نوشتن ایمیل های رسمی: راهنمای نهایی

می‌دانید که در حال نوشتن یک ایمیل رسمی هستید، اگر مجبور باشید مکث کنید و بپرسید، “آیا این خیلی عادی است؟” یا “از چه سلامی استفاده کنم؟” یا «آیا این لحن درست است؟»

وقتی وارد دنیای کار شدم، متوجه شدم که به صندوق ورودی خود خیره شده ام و چشمک زدن مکان نما را تماشا می کنم. من در مرحله دوم انتخاب کلمه خود را حدس می زنم و پیام را چندین بار می خوانم تا مطمئن شوم که درست است. با این حال، پس از آزمون و خطا، دریافتم نوشتن یک ایمیل رسمی نیازی به مشکل نیست.

استفاده از این دستورالعمل‌های ایمیل رسمی راهی مطمئن برای اطمینان از اینکه ایمیل‌های تجاری شما درست نیستند، است. شما همیشه پیام کاملی را ارسال خواهید کرد، چه برای اولین بار تماس بگیرید یا فقط .

فهرست محتوا

ایمیل رسمی چیست؟

ایمیل‌های رسمی پیام‌هایی هستند که به سطح بالایی از رسمیت نیاز دارند. معمولاً، شما گیرنده را نمی‌شناسید یا فقط آنها را در یک زمینه تجاری می‌شناسید. ممکن است به یک مشتری یا یک کارفرمای بالقوه پیام ارسال کنید. هدف انتقال احترام و حرفه ای بودن در حین انتقال پیام شماست.

زمان نوشتن یک ایمیل رسمی

یک ایمیل رسمی هنگام انجام تجارت، ارسال یک پرسش حرفه ای، یا مکاتبه در مورد یک شغل استفاده می شود. بیایید برخی از سناریوهای رایج را که به ایمیل‌های رسمی نیاز دارند، بررسی کنیم.

برنامه های شغلی

هنگامی که برای یک نقش جدید درخواست می دهید، می خواهید بهترین کار خود را به کار بگیرید. بنابراین، در ایمیل های خود، باید حرفه ای بودن و جدیت خود را نشان دهید. احتمالاً پیامی شبیه نامه همراه با لحن رسمی برای تحت تأثیر قرار دادن گیرنده قرار می دهید.

مکاتبات تجاری

ایمیل‌های رسمی اغلب هنگام انجام تجارت استفاده می‌شوند. این شامل ارتباط با مشتریان، تماس با شرکای تجاری یا درخواست اطلاعات از تامین کنندگان است. در اینجا، شما به دنبال این هستید که به گیرنده نشان دهید که نقش خود را جدی می‌گیرید و امیدوارید که آنها نیز همین کار را انجام دهند.

ایمیل‌های رسمی نیز روشی عالی برای نشان دادن مشتریان بالقوه هستند که به وقت آنها احترام می‌گذارید و می‌توانید با احتیاط وضعیت آنها را مدیریت کنید.

ارتباط با رهبران ارشد

بسته به نقش و فرهنگ سازمانتان، ممکن است لازم باشد هنگام کار با رهبران ارشد، ایمیل‌های رسمی بنویسید. این امر به ویژه در هنگام درخواست یا کمک گرفتن از این افراد معتبر صادق است. یک ایمیل رسمی نشان می دهد که شما به آنها احترام می گذارید و ساختار سلسله مراتبی محل کار را تایید می کنید.

برخورد با شکایات یا اختلافات

در دنیای تجارت، موانع اجتناب‌ناپذیر هستند. هنگام بحث در مورد این چالش ها، می خواهید ایمیل های رسمی بنویسید. این درست است چه با یک همکار، مشتری، فروشنده یا مدیر کار کنید. ارتباط واضح و مختصر لحن حرفه ای را حفظ می کند و شانس حل را افزایش می دهد.

موضوعات قانونی

اگر وکلا یا نهادهای نظارتی درگیر هستند، ایمیل‌های خود را رسمی نگه دارید. زبان دقیق و لحن رسمی در این مواقع ضروری است. برخی از عبارات معانی بسیار خاصی دارند، و شما باید مطمئن شوید که آن را به درستی دریافت کرده اید.

1. سلام مناسب بکنید.

ابتدا، یک تبریک مناسب. معرفی‌های معمولی مانند «هی،» «سلام،» یا فقط نام شخص باید برای مکاتبات معمولی با دوستان، خانواده و همکاران آشنا رزرو شود.

اگر به یک مدیر اجرایی، همکار تجاری یا مشتری بالقوه خطاب می‌کنید، لحن رسمی‌تری داشته باشید. در اینجا چند تبریک ایمیل رسمی وجود دارد که باید در نظر بگیرید:

1. [Name] عزیز،
2. سلام [Name]،
3. به کسانی که ممکن است مربوط باشد،
4. سلام [Name]،
5. عزیز [نام بخش]،
6. عزیز [عنوان شغلی]،
7. کمیته جستجوی عزیز،
8. صبح بخیر، [Name]،
9. امیدوارم این ایمیل شما را خوب بیابد.

وقتی شک دارید، همیشه احوالپرسی را انتخاب کنید که بیشتر رسمی باشد تا معمولی. یک سلام برای لگد زدن به حاشیه برای همیشه؟ «آقا یا خانم عزیز.» اینم چرا.

آنچه دوست داریم: [name] عزیز یا سلام [name] آزمایش شده و درست است. آنها به راحتی قابل تشخیص ترین تبریک برای ایمیل هستند و بدون توجه به شرایط، لحن حرفه ای خود را حفظ می کنند.

2. آدرس ایمیل خود را بررسی کنید.

اگر ایمیلی از نام مستعار کاری خود ارسال نمی کنید، دوباره به آدرس ایمیل شخصی خود مراجعه کنید تا مطمئن شوید که حرفه ای است و منعکس کننده مرحله فعلی زندگی شما است.

اگر هنوز آدرس sk8rgurl2003@aol.com را دنبال می‌کنید، به آدرسی که ترکیبی از نام و نام خانوادگی شما را شامل می‌شود، به‌روزرسانی کنید. این تضمین می‌کند که اولین برداشت شما معتبر و بزرگسال است – و نه معادل کلاه کامیون‌داران اوایل دهه 2000.

نکته حرفه ای: رسمی نگه داشتن ایمیل خود قطعا راه حلی است. استفاده از نام یا حروف اول خود با دنباله ای منحصر به فرد از اعداد همیشه بر یک آدرس ایمیل شخصی تر ترجیح داده می شود.

3. یک فونت حرفه ای انتخاب کنید.

بخوانید: Comic Sans بنفش را کنار بگذارید. در حالی که ممکن است ترجیح دهید از فونت پاپیروس در مکاتبات شخصی خود با دوستان و خانواده استفاده کنید، اما با انتخاب Arial، Times New Roman یا Calibri، ایمیل های حرفه ای خود را بدون حواس پرتی نگه دارید.

بالاخره، شما می خواهید اولین چیزی که خواننده شما متوجه آن می شود پیام شما باشد، نه فونت شما.

آنچه ما دوست داریم: Arial یک فونت پایه است و معمولاً پشتیبانی می شود. ساده نگه داشتن آن، ارائه شما را بهبود می بخشد و به خواننده این امکان را می دهد که به جای فونت، روی پیام شما تمرکز کند.

4. خط موضوع خود را بسازید.

برای نرخ باز بهینه، خط موضوع خود را هفت کلمه یا کمتر نگه دارید، و سعی نکنید خواننده خود را با خطوط موضوعی شدید در اولین ایمیل خیره کنید. قبل از اینکه خط موضوع خود را بنویسید، سه سوال از خود بپرسید:

1. “مخاطبان من کیست؟” آیا این یک مدیر اجرایی، یک مدیر بازاریابی، یا شاید یک صاحب کسب و کار کوچک است؟ دانستن اینکه مخاطب شما چه کسی است به مرحله شماره دو کمک می کند…
2. “آنها به چه چیزی اهمیت می دهند؟” خط موضوع شما اولین برداشت خواننده شما از شما است (منهای آدرس ایمیل شما). با تمرکز بر چیزی که به آن اهمیت می دهند، آن را به حساب بیاورید. این ممکن است یک ارتباط متقابل، یک نقطه دردناک تجاری یا جلسه ای باشد که قبلاً برنامه ریزی کرده اید. موضوع خود را با آنها مرتبط کنید و ایمیل را باز کنید.
3. “آیا خط موضوع من نشان دهنده آنچه در داخل است؟” هرگز سعی نکنید گیرنده خود را فریب دهید تا ایمیل شما را باز کند. اگر پیامی با موضوع «در رابطه با تماس هفته آینده،» ارسال می‌کنید و چنین تماسی برنامه‌ریزی نشده است، می‌خواهید به‌عنوان هرزنامه علامت‌گذاری شده و اعتماد و اعتبار خود را از دست بدهید.

کوتاه، واضح و مختصر بهترین راه برای باز کردن مکاتبات رسمی است. در اینجا چند نمونه خط موضوع وجود دارد:

• “RE: تماس آزمایشی 6/8 با HubSpot.
• “[ارتباط متقابل] توصیه می‌کند چت کنیم.”
• “جلسه RE: تماس آزمایشی با HubSpot.
• “پیگیری RE: تماس تلفنی با HubSpot.“
• “سوال در مورد [هدف].“
• “سلام [name]، [سوال]؟“
• «یک [منافع] برای [شرکت بالقوه].
• “ما [درج واقعیت] مشترک داریم.”

می‌خواهید الهام بیشتری از خط موضوع داشته باشید؟ این لیست، تضمین شده است که مشتریان بالقوه را برای باز کردن، خواندن و پاسخ دادن دریافت کنند.

نکته حرفه‌ای: در این مثال، شما می‌خواهید آن را موقعیتی نگه دارید. به خاطر داشته باشید که مخاطبان شما چه کسانی هستند و می خواهید چه چیزی را منتقل کنید. این اطلاعات را روی موضوع کار کنید تا تجربه را از ابتدا تا انتها چشم نوازتر نگه دارید.

5. خودتان را معرفی کنید.

اولین جمله شما باید به آنها بگوید تو کی هستی — بدون اینکه بگویی آنها داستان زندگی شما بسیاری از ما ایمیل ها را با نام، عنوان، شرکت و کاری که شرکت ما انجام می دهد شروع می کنیم.

بسیاری از ما نیز چنین ایمیل‌هایی دریافت می‌کنیم و پاراگراف اول را مرور می‌کنیم، زیرا هنوز برایمان مهم نیست. می‌خواهیم بدانیم فرستنده چه کاری می‌تواند برای ما انجام دهد، نه اینکه برای چه کسی و چرا این کار را انجام می‌دهد.

این چیزی است که نباید انجام دهید:

آوریل عزیز،

اسم من لزلی است و مدیر پارک در بخش پارک‌ها و تفریحات ایندیانا هستم. ما برای زیباتر کردن پارک‌های ایندیانا و بازدیدکننده‌پسندتر تلاش می‌کنیم.

من امروز تماس می‌گیرم تا ببینم آیا شما علاقه مند به کسب اطلاعات بیشتر در مورد ابتکار تابستانی ما برای بردن بچه‌های بیشتری به بیرون و پارک‌ها هستید یا خیر. می‌دانم که شما یک کمپ تابستانی را اداره می‌کنید، و من دوست دارم در مورد شراکت با شما برای استفاده از پارک‌های ما برای فعالیت‌های خاص در فضای باز صحبت کنم.

اگر مایلید بیشتر بدانید به من اطلاع دهید.

با احترام،
لسلی ناپ

این ایمیل طولانی است. زمان زیادی را صرف می‌کند تا به آوریل بگوید لسلی کیست، و هرگز به این موضوع نمی‌پردازد که چگونه استفاده از پارک‌های محلی برای آوریل و کمپ تابستانی او مفید خواهد بود. در عوض، این تبریک را امتحان کنید:

آوریل عزیز،

آیا بچه های اردوگاه تابستانی شما (و مشاوران) تا به حال نیاز به تغییر صحنه بعد از یک یا دو هفته در همان مکان دارند؟ من Leslie Knope با بخش Parks & Rec هستم، و دوست دارم به کمپینگ‌های شما کمک کنم تا تابستان امسال در پارک‌های محلی ما انرژی مصرف کنند.

اگر می‌خواهید درباره برنامه پارک‌های تابستانی ما بیشتر بدانید، زمان را در تقویم من در اینجا رزرو کنید: [پیوند تقویم را وارد کنید]

امیدوارم به زودی با شما صحبت کنم.

با احترام،
لسلی ناپ

این ایمیل کوتاه‌تر است، با مزایا همراه است و فقط با نام لزلی و نام شرکت دنبال می‌شود. همچنین با یک فراخوان واضح بسته می شود. تاثیرگذارتر؟ من می گویم.

آنچه ما دوست داریم: معرفی فوری خود در این فرآیند بسیار مهم است. حفظ مقدمه خود در اولین جمله از متن ایمیل به اطلاع خواننده شما کمک می کند. اگر مشخص نباشد که این ایمیل از کجا آمده است، مخاطبان شما کمتر احتمال دارد ادامه دهند.

منبع تصویر

6. مطالب را کوتاه و مختصر بنویسید.

همانطور که در بالا توضیح داده شد، ایمیل‌های حرفه‌ای خود را با مقدار زیادی “کرک” یا اطلاعاتی که برای گیرنده شما مهم نیست، سنگین نکنید. ایمیل های خود را برای طول و وضوح ویرایش کنید. گلوله‌ها، پاراگراف‌های جدید و فهرست‌ها را هر کجا که می‌توانید اضافه کنید. این ابزارهای قالب‌بندی می‌توانند خواندن ایمیل شما را آسان‌تر و تاثیرگذارتر کنند.

در اینجا نمونه‌ای از کارهایی است که نباید انجام دهید:

سلام رون،

اسم من دونا است و هفته گذشته در کنفرانس نجاران ایندیانا ملاقات کردیم. من می خواستم با شما در مورد چند کار قراردادی برای چند نفر از مشتریانم پیگیری کنم. به طور مشخص به یک نفر جهت ساخت 50 نیمکت پارکی، سه عدد آلاچیق و هشت عدد آلاچیق نیازمندم. من در حال جمع‌آوری پیشنهادات از چند نجار محلی هستم و امیدوار بودم که بتوانید تا پایان هفته پیشنهادی برای این پروژه‌ها به من ارائه دهید.

متشکرم،
دونا میگل

این بد است. تشخیص مرتبط‌ترین بخش‌های پیام دونا دشوار است، و زبان آن کمی معمولی است. در عوض، این را امتحان کنید:

سلام رون،

اسم من دونا است و هفته گذشته در رویداد Carpenters of Indiana صحبت کردیم. من در حال حاضر در حال جمع آوری پیشنهادها برای پروژه های زیر هستم:

• ۵۰ نیمکت پارک
• 3 آلاچیق
• 8 آلاچیق

من باید این پروژه‌ها را حداکثر تا 6 ژوئن 2023 انجام دهم، و درخواست می‌کنم همه پیشنهادات تا 15 مارس 2023 برگردانده شوند.

کار شما چشمگیر است و امیدوارم پیشنهادی از شما دریافت کنیم.

با احترام،
دونا میگل

این ایمیل بسیار مستقیم‌تر، حرفه‌ای‌تر و منظم‌تر است. خواندن آن برای خواننده آسان است، به وضوح مهمترین اطلاعات را نشان می دهد، و احتمال دریافت پاسخ دونا از رون را افزایش می دهد.

نکته حرفه ای: کوتاه و شیرین قطعا می تواند مفید باشد، اما پیام خود را کم فروشی نکنید. شما می خواهید به نقطه مورد نظر باشید. کل هدف مکاتبات را در یک یا دو پاراگراف خلاصه کنید. بدون سر و صدا کردن توجه خواننده را حفظ نمی کند، اما عدم ارائه اطلاعات کافی می تواند به همان اندازه آسیب زا باشد.

7. از بستن رسمی استفاده کنید.

آماده ای برای آوردن آن به خانه؟ مطمئن شوید که ایمیل خود را ببندید به طور مناسب. مراحل پایانی معمولی مانند “به سلامتی،” “متشکرم،” و “بهترین،” را برای همکاران نزدیک خود بگذارید. یکی از موارد زیر را انتخاب کنید که رسمی تر است و در زیر بسته می شود:

1. از اینکه وقت گذاشتید متشکرم،
2. با احترام،
3. با احترام،
4. متشکرم،
5. منتظر نظرات شما هستم،
6. روز فوق العاده ای داشته باشید،
7. با احترام،
8. با سپاس،
9. به زودی پیگیری خواهد شد.

منبع تصویر

این نشانه‌ها لحن مناسب را در آخرین قطره ایمیل رسمی شما منتقل می‌کنند. همانطور که با همکاران تجاری خود رابطه برقرار می کنید، طبیعی است که موارد معمولی و بسته می شود. تا آن زمان، این خداحافظی ها بهترین گزینه شماست.

چیزی که ما دوست داریم: “با احترام” بهترین توصیه ما است، یک پایان کلاسیک دیگر که به طور موثر پیام شما را کامل می کند.

8. یک امضای حرفه ای بگنجانید.

اگر آدرس ایمیل شما اولین بار است، امضای ایمیل شما آخرین بار است. مطمئن شوید که شامل موارد زیر است:

• نام شما.
• اطلاعات تماس شما (شماره تلفن، وب سایت، پیوند تقویم، آدرس).
• عنوان شما.
• یک هد شات حرفه ای.
• پیوند یا نشانی برای هر جایزه حرفه ای که اخیراً دریافت کرده اید.
• پیوندها به کانال های رسانه های اجتماعی مناسب (مانند لینکدین یا توییتر).

می‌خواهید نمونه‌هایی از امضاهای ایمیل ستاره‌ای از افراد واقعی را ببینید؟ این خلاصه نمونه‌های امضای ایمیل حرفه‌ای را بررسی کنید.

نکته حرفه ای: در اکثر موارد، از جمله نام کامل و برخی از اطلاعات اولیه، مانند عنوان شغل یا هر اطلاعات تماس، برای بستن یک ایمیل کاملاً ساخته شده کافی است.

9. تصحیح.

ممکن است بی‌معنا به نظر برسد، اما وقتی یک پیش‌نویس ایمیل را سه بار متوالی بخوانید، از آنچه نادیده می‌گیرید تعجب می‌کنید.

به جای اعتماد به چشم خود، متن ایمیل خود را در Microsoft Word رها کنید و از ابزار Review > Spelling & Grammar آنها استفاده کنید.

همچنین می‌توانید پیام خود را در ویرایشگر Hemingway برای تصحیح جملات اجرا شده، کاما اسپلایس و سایر خطاهای دستوری مزاحم.

همیشه دوبار بررسی کنید که نام گیرنده و نام شرکت خود را به درستی نوشته اید. اگر چیزی وجود دارد که پرهای صندوق ورودی من را به هم می زند، این است که ایمیلی به خطاب به “مگان” ارسال می شود، زمانی که نام من در همه جای اینترنت به عنوان “مگ” درج شده است یا دیدن کسی که به من می گوید چقدر “Hubspot” را دوست دارد. حروف بزرگ “HubSpot” است.

آنچه ما دوست داریم: استفاده از ابزارهای ارائه شده توسط سیستم شما همیشه یک مزیت خواهد بود. تصحیح کنید و سپس یک بررسی املایی انجام دهید تا مطمئن شوید که هیچ اشتباهی وجود ندارد.

الگوی ایمیل رسمی

اکنون که 9 جنبه مهم یک ایمیل رسمی را مورد بحث قرار دادیم، بیایید آنها را کنار هم قرار دهیم تا الگویی ایجاد کنیم که تقریباً در هر موقعیتی بتوانید از آن استفاده کنید.

[خط موضوع مناسب]

[Name] عزیز،

اسم من [نام شما] است، و در حال تماس هستم تا [مزایایی را که ارائه می‌دهید یا درخواستی که از آنها دارید درج کنید].

[دو تا سه جمله از نکته اصلی و فهرست گلوله‌ای یا عبارات پررنگ در صورت لزوم پشتیبانی می‌کند.

[در صورت لزوم CTA اضافه شود].

با احترام،
[امضا]

می‌خواهید به الگوهای ایمیل بیشتری دسترسی داشته باشید؟ این الگوها، تضمینی برای شروع رابطه با مشتری احتمالی شما هستند. و اینجا را کلیک کنید تا یاد بگیرید چگونه آدرس ایمیل تقریباً هر کسی را بدون ترسناک بودن پیدا کنید.

نمونه ایمیل رسمی

تجسم یک الگو در عمل دشوار است، بنابراین بیایید با استفاده از همه بهترین روش‌های خود نمونه‌ای ایجاد کنیم تا الگوی بالا را زنده کنیم.

RE: Parks & Rec + Sweetums Proposal

سلام نیک،

اسم من تام هاورفورد است و هفته گذشته در مورد پیشنهاد Sweetums برای عرضه کننده انحصاری لیموناد برای تمام پارک های ایندیانا در سال 2024 صحبت کردیم.

من می‌خواهم در تقویم‌های مربوطه خود جلسه‌ای داشته باشم تا در مورد موارد زیر بحث کنیم:

• زمانی که لیموناد به مراکز تغذیه پارک تحویل داده می شود
• اندازه و قیمت لیموناد
• تلاش های بازیافت برای فنجان های لیموناد استفاده شده

لطفاً وقت خود را در تقویم من در اینجا رزرو کنید: [پیوند به تقویم]

با احترام،
تام هاورفورد
مدیر، پارک و تفریحات Pawnee
123-456-7890

آخرین مقاله من را در مورد طرح “پارک های سالم، شما سالم” در اینجا ببینید.

نوشتن ایمیل های رسمی عالی

نوشتن یک ایمیل رسمی نباید ترسناک باشد – و نباید خفه کننده باشد. از این نه نکته برای ایمیل‌های حرفه‌ای بهتر استفاده کنید و اطمینان حاصل کنید که مکاتبات شما احترامی را که شایسته آن هستید به ارمغان می‌آورد.