی باعث می شود در صورت شکست مذاکره، دست خالی نمانید.

4. مهارت های تصمیم گیری

برای موفقیت در طی یک مذاکره، باید بتوانید با اطمینان تصمیم بگیرید. وقتی مذاکره‌کنندگان دیگر به شما پیشنهادی می‌دهند، باید بتوانید جوانب مثبت و منفی را بسنجید تا بتوانید موافقت، مخالفت یا پیشنهاد متقابل ارائه دهید. اگر تصمیم گیرنده خوبی نیستید، ممکن است بدون مصالحه با طرف های مذاکره کننده دیگر رفت و آمد کنید. این به نوبه خود ممکن است اثرات منفی بر شما یا شرکت شما داشته باشد.

راهبردهای مذاکره قرارداد

اکنون که مهارت‌های لازم برای مذاکره قرارداد را می‌دانید، بیایید به استراتژی‌های کلیدی بپردازیم که به شما در ایجاد یک بحث بی‌وقفه کمک می‌کند.

1. نیازها و اهداف خود را بشناسید.

قبل از شروع مذاکره، باید نیازها و اهداف کلیدی خود را بشناسید. اینها دلایل شما برای تجارت با طرف مقابل است. داشتن این اطلاعات درک آنچه در قرارداد نیاز دارید را برای شما آسان تر می کند.

به عنوان مثال، اگر با فروشنده‌ای مذاکره می‌کنید که مواد حیاتی را برای خط تولید شما فراهم می‌کند، زمان‌های تحویل دقیقی که در فرآیند تولید شما تداخلی ایجاد نمی‌کند، برای گنجاندن آن در قرارداد بسیار مهم است.

2. سوال بپرسید.

پرسیدن سوالات در طول مذاکره قرارداد بسیار مهم است زیرا به شما کمک می کند تا درک کنید که مشتری بالقوه شما در چه وضعیتی قرار دارد. شما بینشی در مورد طرز فکر آنها پیدا خواهید کرد و هرچه بیشتر در مورد دلایل پشت نیازهای آنها بدانید، برای شما آسان تر خواهد بود که نیازهای خود را با آنها هماهنگ کنید و بالعکس.

3. گوش دادن فعال.

وقتی سؤال می‌پرسید، مطمئن شوید که گوش دادن فعال را نیز تمرین می‌کنید. اگر آنها به سختی می توانند یک کلمه وارد شوند، شما کنترل مذاکره را به دست می گیرید و به طرف مقابل اجازه نمی دهید نیازهای خود را بیان کند. اگر به طور کامل گوش نکنید، ممکن است چیزی را که آنها می گویند اشتباه تفسیر کنید و انگیزه پشت نیازهای آنها را نبینید.

4. همیشه واضح ارتباط برقرار کنید.

ارتباطات شفاهی و نوشتاری واضح کلید مذاکره موفق قرارداد است. شما می خواهید قرارداد را بخوانید و در شرایط فنی غرق نشوید، و می خواهید از طریق فرآیندهای فکری خود صحبت کنید تا به وضوح درک شوید.

5. مخالف نباشید.

ممکن است احساس کنید که نیاز دارید با محافظ خود وارد مذاکره شوید. با این حال، هدف از مذاکره این است که هر دو طرف نیازهای خود را برآورده کنند و شما باید سعی کنید این را به خاطر بسپارید.

مخالفت بودن می تواند مذاکره را از مسیر خارج کند. در حالی که ممکن است لازم باشد در مورد چیزهای خاصی محکم بمانید، بین قاطع بودن و خصومت بودن تفاوت وجود دارد.

نکات مذاکره قرارداد

برای موفقیت در مذاکره، در اینجا چند نکته وجود دارد که همیشه باید در نظر داشته باشید:

1. تحقیق کنید.

قبل از اینکه به میز چانه زنی برسید، می خواهید تا حد امکان اطلاعات بیشتری در مورد کسب و کاری که با آن شریک می شوید جمع آوری کنید. طرف مذاکره کننده با اطلاعات بیشتر معمولاً قدرت چانه زنی بیشتری دارد و می تواند راه حل های مطلوبی را بدون غفلت از نیازها و نکات دردناک طرف مقابل پیشنهاد دهد.

2. با پیش نویس قرارداد شروع کنید.

یکی از بزرگ‌ترین اشتباهاتی که تیم‌های فروش مرتکب می‌شوند، مذاکره درباره شرایط شراکت تجاری قبل از تنظیم قرارداد است. اگر چیزی برای مذاکره ندارید، ممکن است در طول فرآیند مذاکره از مسیر خارج شوید یا حتی برخی از شرایط را کنار بگذارید.

در عوض، یک پیش نویس قرارداد ساده ایجاد کنید. لزومی ندارد که کامل باشد، اما باید شامل شرایط اصلی باشد که مایل به پذیرش آن هستید و فضایی برای تنظیمات داشته باشد. این تضمین می‌کند که همه شرایط را بدون اتلاف وقت زیاد در بحث لمس کنید.

3. مذاکرات را به بخش هایی تقسیم کنید.

مذاکرات قرارداد می تواند بسیار زیاد باشد، به خصوص اگر طرف های درگیر شرکت های بزرگ باشند. به همین دلیل است که شما نباید با مذاکره در مورد شرایط مختلف به طور همزمان، رویکرد همه یا هیچ را در پیش بگیرید. این فقط باعث می شود هر دو طرف نسبت به (عدم پیشرفت) پیشرفت احساس ناامیدی و سردرگمی کنند.

در عوض، نقاط مذاکره را به اجزاء تقسیم کنید و روی هر کدام جداگانه توافق کنید. بنابراین به جای اینکه از طرف مقابل انتظار داشته باشید قبل از اینکه بتوانید به جلو بروید، همه شرایط شما را بپذیرد، مطمئن شوید که هر نقطه مذاکره قبل از پرداختن به مورد بعدی حل و فصل شده است. این راه بهتری برای پیشرفت است.

4. موارد غیر قابل مذاکره خود را به وضوح در میان بگذارید.

قبل از مذاکره برای قرارداد، شرایطی را تعیین کنید که نمی‌توانید از آنها سازش کنید. اینها غیرقابل مذاکره شما هستند. پس از شروع فرآیند مذاکره، به طور واضح به طرفین دیگر اجازه دهید بدانند که این شرایط چیست. شما باید در توضیح موارد غیر قابل مذاکره خود قاطع باشید تا از این که طرف های دیگر تصور نکنند آنها انعطاف پذیر هستند، جلوگیری کنید.

مذاکره به شما کمک می کند تا یک شراکت تجاری قوی ایجاد کنید.

مذاکره برای یک قرارداد چیز خوبی است. این تضمین می کند که هر دو گروه به آنچه می خواهند می رسند. اگر به روند مثبت برخورد کنید و فعالانه به آنچه طرف مقابل می‌گوید گوش دهید، با یک قرارداد فروش مواجه می‌شوید که به شما کمک می‌کند یک شراکت موفق ایجاد کنید.