تسلط بر ارتباطات حرفه ای: عنصر مخفی موفقیت تجاری

ارتباط ضعیف چه هزینه ای برای کسب و کار شما دارد؟ در ایالات متحده، کسب‌وکارها 1.2 تریلیون دلار از دست می‌دهند. سالانه، که بالغ بر 12506 دلار به ازای هر کارمند در سال است – همه به دلیل ارتباط ناکارآمد است. این زنگ هشدار برای شرکت‌ها نشان می‌دهد که ارتباطات حرفه‌ای صرفاً یک امر خوب نیست، بلکه یک امر ضروری است.

برای پیشرفت در این دوران، باید فراتر از حد معمول بروید و بر هنر ارتباط موثر تسلط داشته باشید.

فهرست مطالب:

ارتباط حرفه ای چیست؟

ارتباطات حرفه ای عمل به اشتراک گذاری اطلاعات، ایده ها، نظرات و احساسات برای ایجاد درک متقابل در یک محیط تجاری است. این شامل ارتباطات کلامی، نوشتاری، بصری و غیرکلامی است که برای محیط های حرفه ای خاص طراحی شده است.

به عنوان مثال، ارائه یک ارائه متقاعدکننده، نوشتن یک ایمیل مختصر، یا شرکت در یک جلسه سازنده، ارتباط حرفه‌ای مؤثر را با انتقال پیام‌ها به وضوح و حرفه‌ای نشان می‌دهد.

نمونه های ارتباط حرفه ای

ارتباطات حرفه ای متنوع است، از ارائه های پرمخاطره گرفته تا نشانه های غیرکلامی. در اینجا نمونه هایی از رایج ترین سناریوهای ارتباطی حرفه ای آمده است.

ایمیل های تجاری

آنها را دوست داشته باشید یا از آنها متنفر باشید، ایمیل ها روش ترجیحی برای برقراری ارتباط با مشتریان تجاری هستند. یک نظرسنجی اخیر نشان داد که 62٪ از متخصصان ایمیل را به پلتفرم‌های دیگری مانند Slack (11%)، ابزارهای مدیریت پروژه (11%)، تلفن (9%) و جلسات حضوری (3%) ترجیح می‌دهد.

این امر در مورد ارتباطات داخلی نیز صادق است – ایمیل‌ها با نرخ استفاده 31% در صدر قرار دارند و پس از آن Slack با 30%.

ارائه ها

ارائه‌ها ایده‌ها و دیدگاه‌ها را زنده می‌کنند و بر تصمیم‌گیری تأثیر می‌گذارند. یک ارائه خوب این قدرت را دارد که مخاطبان شما را مجذوب خود کند، اطلاعات پیچیده را با وضوح منتقل کند و تأثیری ماندگار بر جای بگذارد. این هنر داستان سرایی، کمک‌های بصری مؤثر و ارائه مطمئن برای تعامل، اطلاع‌رسانی و متقاعد کردن را با هم ترکیب می‌کند.

جلسات

جلسات به تیم‌های شما امکان می‌دهد تا ایده‌ها را تبادل کنند، تصمیم بگیرند و اطمینان حاصل کنند که همه با اهداف مشترک هماهنگ هستند. با این حال، ارتباطات حرفه ای ضعیف ممکن است بر بهره وری جلسات تأثیر بگذارد — 60 % از افراد گزارش می دهند که به طور منظم زمان خود را در جلسات تلف می کنند.

برای معنی دار کردن جلسات خود، بیان اهداف و دستور کارها به وضوح، فقط از شرکت کنندگان ضروری دعوت کنید و یک محیط ساختاریافته و متمرکز را حفظ کنید.

ارتباطات کتبی

ارتباطات نوشتاری در محل کار بر اساس صنعت و نقش شما متفاوت است. با این حال، رایج‌ترین فرم‌ها عبارتند از نامه‌های تجاری، یادداشت‌ها، پیشنهادات پروژه، صورتجلسات جلسه و گزارش‌ها.

هدف آنها: ایجاد ارتباط روشن بین ذینفعان. به عنوان مثال، انتقال اطلاعات، انجام پرس و جو، به اشتراک گذاری به روز رسانی، جستجوی تایید، حفظ روابط قوی، و کمک به رهبران در تصمیم گیری آگاهانه.

ارتباط کلامی

ارتباطات کلامی طیف وسیعی از تعاملات حرفه ای را در بر می گیرد، از درگیر شدن در گفتگوهای رو در رو یا تلفنی گرفته تا ایجاد ارتباطات معنادار از طریق شبکه های تجاری.

نمونه‌هایی از ارتباط کلامی عبارتند از:

• گفتگوهای کوچک برای ایجاد روابط (مثلاً صحبت در مورد آب و هوا، خانواده و سرگرمی ها)
• اشتراک گذاری اطلاعات (به عنوان مثال، درخواست یا ارائه اطلاعات، پرداختن به سوالات، و بحث درباره ایده ها)
• سخنرانی عمومی (به عنوان مثال، ارائه سخنرانی، میزبانی یا نظارت پانل ها، و شرکت در جلسات) 
• مذاکره و متقاعدسازی (به عنوان مثال، ارائه استدلال، متقاعد کردن دیگران، و رسیدن به توافق)
• گوش دادن فعال (مثلاً نشان دادن علاقه، پرسیدن سؤالات شفاف و خلاصه کردن نکات کلیدی)
• حل تعارض (به عنوان مثال، بحث و حل و فصل اختلافات، یافتن زمینه مشترک و سازش)
• ارائه و دریافت بازخورد (به عنوان مثال، ارائه انتقاد سازنده، قدردانی از دستاوردها و جستجوی بهبود)
• شبکه سازی و ایجاد رابطه (به عنوان مثال، شرکت در رویدادها، معرفی خود و شرکت در گفتگوهای حرفه ای)
• انجام مصاحبه (به عنوان مثال، پرسیدن سوال، ارزیابی پاسخ ها، و ارزیابی نامزدها)
• همکاری تیمی و هماهنگی (به عنوان مثال، بحث در مورد وظایف، تخصیص مسئولیت ها، و هماهنگی تلاش ها)
• مروری و مربیگری< /a> (به عنوان مثال، ارائه راهنمایی، به اشتراک گذاری دانش، و ارائه پشتیبانی)

رسانه های اجتماعی و ارتباطات آنلاین

رسانه های اجتماعی و ارتباطات آنلاین می توانند درها را به روی فرصت هایی برای تعامل حرفه ای باز کنند. به عنوان مثال، ایجاد پست های جذاب برای ایجاد روابط و گفتگوهایی که می تواند منجر به همکاری های تجاری شود. یا میزبانی وبینارها و پخش زنده برای ارتباط با مخاطبان خود و افزایش فروش، ثبت نام یا سرنخ برای شرکت شما.

استفاده از کانال‌های آنلاین می‌تواند به شما در ایجاد وفاداری به برند و به اشتراک گذاشتن بینش‌های ارزشمند در حین ایجاد یک جامعه آنلاین پر جنب و جوش کمک کند.

چرا ارتباط حرفه ای موثر برای تجارت مهم است؟

این بیماری همه‌گیر کارگران دوردست بیشتری را به وجود آورد و ارتباطات حرفه‌ای را برای موفقیت مداوم سازمان‌ها حیاتی کرد. اما گزارش سال 2023 32٪ از متخصصان را نشان می‌دهد. بر این باورند که ارتباط با مشتریان و همکارانشان در 12 ماه گذشته چالش برانگیزتر شده است.

تجاری که به این موضوع اشاره می‌کنند در تلاش هستند خود را تطبیق دهند و 74 درصد از آنها ابزارهای جدیدی را برای سازماندهی، برقراری ارتباط و مدیریت بهتر پروژه‌ها اتخاذ می‌کنند.

ایجاد روابط قوی

ارتباط موثر ایجاد روابط قوی با مشتریان و همکارانتان را آسان‌تر می‌کند. برای مثال، می‌توانید با پرسیدن سؤال از مشتریان، گوش دادن به نیازهایشان، ارائه توصیه‌های مفید و ارائه یک تجربه ثابت و عالی به مشتریان، اعتماد و ارتباط با آنها ایجاد کنید.

برای همکاران، می‌توانید با به اشتراک گذاشتن اطلاعات، احترام گذاشتن به نظرات دیگران و نشان دادن همدلی، همکاری را بهبود بخشید و یک محیط کاری مثبت ایجاد کنید.

افزایش بهره وری

ارتباطات مؤثر تأثیر مستقیمی بر سطوح بهره‌وری در سازمان دارد. کارمندانی که احساس می‌کنند ارتباط دارند و به خوبی آگاه هستند، هستند. 71٪ احتمال بیشتری دارد که مولد باشد.

برعکس، مشکلات ارتباطی می تواند منجر به اتلاف زمان و کاهش کارایی شود. نظرسنجی توسط Project.co 68٪ از افراد را نشان می‌دهد. اعتراف می کند که شخصاً در نتیجه مشکلات ارتباطی در تجارت خود وقت خود را تلف می کند.

ارتباط ضعیف همچنین می‌تواند به فرسودگی شغلی، استرس، خستگی و ناکارآمدی کمک کند. به عنوان مثال، 35٪ از افراد به دلیل اختلالات ارتباطی، ناامیدی ناشی از گم شدن و گم شدن فایل‌ها را تجربه کردند.

حل و فصل تعارضات

تعارض در محل کار ممکن است در هر زمانی رخ دهد. ارتباطات حرفه ای می تواند تعارضات را کاهش داده و به طور موثرتری حل و فصل کند. پنجاه و سه درصد از افراد در نظرسنجی Project.co به دلیل مشکلات ارتباطی در کسب و کار خود، پیام های مهمی را از دست داده اند. ارتباط نادرست می تواند منجر به سوء تفاهم و تنش در بین اعضای تیم شود.

این ممکن است گاهی منجر به جابجایی کارکنان شود، به طوری که 10٪ از مشاغل به دلیل مشکلات ارتباطی، کارمندان خود را از دست می دهند. ایجاد کانال‌های ارتباطی شفاف می‌تواند تضادها را به سرعت برطرف کند و تأثیر منفی آن‌ها را بر تجارت کاهش دهد.

ایجاد یک تصویر مثبت

ارتباط موثر فراتر از تعاملات داخلی است و نقشی حیاتی در شکل دادن به تصویر خارجی شرکت ایفا می کند. کیفیت ارتباطات به شدت بر تجربیات مشتریانی که از یک تجارت دریافت می‌کنند تأثیر می‌گذارد.

سی درصد از افراد در نظرسنجی Project.co به دلیل مشکلات ارتباطی در مشاغلی که با آنها تعامل داشتند، تجربه مشتری ضعیفی داشته اند. و 12% دیگر از مشاغل به همین دلیل مشتریان خود را به رقبا از دست دادند.

با اولویت‌بندی ارتباطات مؤثر، کسب‌وکارها می‌توانند رضایت مشتری را افزایش دهند، اعتماد ایجاد کنند و شهرت مثبتی در بازار ایجاد کنند.

مهارت های ارتباطی حرفه ای

تسلط بر مهارت های ارتباطی حرفه ای در محیط کار امروزی ضروری است. در اینجا چندین مهارت ضروری وجود دارد که می تواند توانایی های ارتباطی شما را بهبود بخشد:

بیان واضح و مختصر: افکار و ایده های خود را به وضوح بیان کنید و آنها را به طور مختصر برای ارتباط موثر بیان کنید. به عنوان مثال، از اصطلاحات تخصصی یا پیچیدگی های غیرضروری اجتناب کنید، تا فردی که با او در ارتباط هستید بتواند پیام شما را درک کند.

گوش دادن فعال: مردم وقتی احساس می‌کنند شنیده می‌شوند، تمایل دارند به شما اعتماد کنند. گوش دادن فعال فراتر از گوش دادن صرف است – توجه کردن، پرسیدن سوالات مرتبط و نشان دادن همدلی جنبه های ضروری گوش دادن فعال هستند. این نشان دهنده احترام و درک است که مکالمات معنادار را تقویت می کند.

هوش عاطفی: شناخت و مدیریت احساسات، هم خود و هم دیگران، نقشی حیاتی در ارتباطات حرفه ای ایفا می کند. در واقع، کارشناسان معتقدند هوش هیجانی یکی از است. 10 مهارت که در جستجوی شغل تا سال 2025 بیشتر به دنبال آن هستند. هوش هیجانی بالا همکاری موثر، حل تعارض و ایجاد رابطه بین همکاران و مشتریان را تسهیل می کند.

ارتباط غیرکلامی: زبان بدن، حالات چهره و لحن صدا به اثربخشی ارتباط کمک می کند. آگاهی و کنترل نشانه های غیرکلامی به انتقال دقیق پیام ها کمک می کند.

آلبرت محرابیان، استاد بازنشسته مشهور UCLA، را معرفی کرد. قانون ارتباطی 7-38-55 اهمیت ارتباط غیرکلامی را برجسته می‌کند. بر اساس این قانون، کلمات تنها 7 درصد از پیام کلی را تشکیل می دهند، در حالی که لحن صدا 38 درصد و زبان بدن با 55 درصد بلندترین حرف را می زنند.

پس تقویت مهارت های ارتباطی غیرکلامی خود در محل کار را نادیده نگیرید.

چگونه مهارت های ارتباطی حرفه ای را بهبود بخشیم؟

توسعه مهارت‌های ارتباطی حرفه‌ای قوی یک فرآیند مداوم است، بنابراین این شیوه‌ها را برای افزایش توانایی‌های خود به کار ببرید:

• به دنبال بازخورد باشید: بازخورد همکاران، سرپرستان یا مربیان می‌تواند زمینه‌هایی را برای بهبود ارتباطات شما شناسایی کند. از انتقاد سازنده به عنوان فرصتی برای اصلاح مهارت های ارتباطی خود استفاده کنید.
• گوش دادن فعال را تمرین کنید: هنگام مکالمه، سعی کنید با قصد درگیر شوید و به طور فعال به گوینده گوش دهید. سپس برای وضوح بهتر خلاصه کردن و بازنویسی را تمرین کنید.
• ارتباط نوشتاری را تقویت کنید: برای بهبود ارتباطات نوشتاری خود، به دستور زبان، لحن و قالب بندی در نوشته های نوشتاری خود توجه کنید. همچنین، در نوشتن خود مختصر باشید و مطالب را قبل از ارسال ایمیل‌ها، گزارش‌ها یا اسناد مهم تصحیح کنید.
• تکنولوژی را در آغوش بگیرید: با ابزارها و پلتفرم‌های دیجیتالی که ارتباطات مؤثر را تسهیل می‌کنند، مانند نرم‌افزار مدیریت پروژه، ویدئو کنفرانس و ابزارهای مشارکتی، به‌روز بمانید.
• در توسعه حرفه ای شرکت کنید: در کارگاه ها، سمینارها یا دوره های متمرکز بر توسعه مهارت های ارتباطی شرکت کنید. این فرصت ها بینش ها، استراتژی ها و امکانات شبکه ای ارزشمندی را ارائه می دهند.
• ابزارهای هوش مصنوعی را امتحان کنید: Grammarly و ProWritingAid به متخصصان کسب و کار کمک می کنند تا ایمیل ها و سایر ارتباطات خود را با اصلاح دستور زبان و بهبود لحن شما بهبود بخشند.

دستیابی به مهارت های ارتباطی عالی نیازمند تلاش مداوم است. وضوح، گوش دادن فعال و آگاهی غیرکلامی را در تمرین روزانه قرار دهید. با انجام این کار، می توانید توانایی های ارتباطی خود را افزایش دهید و راه را برای موفقیت بیشتر در تجارت خود هموار کنید.

نظر شما در مورد این مقاله چیست؟

rel=”_blaopednkener”> /p>