Scope Creep چیست و چگونه در آن حرکت کنیم

تغییر درخواست‌های مشتری، نیاز به افزودن ویژگی‌ها و عملکردهای اضافی، و طیف وسیعی از مشکلات پیش‌بینی نشده دیگر می‌تواند کاری را که ممکن است به‌عنوان یک پروژه به ظاهر ساده آغاز شده باشد، پیچیده و طولانی کند. در بسیاری از موارد، خزش دامنه صرفاً مجموعه ای از عوارض پیش بینی نشده است.

در اینجا ما این مفهوم را کمی بیشتر بررسی می‌کنیم، دلایلی را که ممکن است به وجود بیاید را شناسایی می‌کنیم، راه‌هایی را که می‌توانید از آن جلوگیری کنید، مرور می‌کنیم و به یک مثال در دنیای واقعی نگاه می‌کنیم.

فهرست محتوا

قبل از اینکه بتوانید درک محکمی از خزش دامنه به عنوان یک مفهوم داشته باشید، در وهله اول باید درک کنید که scope چیست. اساساً، دامنه به وضوح “چه کسی، چه، چه زمانی و چگونه” یک پروژه را تعریف می کند. در مدیریت پروژه، دو نوع اصلی دامنه وجود دارد – محصول و پروژه.

محدوده محصول به مجموع ایده‌آل عملکردها و ویژگی‌هایی که یک پروژه برای یک محصول معین تولید می‌کند اشاره دارد. محدوده پروژه درک کاری است که یک سازمان باید انجام دهد تا آن عملکردها و ویژگی ها را ارائه دهد.

خزش دامنه زمانی اتفاق می‌افتد که ذینفعان در حین پیشرفت پروژه، کارکردها، ویژگی‌ها، نیازمندی‌ها یا سایر کارهای غیرمجاز را اضافه می‌کنند. اغلب منجر به مشکلاتی مانند ناکارآمدی، پروژه‌های ناقص، اجرای بیش از حد بودجه، تخلیه زمان غیرضروری و محصولاتی می‌شود که برنامه‌ها یا درخواست‌های مشتریان را منعکس نمی‌کنند.

علل خزش دامنه

1. فقدان محدوده مشخص

ساختار و وضوح برای مدیریت اثربخش پروژه مرکزی هستند – و برای جلوگیری از خزش دامنه ضروری است. اگر محدوده پروژه به وضوح مشخص نشده باشد، آنگاه این وظیفه ذینفعان درگیر است که در مورد چگونه، چرا، و چه چیزیچگونه و فرضیات را حدس بزنند. /em> یک پروژه.

پروژه‌ها با ایده‌های سطح بالا شروع می‌شوند که باید کاملاً تقطیر شوند و در راهنمایی پروژه عملی قرار گیرند. اگر دامنه پروژه شما صرفاً با شرایط تجاری تعریف شده باشد – با ارجاعات مبهم به ویژگی ها و عملکردهای درخواستی – شما خیلی برای تفسیر باز می گذارید. این اغلب به مدیریت تصادفی پروژه و به نوبه خود، خزش دامنه ترجمه می شود.

2. تفاوت در نظرات ذینفعان

خزش دامنه اغلب محصول جانبی «داشتن آشپزهای زیاد در آشپزخانه» است. اگر چندین ذینفع با درجه‌ای از اختیارات تصمیم‌گیری دارید که روی یک پروژه با هم کار می‌کنند، اختلاف نظر کم و بیش ناگزیر است.

همه ذینفعان دیدگاه‌های منحصر به فردی را برای یک پروژه به ارمغان می‌آورند که لزوماً چیز بدی نیست. همانطور که گفته شد، این دیدگاه‌ها اغلب اولویت‌ها و نظرات مختلفی را ایجاد می‌کنند که همیشه با هم ترکیب نمی‌شوند.

این نوع تنش می‌تواند استراتژی پروژه شما را مختل کند – جدول زمانی شما را تغییر می‌دهد، حس جهت‌گیری تیم شما را تضعیف می‌کند و در نتیجه شما را مستعد خزش دامنه می‌کند.

3. پروژه های بیش از حد طولانی

این معضل بیش از حد طولانی پروژه عموماً بیش از آنکه متوجه سهامداران شود، متوجه مشتریان می شود. هرچه پروژه شما طولانی تر باشد، مشتریان شما زمان بیشتری برای تغییر یا اضافه کردن محدوده پروژه شما دارند.

شاید ویژگی‌هایی وجود داشته باشد که رقبای آن‌ها اجرا کرده است که شرکت به فکر گنجاندن آن‌ها نبوده است. یا، تغییری در رهبری در کسب‌وکار وجود دارد که تصمیم می‌گیرد کارها را متفاوت انجام دهد.

صرف نظر از سناریو، این واقعیت باقی است – هر چه پنجره بزرگتر برای تکمیل یک پروژه باز شود، زمان بیشتری برای رخ دادن خزش دامنه خواهید داشت.

4. رهبری ضعیف

این بر کسی پوشیده نیست که فقدان راهنمایی دقیق، آگاهانه و متفکرانه می‌تواند هر پروژه را از مسیر خود خارج کند و آن را در معرض خزش دامنه قرار دهد. این به ویژه در مورد تعاملات رهبری با مشتریان صادق است.

اگر شما به‌عنوان یک رهبر پروژه، به اندازه کافی قاطع نباشید، مستعد مورد ضرب و شتم مشتریان خود هستید. اگر آنها فکر می‌کنند که شما فاقد تجربه کافی برای به عهده گرفتن مسئولیت هستید، ممکن است احساس کنند که فضای لازم برای مداخله را دارند – و در نتیجه ممکن است محدوده پروژه شما از شما دور شود.

5. عدم مشارکت کافی مشتریان در آغاز

اگر در اوایل با مشتری خود به طور واضح ارتباط برقرار نکنید، خود را در برابر خزش دامنه آسیب پذیر می کنید. شما باید درک کاملی از آنچه آنها از پروژه شما می خواهند و انتظار دارند داشته باشید.

راهنمای قطعی و نقش‌ها و اهداف پروژه به وضوح به شما کمک می‌کند تا شما را صاف کنید و درک بسیار بهتری از محدوده پروژه شما ارائه دهد.

چگونه از خزش دامنه جلوگیری کنیم

کلیه الزامات پروژه را مستند کنید.

شفاف بودن کلیدی برای جلوگیری از خزش دامنه است. همه افراد درگیر در یک پروژه نیاز به درک محکمی از آنچه از آنها انتظار می رود دارند. این با برقراری ارتباط با مشتریان و سهامداران شروع می شود تا تصویری محکم از آنچه همه می خواهند به دست آورید و همه الزامات ناشی از آن مکالمات را مستند کنید.

وقتی آن درخواست‌ها و ایده‌ها را در نظر گرفتید، می‌توانید آنها را اولویت‌بندی کنید و به تیم خود منتقل کنید. اکنون، شما یک تصویر ثابت و منسجم از چه پروژه خود دارید – به شما این امکان را می دهد که چگونه را با دقت بیشتری شکل دهید. این بینش در نهایت همه چیز را در مسیر خود نگه می‌دارد و به به حداقل رساندن خطر خزش در محدوده پروژه شما کمک می‌کند.

ارتباط کامل را در طول فرآیند حفظ کنید.

این نقطه شبیه به نقطه بالا است. این بر این واقعیت استوار است که هنگام تلاش برای جلوگیری از خزش دامنه، وضوح ضروری است. همه – از مشتریان گرفته تا مدیران گرفته تا تیمی که روی پروژه کار می کنند – باید در یک صفحه باشند. اگر ماهیت آن را به همه طرف‌های درگیر در پروژه منتقل نکنید، حتی یک محدوده کاملاً تعریف‌شده نیز می‌تواند از شما دور شود.

برای جلوگیری از خزش دامنه، باید پیشرفت تیم خود را نیز بررسی کنید. به طور مداوم از آنها بپرسید که طرف آنها چگونه پیش می رود و مطمئن شوید که در مسیر خود ادامه می دهند یا در صورت نیاز به آنها کمک کنید.

اگر نبض محکمی در مورد چگونگی پیشرفت پروژه دارید، می‌توانید جلوتر از خزش دامنه بالقوه باشید – همه اینها با ارتباط باز و مداوم شروع می‌شود.

نمونه‌های خزش دامنه

Chrysler PT Cruiser

کرایسلر در زمینه توسعه و عرضه PT Cruiser در سال 2001 در رأس بیشتر جنبه‌ها قرار داشت. عناصر پروژه مانند طراحی و تولید بسیار خوب بودند. اما این برند نتوانست یک جزء کلیدی از حوزه پروژه خود را در نظر بگیرد – زمان تحویل نمایشگاه.

این نظارت باعث شد که با نزدیک شدن به خط پایان پروژه، در برابر خزش ناگهانی و سریع دامنه آسیب پذیر شود. مدیران اجرایی و سرنخ‌های کارخانه تولید به سختی می‌توانستند بر سر زمان‌های تحویل توافق کنند که هم برای شرکت و هم برای فروشندگان منفرد کار می‌کرد – باعث انتشار ناموفق و چندین صاحب نمایندگی ناامید شد.

قهرمانی دو و میدانی جهانی 2019

در سال 2019، قطر میزبان مسابقات جهانی دو و میدانی بود. با هیجان خرید حق میزبانی رویدادهای ورزشی جهانی، قطر نتوانست یک پایگاه هواداران خانگی از تماشاگرانی ایجاد کند که در چنین رویدادهایی شرکت کنند.

اگر این کشور به وسعت پروژه خود که در این مورد توجه رسانه های ورزشی بین المللی را به کشورشان جلب می کرد، نگاه می کرد، شاید قطر نیاز به تماشاگران خانگی را درک می کرد. این عدم حمایت از طرفداران باعث شد بسیاری از صندلی‌ها خالی و بلیت‌ها فروخته نشود – که قهرمانی دو و میدانی جهان را از این جنبه یک شکست تلقی می‌کند.

ماشین الکتریکی دایسون

اگرچه نام تجاری Dyson یک برند معروف جاروبرقی و خانگی است، دایسون همچنین امیدوار بود تا سال 2021 یک خودروی الکتریکی راه اندازی کند. پروژه ماشین الکتریکی برنامه ریزی شده بود و در طول یک دهه انجام شد. اما، این پروژه با شکست مواجه شد زیرا هیئت مدیره برنامه ای برای به دست آوردن بودجه اضافی یا برنامه ای برای تغییر در اقتصاد نداشت.

از آنجایی که تغییرات در پروژه پرهزینه بود و بودجه اضافی به درستی به دست نیامد، خزش دامنه رخ داد. ماشین الکتریکی دایسون شکست خورده تلقی شد و این پروژه برای همیشه کنار گذاشته شد.

جلوگیری از خزش دامنه

خزش دامنه می‌تواند یک کابوس مطلق برای مدیران پروژه باشد – و حتی بهترین‌ها نیز از رویارویی با آن مصون نیستند. بدون تعریف درست محدوده پروژه، خزش دامنه می تواند به سرعت بهترین ایده ها را کنار بگذارد.

با این وجود، اگر به طور کامل برنامه‌ریزی کنید، هوشیار باشید و خطوط ارتباطی باز را در طول فرآیند حفظ کنید، باید در موقعیت خوبی برای به حداقل رساندن یا از بین بردن خطر مواجهه با خزش دامنه باشید.