هر چیزی که تا به حال در مورد استخدام دستیار مجازی فکر کرده اید (و بیشتر)

یک نظرسنجی در محل کار در واقع نشان داد که کارمندان ایالات متحده در شرکت هایی با 1000 کارگر یا بیشتر تنها 45 درصد از هفته کاری خود را صرف وظایف شغلی اولیه می کنند. بقیه زمان کجا رفت؟ خوب، 14٪ از وقت آنها صرف ایمیل و 40٪ دیگر صرف جلسات، “وقفه ها” و … کارهای اداری شده است.

وقتی “وظیفه اداری” را در نظر می گیرید کمی مبهم می شود. یک کار اداری برای یک فروشنده با یک مشاور املاک یا طراح گرافیک متفاوت است. اما همه ما آنها را داریم. آنها روزهای ما را به هم می ریزند و ما را زیر آب نگه می دارند و گاهی اوقات عملکرد ضعیفی داریم.

خوشبختانه، فناوری به ما فرصت جدیدی برای پیشرفت داده است: دستیارهای مجازی. اما این موجودات افسانه ای چه کسانی هستند؟ چگونه می دانید که به یکی نیاز دارید؟ و به کجا نگاه می کنید؟ من همه آن پاسخ ها و موارد دیگر را در زیر دریافت کرده ام.

دستیارهای مجازی چه می کنند

دستیاران مجازی بر اساس قرارداد برای کسب و کار شما کار می کنند. می‌توانید آن‌ها را استخدام کنید تا تعداد ساعات مشخصی در هفته یا ماه یا برای مدت یک پروژه خاص کار کنند.

می‌توانید یک دستیار مجازی استخدام کنید برای کمک به تقریباً هر کار، از تنظیم مبلمان اداری گرفته تا پاسخگویی به ایمیل ها و حتی جستجوی خط لوله شما.

دستیارهای مجازی می‌توانند در انجام وظایف اداری، مانند ورود داده‌ها، که زمان ارزشمندی را که شما یا کارکنان تمام وقتتان می‌توانید برای کارهای با ارزش‌تر صرف می‌کنید، صرف کنند، کمک کنند.

همچنین می‌توانید برای پروژه‌های فنی بیشتر، مانند کارهای طراحی یا کمک مالیاتی، یک دستیار مجازی استخدام کنید، جایی که ممکن است استخدام تمام وقت لازم نباشد.

مزایای دستیار مجازی

دستیارهای مجازی مخصوصاً برای کارآفرینان، صاحبان مشاغل کوچک، یا متخصصان پرمشغله ای که به دنبال افزایش سرسام آور حرفه خود هستند مفید هستند. در اینجا چند مزیت استخدام دستیار مجازی آورده شده است:

• دستیارهای مجازی می توانند مقرون به صرفه تر از استخدام یک کارمند تمام وقت باشند.
• دستیاران مجازی می‌توانند در پروژه‌های فنی، مانند ایجاد یک ویدیوی شرکت، بر اساس نیاز کمک کنند، بنابراین مجبور نیستید یک فیلمبردار تمام وقت استخدام کنید.
• دستیارهای مجازی می‌توانند با حذف کارهای بی‌اهمیت یا اداری، زمان بیشتری را در روز به شما بدهند.
• دستیارهای مجازی می‌توانند زمان بیشتری را برای شما صرف کنند تا با خانواده یا پروژه‌های شخصی خود بگذرانید.
• دستیارهای مجازی می توانند سطح استرس را کاهش دهند و از فرسودگی شغلی شما یا کارمندانتان جلوگیری کنند.

زمان استخدام دستیار مجازی

کارآفرینان اغلب فکر می کنند، “من خودم می توانم این کار را بهتر انجام دهم.” در واقع ، اکثر ما اغلب چنین فکر می کنیم. و اگرچه ممکن است درست باشد، اما هر کار را شایسته وقت و توجه شما نمی کند.

تفاوتی بین انضباط نفس و شهادت وجود دارد – حتی در محل کار. در اینجا چند راه وجود دارد که به شما می گوید برای دستیار مجازی آماده هستید:

• وقتی فهرستی از کارهای تکراری دارید که به طور منظم انجام می دهید – آیا ۹۰ دقیقه در روز را صرف پاسخ دادن به ایمیل ها می کنید؟ آن را بنویسید. 30 دقیقه در هفته رزرو هتل؟ اینو به لیست اضافه کن. 15 دقیقه پر کردن گزارش هزینه؟ شما مته را می دانید. ممکن است تعجب کنید که این کارهای کوچک چقدر از هفته شما فاصله دارد — و کدام یک به طور منظم ظاهر می شوند.
• وقتی روند رو به عقب و جلو می دانید – به طور کلی، باید با وظایفی که به دستیار مجازی خود محول می کنید کاملاً آشنا باشید. از آنجایی که هدف این است که کارهای کوچک را از روی بشقاب خود حذف کنید، اینها باید پروژه هایی باشند که به طور منظم انجام می دهید. این همچنین به شما کمک می کند تا راهنمایی های واجد شرایطی را پیدا کنید که می توانید به طور کامل آموزش دهید.
• زمانی که تجزیه و تحلیل هزینه و فایده انجام می دهید – این ضرب المثل قدیمی را شنیده اید، “20٪ از کارها 80٪ از ارزش را تامین می کنند.” از فهرست کارهای تکراری خود استفاده کنید تا میزان زمانی را که هر هفته در این پروژه ها تلف می کنید، اضافه کنید – و اینکه چقدر از حقوق شما صرف تکمیل آنها می شود.
• زمانی که به کمک تمام وقت نیاز ندارید – از دستیار مجازی به جای شغلی که باید تمام وقت باشد استفاده نکنید. اگر نیاز به استخدام یک توسعه‌دهنده وب دارید، سعی نکنید هزینه‌ها را با انجام آن کاهش دهید. شما بر شرکت و دستیار مجازی خود فشار وارد خواهید کرد. و نتیجه نهایی احتمالاً در دراز مدت هزینه بیشتری برای شما خواهد داشت. به دنبال یک دستیار مجازی برای پروژه های یکباره یا کارهای کوچکی باشید که کارمند حقوق بگیر را توجیه نمی کند.
• وقتی پول دارید – بودجه خود را زیاد نکنید. فقط زمانی کمک استخدام کنید که جریان درآمد شما بتواند از آن پشتیبانی کند یا نتواند بدون آن زندگی کند.

1. روند خود را مستند کنید

با یادداشت برداری از فرآیندی که می خواهید برون سپاری کنید، شروع کنید. هر مرحله را یادداشت کنید، در صورت لزوم، اسکرین‌شات‌ها را اضافه کنید، و بینش دقیقی در مورد اینکه ترجیح می‌دهید این کارها چگونه انجام شود، اضافه کنید. این به شما کمک می‌کند تا تشخیص دهید کدام مهارت‌ها و تجربه‌ها برای گنجاندن در بخش بعدی فرآیند کاملاً ضروری هستند…

2. یک شرح شغل ایجاد کنید

از ابزارهایی استفاده کنید که دستیار مجازی شما باید در آنها مهارت داشته باشد، مانند اکسل، پاورپوینت یا Gmail. سطوح تجربه و مهارت های ترجیحی را به اشتراک بگذارید. و یک لیست دقیق از وظایفی که آنها انجام خواهند داد را فراموش نکنید. همچنین توصیف مقیاس درخواست یا کسب و کارتان مفید است.

اگر پیش‌بینی می‌کنید که دستیار مجازی شما باید در مدیریت یک صندوق ورودی شلوغ پر از درخواست‌های مدیران و مشتریان سازمانی ماهر باشد، این انتظار را در شرح شغل تنظیم کنید تا نامزدهای واجد شرایط را جذب کنید.

3. شامل یک آزمون متقاضی

یک آزمایش در برنامه خود بگنجانید. اگر مدیر محتوا هستید استخدام یک VA برای مدیریت مشارکت کنندگان مهمان، از آنها بخواهید به چند درخواست ایمیل جعلی پاسخ دهند یا چندین جایگاه سرمقاله را در یک تقویم خیالی برنامه ریزی کنند. با آزمایش توانایی‌های آن‌ها، می‌توانید افرادی را که در مهارت‌های خود اغراق می‌کنند از بقیه جدا کنید.

4. یک کلمه کلیدی یا “تخم مرغ عید پاک” را در پست شغلی خود اضافه کنید

این به ویژه برای سایت‌هایی که شرح شغل دستیار مجازی را پست می‌کنید و کارجویان موجود درخواست می‌کنند مفید است. یک خط در پایین شرح شغل خود اضافه کنید و از متقاضیان بخواهید که “نقل قول مورد علاقه استیو جابز را در پاسخ خود وارد کنید”. این تضمین می‌کند که دستیارانی را که واقعاً ایمیل شما را نخوانده‌اند یا جزئیات گرا نیستند حذف کنید.

5. انجام مصاحبه

در صورت امکان، مصاحبه ای انجام دهید. در حالی که برخی از شرکت‌های دستیار مجازی شما را با یک دستیار از پایگاه داده خود جفت می‌کنند، برخی دیگر به شما اجازه می‌دهند با دستیار خود ملاقات کنید تا هر دو طرف بتوانند مناسب بودن را تعیین کنند. اگر قادر به انجام مصاحبه هستید، سوالاتی مانند:

را در نظر بگیرید

• “چگونه اولویت ها را تغییر می دهید؟“
• “روز کاری خود را چگونه ساختار می دهید؟“
• “درباره زمانی به من بگویید که با یک موقعیت استرس زا در محل کار مواجه شده اید. چگونه پاسخ دادید؟“

این سؤال‌ها به شما بینشی در مورد ویژگی‌های نامشهود می‌دهد که در رزومه یا نمایه دستیار وجود ندارد.

6. به صورت آزمایشی شروع کنید

باز هم، این همیشه ممکن نیست. اگر شرکتی را انتخاب می‌کنید که به شما امکان می‌دهد دستیارتان را آزمایش کنید، مطمئن شوید که زودتر با هم ارتباط برقرار کرده‌اید، تا هر دو طرف بدانند که اگر مناسب نباشد، خروجی وجود دارد. معمولاً دو هفته برای تصمیم گیری در مورد اینکه آیا با هم خوب کار خواهید کرد کافی است.

7. برای آموزش دستیار خود وقت بگذارید

برای اینکه این کار کار کند و در وقت شما صرفه جویی کند، بسیار مهم است که دستیار شما به خوبی آموزش دیده باشد. در طول چند هفته اول خود برای پاسخ دادن به سؤالات، ارائه مستندات جامع از وظایفی که انجام خواهند داد، و توضیح اینکه چرا و چگونه ترجیح می‌دهید هر کار تکمیل شود، وقت بگذارید.

8. انتظارات واقع بینانه داشته باشید

شما در حال استخدام یک دستیار مجازی هستید، نه یک کارمند تمام وقت. دلیلی وجود دارد که تصمیم گرفتید این نقش را در خانه وارد نکنید، بنابراین انتظار وفاداری، درک از کسب و کار خود یا ارتباط با دستیار مجازی خود را نداشته باشید که شما یک حرفه ای حرفه ای هستید. حفظ انتظارات خود در چشم انداز، کلید یافتن و حفظ رابطه کاری سالم با دستیارتان است.

9. از قطع رابطه و حرکت سریع نترسید

به این ترتیب، اگر دستیار مجازی شما کار نمی کند — از قطع سریع رابطه نترسید. برای راهنمایی در مورد نحوه حرکت رو به جلو با پشتیبانی مشتری تماس بگیرید.

1. زمانی را برای ورود

در نظر بگیرید

انتظار نداشته باشید که دستیار مجازی شما پس از هفته اول به طور کامل افزایش یابد. بسته به نوع کاری که انجام می دهند – و چند ساعت در هفته برای شما کار می کنند – ممکن است نسبت به یک کارمند تمام وقت طول بکشد. از آنجا که آنها احتمالاً در یک زمان چند مشتری را متعادل می کنند، ممکن است هفته ها طول بکشد تا VAs با تجارت و صنعت شما آشنا شوند.

در صورت امکان، VA خود را در همان فرآیند آموزش و حضور کارکنان خود قرار دهید. این زمینه ارزشمندی را برای VA شما در مورد کسب و کار، اهداف شرکت و مشتریان شما فراهم می کند. فقط مطمئن شوید که به دستیارتان در حین ورود به هواپیما نیز هزینه پرداخت می‌کنید.

2. بیش از حد ارتباط برقرار کنید

در طول اولین هفته کار خود، اعلام حضور روزانه خود را از طریق Slack، تماس تلفنی، یا جلسه ویدیویی برنامه‌ریزی کنید تا بپرسید وضعیت دستیار مجازی شما چگونه است، سؤالاتی را که در روز داشته‌اند بررسی کنید و در مورد مسائل یا پروژه‌های باقی‌مانده بحث کنید. از روز یا هفته.

اگر، برای مثال، دستیار مجازی شما مکاتبات ایمیلی را برای شما می نویسد، برای بررسی آخرین دور ویرایش های خود که در آن بازخوردی در مورد کار VA ارائه می دهید، وقت بگذارید و به آنها اجازه دهید از شما سؤال بپرسند.

3. اسناد کافی ارائه دهید

قبل از تاریخ شروع دستیار مجازی خود، اسناد آموزشی دقیق را برای هر یک از وظایفی که روی آنها کار می کنند بنویسید. برای مثال، اگر فردی را استخدام می‌کنید تا در جستجوی لینکدین به شما کمک کند. هر مرحله از فرآیند جستجوی خود را بنویسید، بهترین روش ها برای شرکت شما، و با چه کسی برای سؤالات خاص تماس بگیرید.

در صورت امکان، تصاویر صفحه را اضافه کنید. هنگامی که راهنمای شما به پایان رسید، دستیار مجازی خود را در یک جلسه آموزشی جامع از طریق سند عبور دهید. و اجازه دهید سند آموزشی را نگه دارند تا در چند هفته اول تکمیل وظایف شما به آن مراجعه کنند.

4. انتظارات واقع بینانه داشته باشید

دستیار مجازی شما کارمند تمام وقت شرکت شما نیست. آنها احتمالاً کار مشتری دیگری را در دستور کار خود دارند و نمی توان انتظار داشت که کار شرکت شما را بر کار دیگری اولویت دهد.

آن‌ها روی اهداف یا فرهنگ شرکت شما سرمایه‌گذاری نمی‌کنند، و آزادی بیشتری برای عقب انداختن ضرب‌الاجل‌ها یا زمان‌بندی‌ها با نوسان در دسترس بودنشان دارند.

5. اولویت بندی رابطه

فقط به این دلیل که دستیار مجازی شما پشتیبانی لازم را ارائه می‌کند، به این معنا نیست که شما نباید مانند یک کارمند تمام وقت جدید، احساس خوش‌آمدگویی یا عضوی از تیم را در او ایجاد کنید.

یک ناهار خوشامدگویی ترتیب دهید، آنها را به سایر اعضای تیم خود معرفی کنید، و آنها را مانند سایر افراد تازه استخدام شده در شرکت خود سوار کنید. هرچه دستیار مجازی شما در شرکت شما یکپارچه‌تر احساس کند، در تولید کاری که با ارزش‌ها و اهداف شما همسو باشد، سرمایه‌گذاری بیشتری خواهد کرد.

6. بدانید چه زمانی این موقعیت باید به صورت تمام وقت استخدام شود

وقتی به طور مداوم ساعات اضافی را با دستیار مجازی خود رزرو می کنید، برای دستیار مجازی دوم خریداری می کنید یا کسب و کار شما به یک متخصص تمام وقت نیاز دارد، استخدام یک کارمند حقوق بگیر را در نظر بگیرید.

ادامه برون سپاری وظایفی که شامل یک موقعیت تمام وقت است، بر سایر کارمندان، کسب و کار و دستیار مجازی شما فشار وارد می کند که منجر به فرسودگی شغلی و توقف رشد می شود.

دستیار مجازی املاک و مستغلات

دستیاران مجازی املاک و مستغلات کارهای کوچکی را انجام می‌دهند، مانند پاسخ دادن به ایمیل‌ها، به‌روزرسانی فهرست‌ها و پیگیری سرنخ‌ها. این به نمایندگان زمان بیشتری برای کار با مشتریان فعلی برای بستن معاملاتی که باعث رشد کسب و کار آنها و کسب ارجاع می شود، می دهد.

Mod Virtual، پشتیبانی واقعی، TaskBullet و کارشناسان پذیرش مکالمه همگی دستیاران مجازی متخصص در املاک و مستغلات را ارائه می دهند. هماهنگ‌کنندگان تراکنش‌های مجازی، سیل اسناد مورد نیاز برای بستن تراکنش‌ها را جمع‌آوری و سازماندهی می‌کنند.

دستیاران فروش سرنخ‌های واجد شرایط یا منابع سرنخ را شناسایی می‌کنند و اقدامات اولیه را انجام می‌دهند. و متخصصان عمومی تقویم شما را مرتب نگه می دارند، علائم حیاط را در دارایی های جدید نصب می کنند، و با به روز رسانی لیست ها در MLS، حساب Zillow، یا CRM، وارد کردن داده ها را مدیریت می کنند.

در اینجا چند زمینه دیگر وجود دارد که در آنها دستیاران مجازی املاک و مستغلات می توانند به کسب و کار شما کمک کنند:

• بسته های خریدار بسازید
• مدیریت تراکنش ها
• ورود داده
• طراحی پاورپوینت یا ارائه
• بازخورد مشتری
• طراحی گرافیکی برای ایمیل‌ها، وب‌سایت‌ها یا رسانه‌های اجتماعی
• مدیریت رسانه های اجتماعی
• پست های وبلاگ یا ایمیل بنویسید
• پرورش سرب
• کاوش
• مدیریت هدیه مشتری
• ساخت پیوند وب سایت

اگر بیش از حد بر روی رشد کسب و کار املاک و مستغلات تمرکز دارید، استخدام یک شرکت واقعی را در نظر بگیرید دستیار مجازی املاک ارزشی که آنها به ارمغان می آورند می تواند بی ارزش باشد.

به اندازه کافی انجام داده اید. واقعا. به خود استراحت دهید و کارهای مهم را انجام دهید. استخدام یک دستیار مجازی را در نظر بگیرید و ببینید آنها چه کاری می توانند برای رفاه و رشد حرفه ای شما انجام دهند. و برای نکات بیشتر در مورد ابزارهای فروش برای مشاغل کوچک، این پست را بررسی کنید.