ایجاد یک راه حل سفارشی CRM: 6 مرحله کلیدی برای حسابرسی

تقریباً هر کسب‌وکاری – صرف نظر از مقیاس یا صنعت آن – از استفاده از یک CRM، اما هیچ سیستم جهانی و آماده ای وجود ندارد که کاملاً مناسب هر شرکتی باشد. و برخی از سازمان‌ها قدر منحصربه‌فرد هستند که ممکن است حتی یک CRM که نیازهای آنها را پوشش می‌دهد در بازار پیدا نکنند.

این نوع شرکت‌ها ممکن است در موقعیت دشواری قرار بگیرند و مجبور شوند گزینه‌های خاصی را بررسی کنند – از جمله ایجاد یک CRM سفارشی از ابتدا.

در اینجا، این احساس را خواهیم داشت که چه زمانی برای یک کسب و کار مناسب است که یک CRM سفارشی ایجاد کند، چرا بهتر است به جای آن یک CRM آماده بخرید، مراحل ایجاد یک CRM از ابتدا، و برخی اطلاعات در مورد اشیاء سفارشی – حد وسط عملی بین دو نوع سیستم.

چرا ممکن است یک CRM سفارشی بخواهید

کسب و کار شما نیازهای خاصی دارد که نمی توانید آنها را در یک CRM آماده پیدا کنید.

هر شرکتی به خودی خود متفاوت است، اما برخی از آنها کمی منحصربه‌فردتر از سایرین هستند – چه در ساختار، مقیاس، صنعت یا نیازهای عمومی تجاری آنها. ایجاد یک CRM سفارشی معمولاً برای آن نوع سازمان‌ها مناسب است.

این کسب‌وکارها ممکن است نیازهایی داشته باشند یا فرآیندهایی را انجام دهند که خیلی خاص یا غیرمتعارف برای یافتن در یک CRM آماده وجود ندارد – آنها با قالب و محدودیت‌های تعیین‌شده توسط یک سیستم مستقر مطابقت ندارند.

به عنوان مثال، مدارس گاهی اوقات برای همسویی با CRM های آماده مشکل دارند. دانشگاه‌ها، مدارس راهنمایی و مهدکودک‌ها هم دانش‌آموزان و هم والدین را دارند که می‌توانند با آنها ارتباط برقرار کنند و به آنها پاسخ دهند، و مفهوم «معاملات» – که برای چندین CRM مرکزی است – همیشه در زمینه عملکرد آنها قابل استفاده نیست.

کسب و کار شما فقط به چند ویژگی CRM نیاز دارد.

برخی کسب و کارها ممکن است به همه عملکردها، زنگ ها و سوت های یک CRM آماده نیاز نداشته باشند. عملیات آنها ممکن است به اندازه ای ناچیز باشد که فقط به تعداد انگشت شماری از ویژگی های این نوع سیستم ها نیاز داشته باشد. در این موارد، شرکت‌ها ممکن است ایجاد یک CRM را از ابتدا عملی یا مقرون به صرفه‌تر بدانند که فقط پایه‌های مورد نیاز آنها را پوشش می‌دهد.

چرا ممکن است نباید یک CRM سفارشی بخواهید

معمولاً برای مشاغل کوچکتر مقرون به صرفه نیست.

یک CRM سفارشی اغلب یک سرمایه گذاری عظیم و اولیه است. قیمت معمولاً در ده‌ها هزار دلار است، اما سیستمی با مجموعه‌ای از ویژگی‌های گسترده ممکن است بیش از 100000 دلار هزینه داشته باشد.

معادل با این طرح قیمت گذاری این است که شما مجبور نیستید هزینه های اشتراک CRM آماده را در درازمدت بپردازید – که بسته به اندازه کسب و کار شما، می تواند تا چند هزار دلار در ماه باشد. /p>

اما گران‌ترین طرح‌های آماده CRM برای شرکت‌های بزرگ محفوظ است. کسب و کارهای کوچکتر معمولاً هزینه کمتری برای CRMهای از پیش بسته بندی شده پرداخت می کنند، بنابراین در بسیاری از موارد، ایجاد یک سیستم سفارشی برای این نوع سازمان ها مقرون به صرفه نیست.

آموزش می‌تواند بدون منابع معتبری مانند ویدیوها/آموزش‌ها سخت‌تر باشد.

یکی دیگر از دغدغه های ایجاد یک CRM از ابتدا به آموزش مربوط می شود. CRM های سفارشی با همان منابع آماده ای که CRM ها برای راحت کردن کارمندان با سیستم جدید دارند، ارائه نمی شوند.

کسب و کارهایی که CRMهای آماده می فروشند ممکن است مربیان اختصاصی داشته باشند که می توانند شخصاً کارمندان شما را از طریق سیستم یا سایر مطالب و محتوا راهنمایی کنند تا برای آنها به عنوان مرجع هنگام یادگیری طناب های CRM استفاده شود، مانند این ویدیوی آموزشی از HubSpot:

به‌روزرسانی کل شرکت در یک CRM سفارشی می‌تواند انرژی و منابع را کاهش دهد – برای همه افراد درگیر. مدیریت باید روی وسایلی سرمایه‌گذاری کند تا به کارکنان خود بیاموزد چگونه از سیستم استفاده کنند، و آن کارکنان باید زمان و تلاش زیادی را برای بررسی نحوه عملکرد سیستم بدون مواد مرجع خارجی اختصاص دهند.

CRMهای آماده بیشتر اثبات شده و صیقلی هستند.

هر CRM سفارشی که اخیراً تکمیل شده است، اولین در نوع خود است – این یک نرم افزار کاملاً جدید است که در زمان آزمایش نشده، به طور مداوم ارتقاء داده نشده است، یا به طور کامل اصلاح نشده است. یک CRM آماده احتمالا برای مدتی در بازار وجود داشته است.

این بدان معناست که احتمالاً مورد توجه قرار گرفته است، به طور معمول اشکال زدایی شده است، و حداقل چند به روز رسانی را پشت سر گذاشته است. چنین تاریخچه ای باعث می شود که با یک برند تثبیت شده برای بسیاری از کسب و کارها – اگر نه بیشتر – گزینه پایدارتر باشد.

1. اهداف، محدودیت ها و بودجه خود را درک کنید.

اولین قدم برای ایجاد یک CRM سفارشی، سنجش اینکه آیا و چرا به آن نیاز دارید، است. شما باید به دقت در نظر بگیرید که چه چیزی از سیستم خود می خواهید – امیدوارید با CRM خود به چه چیزی برسید؟

آیا به دنبال کاهش هزینه ها از طریق اتوماسیون هستید؟ آیا می خواهید همکاری بین بخشی را روان تر و قابل دسترس تر کنید؟ آیا می خواهید استراتژی های فروش جدیدی را بر اساس تجزیه و تحلیل های پیشرفته شکل دهید؟

دقیقاً چه چیزی را از CRM خود می خواهید پین کنید. این نشان می دهد که در نهایت چه نوع سیستمی را می سازید – انتخابی که در یکی از سه دسته:

• عملیاتی: CRMهای طراحی شده برای ساده‌سازی و ساده‌سازی فرآیندهای تجاری اصلی سازمان
• تحلیلی: CRMهایی که بر گردآوری و تجزیه و تحلیل داده‌ها برای کمک به شرکت‌ها در ارائه خدمات بهتر به مشتریانشان تکیه دارند
• مشارکتی: CRMهایی که بخش‌های بازاریابی، فروش و خدمات شرکت را قادر می‌سازند اطلاعات مشتریان را آزادانه با یکدیگر به اشتراک بگذارند تا هماهنگی در سطح شرکت بهبود یابد

از آنجا، محدودیت‌های دیگری را در نظر بگیرید که ممکن است شرکت شما هنگام ساخت یک CRM سفارشی با آن مواجه شود. اطمینان حاصل کنید که همه چیز را در مورد سیاست حفظ حریم خصوصی شرکت خود و سایر عوامل قانونی مشخص کرده اید. همچنین باید در نظر داشته باشید که چه کسی از سیستم استفاده خواهد کرد و درجات مختلفی از دسترسی کارکنان شما خواهد داشت.

در نهایت – و شاید مهمتر از همه – بفهمید که چقدر مایلید برای این سیستم جدید هزینه کنید. CRM های سفارشی ارزان نیستند و وقتی می خواهید ویژگی های اضافی را اضافه کنید، برچسب قیمت می تواند به سرعت افزایش یابد. درک محکمی از وضعیت مالی خود داشته باشید و بودجه مناسبی برای سیستم خود تعیین کنید.

2. ویژگی ها و مشخصات فنی ترجیحی خود را تعیین کنید.

در اینجا لیست خواسته های خود را ایجاد می کنید. ویژگی های مختلفی را که می خواهید در CRM سفارشی خود بگنجانید، شناسایی کنید. آیا ویژگی های تجزیه و تحلیل فروش را می خواهید؟ ابزارهای مدیریت حساب؟ پایگاه دانش؟ منابع تقسیم بندی مشتری؟ ادغام با برخی از برنامه‌ها و خدمات شخص ثالث؟

این نوع سوالات را در نظر بگیرید و تمام ویژگی‌هایی را که می‌خواهید بررسی کنید و مشخص کنید. سپس، آن ویژگی ها را بررسی کنید تا مواردی را که کاملاً نیاز دارید شناسایی کنید. هنگامی که خواسته ها و نیازهای خود را در نظر گرفتید، مجموعه ای از ویژگی ها را انتخاب کنید که با اهداف و بودجه شما مطابقت دارد.

3. طراحی UI/UX آدرس.

رابط و قابلیت استفاده CRM سفارشی شما ممکن است دو عامل کلیدی در تعیین نوار برای آنچه کارمندان شما می توانند از سیستم شما دریافت کنند باشند. آنها همچنین دیکته می کنند که کارکنان شما چقدر راحت می توانند از آن استفاده کنند.

این نکته بسیار مهم است و باید به دقت به آن توجه کنید. به احتمال زیاد، شخص ثالثی را برای شکل دادن به UX خود انتخاب خواهید کرد – یک توسعه دهنده ماهر که می تواند یک تجربه کاربری یکپارچه ایجاد کند، مهم نیست که CRM شما چقدر پیچیده یا ساده است.

و یک CRM سفارشی باید دقیقاً همین باشد — سفارشی. اگر یک CRM از ابتدا می سازید، باید هویت برند شما را منعکس کند. شما می توانید از یک CRM آماده به عنوان نقطه شروع برای اینکه چگونه به نظر می رسد و چگونه کار می کند، استفاده کنید، اما در نهایت، طراحی شما باید مال شما باشد.

هنگامی که این بخش از سیستم را ترسیم و تأیید کردید، می‌توانید به مرحله بعدی بروید.

4. برنامه‌ریزی کنید، QA را انجام دهید و آزمایش کنید.

پس از قفل کردن و ارائه طرح و نمونه اولیه خود به تیم توسعه، برنامه نویسی می تواند شروع شود. شما یک چارچوب در جای خود دارید – اکنون زمان آن است که آن را کامل کنید. شما باید تحویل سخت را تنظیم کنید و یک نقشه راه پروژه برای این مرحله داشته باشید.

از آنجا، تیم توسعه شما شروع به برنامه نویسی و ساخت معماری سیستم می کند. پس از انجام همه این موارد، سازمان شما QA و تست های مربوط به بخش را انجام می دهد تا مطمئن شود که CRM جدید شما عاری از نقص و اشکال است قبل از اینکه کارکنان شما شروع به استفاده از آن کنند.

5. CRM خود را راه اندازی کنید و کارکنان خود را آموزش دهید.

هنگامی که CRM سفارشی خود را تا حدی آزمایش کردید که از قابلیت استفاده، عملکرد و کمبود آن اطمینان داشتید، می توانید راه اندازی خود را شروع کنید. این یک روند تدریجی است. شما نمی توانید فقط یک دکمه را فشار دهید و بگویید، “خب، CRM جدید ما اکنون کاملاً خوب است!” این به این آسانی نیست.

شما باید سیستم را به آرامی وارد جریان کاری شرکت خود کنید — با انجام هر نوع ادغام پایگاه داده که برای از بین بردن کارها نیاز دارید. همچنین باید CRM جدید خود را روی همه دستگاه‌های شرکت خود نصب کنید.

و شاید مهمتر از همه، شما باید به کارکنان خود نحوه استفاده از سیستم را آموزش دهید. شما باید یک زیرساخت آموزشی قوی داشته باشید تا مطمئن شوید که کارمندان شما از CRM شما استفاده موثری می‌کنند.

6. سیستم خود را به طور مداوم نظارت، نگهداری و بهبود دهید.

CRM سفارشی شما احتمالاً به‌طور خودکار به بهترین شکل ممکن نخواهد بود. ممکن است با اشکالاتی مواجه شوید، شکایاتی در مورد ویژگی‌های خاص دریافت کنید، یا بخش‌هایی از سیستم را پیدا کنید که جای بهبود دارند.

کلید در اینجا تشویق و پاسخ به بازخورد کارکنانتان است. از آنها بخواهید کارهایی را که در CRM شما انجام می دهند و دوست ندارند برجسته کنند و از این بینش به عنوان نقطه مرجع اصلی خود هنگام انجام تنظیمات و به روز رسانی استفاده کنند.

ممکن است ویژگی هایی داشته باشید که از آنها استفاده نکنید، یا ممکن است برخی از عملکردهای کلیدی را که در ابتدا نادیده گرفته اید از دست داده باشید. CRM سفارشی شما تقریباً مانند هر نوع نرم افزار دیگری است – تکرارها و به روز رسانی های مختلفی را پشت سر می گذارد. به نحوه پاسخ کارکنان خود به سیستم خود توجه داشته باشید و بر اساس آن تنظیم کنید.

اشیاء سفارشی: راهی برای پل زدن شکاف

وقتی صحبت از CRM به میان می آید، مفاهیم آماده و سفارشی همیشه متقابلاً منحصر به فرد نیستند. برخی از CRM های آماده ویژگی هایی به نام “اشیاء سفارشی” را ارائه می دهند – ساختارهایی برای ذخیره انواع داده هایی که با ویژگی های استاندارد سیستم مطابقت ندارند.

به عنوان مثال، یک CRM آماده ممکن است تنها تعداد معدودی از ساختارهای داده را پوشش دهد – مانند مخاطبین، شرکت‌ها، معاملات و بلیط‌ها. اما اگر همان سیستم به اشیاء سفارشی اجازه دهد، کسب‌وکارها می‌توانند منابعی را برای محاسبه عواملی مانند اطلاعات حمل و نقل مرتبط با معاملات یا استفاده از برنامه مرتبط با شرکت‌ها ایجاد کنند.

در نهایت، ایجاد یک CRM از ابتدا برای هر کسب و کاری مناسب نخواهد بود. اغلب برای برنامه ریزی، ساخت و راه اندازی، سرمایه گذاری عظیم اولیه، تلاش قابل توجه و زمان زیادی نیاز است.

اگر کسب و کار شما در نظر دارد یک CRM سفارشی ایجاد کند، باید مطمئن شوید که مقرون به صرفه و کاملا ضروری است. اگر می‌توانید ویژگی‌های مورد نیاز خود را در یک CRM آماده با قیمت معقول‌تری بیابید، باید در این مورد اشتباه کنید – به‌ویژه اگر آن سیستم به اشیاء سفارشی اجازه دهد.