نحوه ایجاد یک برگه حضور و غیاب در اکسل – راهنمای تازه کار

می‌خواهید یاد بگیرید که چگونه یک برگه حضور و غیاب در اکسل برای مقاصد تحصیلی یا کاری بسازید؟

اگر به دنبال ارتقای روند ردیابی حضور و غیاب خود هستید، مایکروسافت Excel یک انتخاب عالی است. این به شما امکان می دهد صفحات گسترده را به صورت آفلاین و آنلاین ذخیره کنید.

در زیر، روش‌هایی را برای ایجاد یک صفحه ردیابی با استفاده از رویکردهای دستی، اسکریپت و مبتنی بر الگو توضیح داده‌ام. شما می توانید یکی را انتخاب کنید که بیشتر برای شما مناسب است!

نحوه ایجاد یک برگه حضور و غیاب در اکسل به صورت دستی

این مراحل را به ترتیبی که ظاهر می شوند دنبال کنید:

ستون ها و ردیف های لازم را ایجاد کنید و داده ها را وارد کنید

1. یک کتاب کار اکسل خالی ایجاد کنید که در آن اطلاعات حضور و غیاب را ثبت کنید.
2. عناوین ستون های زیر را به ترتیبی که در اینجا ظاهر می شوند پر کنید:
   • شناسه کارمند
   • نام
   • Clock-In Time
   • زمان پایان ساعت
   • مجموع ساعات کاری
   • ساعت کاری استاندارد
   • اضافی کاری
   • وضعیت کاری.
3. در حال حاضر، فقط داده‌های ستون‌های شناسه کارمند و نام را وارد کنید.

4. اکنون مجموعه داده را فقط با سطرها و ستون های مورد نیاز انتخاب کنید.
5. به بلوک فرمان Styles در برگه صفحه اصلی بروید.
6. روی پیکان کشویی Cell Styles کلیک کنید و یک سبک را از لیست انتخاب کنید.

اجرای قوانین اعتبارسنجی داده

در این مرحله، از ابزار Excel Data Validation برای محدود کردن نوع محتوایی که می‌توانید به برگه حضور و غیاب اضافه کنید، استفاده می‌کنید. به این صورت است:

1. ستون‌های Clock-In Time و Clock-Out Time را با تعداد ردیف‌هایی که نیاز دارید انتخاب کنید.
2. به برگه داده بروید و تأیید اعتبار داده.
3. در برگه تنظیمات، مقادیر زیر را در فیلدهای مربوطه وارد کنید:
   • مجاز: زمان
   • داده: بین
   • زمان شروع: 00:00
   • زمان پایان: 23:59

4. در قسمت پیام ورودی برگه پیام ورودی متنی را وارد کنید تا کاربران را در مورد نحوه وارد کردن داده راهنمایی کند.

5. یک متن را در قسمت پیام خطا برگه هشدار خطا وارد کنید تا در صورت وارد کردن داده‌های نامعتبر، هشداری را نشان دهید.

برای اعمال تغییراتی که ایجاد کرده اید، OK را کلیک کنید.

7. اکنون، ستون وضعیت کار را انتخاب کنید.
8. همان ابزار Data Validation را بیاورید.
9. فهرست را در منوی کشویی اجازه در برگه تنظیمات انتخاب کنید.
10. رشته های متن زیر را تایپ کنید:

حال، غایب، مرخصی برنامه ریزی شده، مرخصی استعلاجی، مرخصی گاه به گاه، ساعات کاری جزئی

11. به برگه پیام ورودی بروید و دستورالعمل‌ها را وارد کنید تا کارمندان یا دانش‌آموزان بدانند چه چیزی را در این قسمت تایپ کنند.
12. روی تأیید کلیک کنید تا قوانین تایید اعتبار را اعمال کنید.

در این مرحله، همچنین باید حداقل ساعات کاری مورد نیاز برای یک روز کاری کامل را در ستون ساعات استاندارد وارد کنید.

برای انجام این کار، کل ستون زیر سرصفحه را انتخاب کنید و قالب بندی زمان را از منوی کشویی Number Home انتخاب کنید. برگه.

اکنون می‌توانید ساعات کاری روز کاری مانند 08:00 را در یک سلول وارد کنید و مقدار را در تمام ردیف‌های زیر ستون کپی کنید.

همه سلول‌ها به جز عنوان ستون را دوباره انتخاب کنید، Ctrl + 1 را فشار دهید و شماره سفارشی [h]:mm:ss را انتخاب کنید. کد قالب بندی برای اعمال سبک قالب‌بندی، روی OK کلیک کنید.

< /figure>

این فرمت 08:00:00 AM مقدار ساعت کاری را به قالب 8:00:00 تبدیل می‌کند.

برای محاسبه مجموع فرمول ها را وارد کنید

اکنون، خواهید آموخت که از کدام فرمول ها و نحوی برای محاسبه خودکار ساعات کار، اضافه کاری و غیره استفاده کنید.

1. در سلول اول زیر مجموع ساعات کاری فرمول زیر را برای محاسبه ساعت کاری وارد کنید:

=D2-C2

2. برای کپی کردن همان فرمول به بقیه، از دستگیره پر از سلول اول استفاده کنید.
3. شما باید ورودی های زمان محاسبه شده را به صورت 9:00:00 AM، 12:00:00 AM و غیره مشاهده کنید.
4. مقادیر سلول های زیر عنوان ستون را انتخاب کنید، Ctrl + 1 را فشار دهید و کد قالب بندی [h]:mm:ss را انتخاب کنید. در منوی دسته سفارشی.

برای اعمال سبک قالب‌بندی، OK را کلیک کنید.

< /figure>

6. مقادیر محاسبه شده ستون مجموع ساعات کاری اکنون به صورت 9:00:00، 0:00:00 و غیره نشان داده می شود. .، که به وضوح ساعت، دقیقه و ثانیه را نشان می دهد.

7. برای محاسبه اضافه کاری، فرمول زیر را در اولین خانه زیر سرصفحه ستون G وارد کنید:

=IF(E2>F2,(E2-F2),(F2-E2))

8. برای بررسی اینکه آیا فرمول کار می کند، Enter را فشار دهید.
9. اکنون، از دسته پر کردن برای کپی کردن فرمول در کل ستون استفاده کنید.
10. کد قالب‌بندی [h]:mm:ss را از کادر گفتگوی Format Cells اعمال کنید.
11. اکنون، مقادیر اضافه کاری را در قالب HH:MM:SS دریافت خواهید کرد.

تا کنون، برگه حضور و غیاب باید مانند شکل زیر باشد:

کاربرگ را تکرار کنید

روی برگه کاربرگ در پایین
1. راست کلیک کنید.
2. گزینه انتقال یا کپی را انتخاب کنید.

3. در گفتگوی انتقال یا کپی، گزینه (انتقال به پایان) را انتخاب کنید.
4. باکس ایجاد کپی را علامت بزنید.
5. روی OK کلیک کنید.

6. این باید یک کپی از کاربرگ موجود ایجاد کند.
7. مراحل بالا را برای ایجاد کپی در صورت لزوم تکرار کنید.
8. اکنون، اولین کاربرگ را به اولین تاریخ ماه تغییر نام دهید.
9. می‌توانید نسخه‌هایی ایجاد کنید و نام آن‌ها را با تاریخ مناسب برای روزهای کاری تغییر دهید.

کاربرگ را با تیم به اشتراک بگذارید

شما با موفقیت یک برگه حضور و غیاب در Excel ایجاد کردید.

برای اشتراک‌گذاری آفلاین، کتاب کار Excel را در یک درایو مشترک قرار دهید. اکنون، همه کارمندانی که به درایو مشترک دسترسی دارند، می‌توانند حضور خود را در کتاب کار باز کرده و علامت‌گذاری کنند.

برای اشتراک‌گذاری آنلاین، کتاب کار Excel را در OneDrive خود آپلود کنید. حساب.

یک پیوند قابل اشتراک گذاری برای سند ایجاد کنید. سپس، پیوند را برای همه کارکنانی که باید حضور خود را علامت‌گذاری کنند، ایمیل کنید.

نحوه ایجاد یک برگه حضور و غیاب در اکسل با استفاده از Excel VBA

یک اسکریپت VBA ساده اکسل را برای ایجاد برگه حضور و غیاب در زیر پیدا کنید:

1. کاربرگ مورد نظر را در جایی که می‌خواهید برگه حضور و غیاب را باز کنید.

برای راه اندازی ابزار Excel VBA Alt + F11 را فشار دهید.

2. دکمه درج را در ناحیه نوار ابزار کلیک کنید و Module را انتخاب کنید.

4. در قسمت خالی ماژول، اسکریپت زیر را وارد کنید:

Sub CreateAttendanceSheet()
    Dim ws As Worksheet
    تیره کردن lastRow به عنوان طولانی
    empID ها را به عنوان محدوده کم نور کنید
    Dim empNames As Range
    کم نور clockInCol به عنوان محدوده
    کم نور clockOutCol به عنوان محدوده
    کم نور totalHoursCol به عنوان محدوده
    کم نور استانداردHoursCol به عنوان محدوده
    کم نور اضافه کاریCol As Range
    Dim workStatusCol As Range
    
    ws = ActiveSheet را تنظیم کنید
    
    تنظیم empIDs = Application.InputBox ("انتخاب محدوده شناسه های کارمند:"، نوع:=8)
    Set empNames = Application.InputBox ("انتخاب محدوده نام کارکنان:"، نوع:=8)
    تنظیم clockInCol = ws.Range("C2:C100") ' در صورت نیاز محدوده را تنظیم کنید
    تنظیم clockOutCol = ws.Range ("D2:D100") ' در صورت نیاز محدوده را تنظیم کنید
    تنظیم totalHoursCol = ws.Range("E2:E100") ' در صورت نیاز محدوده را تنظیم کنید
    تنظیم استانداردHoursCol = ws.Range("F2:F100") ' در صورت نیاز محدوده را تنظیم کنید
    تنظیم overtimeCol = ws.Range("G2:G100") ' در صورت نیاز محدوده را تنظیم کنید
    تنظیم workStatusCol = ws.Range ("H2:H100") ' در صورت نیاز محدوده را تنظیم کنید
    
    با workStatusCol.Validation
        .حذف کنید
        .Add Type:=xlValidateList، AlertStyle:=xlValidAlertStop، اپراتور:= _
            xlBetween, Formula1:="حال، غایب، مرخصی برنامه ریزی شده، مرخصی استعلاجی، مرخصی گاه به گاه، ساعات جزئی"
        .IgnoreBlank = درست است
        .InCellDropdown = درست است
        .ShowInput = درست است
        .ShowError = درست است
    پایان با
    
    ws.Cells(1, 1).Value = "شناسه کارمند"
    ws.Cells(1, 2).Value = "Name"
    ws.Cells(1, 3).Value = "Clock-In Time"
    ws.Cells(1, 4).Value = "Clock-Out Time"
    ws.Cells(1, 5).Value = "مجموع ساعات کار"
    ws.Cells(1، 6).Value = "ساعت استاندارد"
    ws.Cells(1, 7).Value = "اضافی کار"
    ws.Cells(1, 8).Value = "وضعیت کار"
    
    lastRow = empIDs.Rows.Count
    ws.Range("A2:A" & lastRow + 1).Value = empIDs.Value
    ws.Range("B2:B" & lastRow + 1).Value = empNames.Value
    
    ws.Range("E2:E" & lastRow + 1).Formula = "=TEXT(D2-C2، ""hh:mm:ss"")"
    ws.Range("G2:G" & lastRow + 1).Formula = "=IF(E2>F2، E2-F2، 0)"
    
    clockInCol.NumberFormat = "hh:mm"
    clockOutCol.NumberFormat = "hh:mm"
    overtimeCol.NumberFormat = "hh:mm:ss" ' این خط را برای قالب HH:MM:SS اضافه کنید
    
    ws.Cells.EntireColumn.AutoFit
پایان Sub

5. دکمه ذخیره را کلیک کنید و ذخیره را در کادر گفتگوی ظاهر شده انتخاب کنید.
6. دکمه Run Sub را در نوار ابزار برای اجرای اسکریپت فشار دهید.

7. یک کادر محاوره ای از شما می خواهد که محدوده سلولی را برای شناسه کارمندان انتخاب کنید.

8. به طور مشابه ، یک محدوده سلول دیگری را برای نام کارمندان انتخاب کنید.

<شکل کلاس = "AlignCenter size-full">

9. Excel VBA بلافاصله برگه حضور را ایجاد می کند.

<شکل کلاس = "AlignCenter size-full"> < /figure>

در اینجا چند نکته در مورد نحوه استفاده از این برگه حضور در اکسل به طور مؤثر آورده شده است:

• مقادیر بین 00:00 و 23:59 در ستون های ساعت و ساعت ساعت را وارد کنید.
• ساعت کار استاندارد را در ستون ساعت استاندارد با فرمت 08:00:00 وارد کنید و مقدار را در ستون کپی کنید.

<شکل کلاس = "AlignCenter size-full">

نحوه تهیه یک برگه حضور در اکسل با الگوهای

اگر خوب از یک الگوی آماده استفاده هستید ، این گزینه ها را توصیه می کنم:

1. به microsoft 365 ایجاد کنید پورتال.

مراجعه کنید.

2. مکان نما ماوس را بر روی نماد اکسل شناور کرده و بر روی دکمه مرور قالب های کلیک کنید.

<شکل کلاس = "AlignCenter Size-Full is-resized">

3. کلمه کلیدی برگه حضور در کادر جستجو را وارد کنید و وارد شوید را وارد کنید.
4. یک الگوی را از صفحه نتایج انتخاب کنید.
5. روی دکمه سفارشی سازی در Excel کلیک کنید.

<شکل کلاس = "AlignCenter size-full"> < < /figure>

6. شما باید یک نسخه از الگوی را در اکسل آنلاین مشاهده کنید.

<شکل کلاس = "AlignCenter size-full">

7. اگر به یک کپی آفلاین احتیاج دارید ، به جای آن روی دکمه بارگیری کلیک کنید.

<شکل کلاس = "AlignCenter size-full">

خلاصه

بنابراین ، اکنون می دانید که چگونه می توانید یک برگه حضور در اکسل را به سه روش مختلف تهیه کنید.

نظر در زیر نظر دهید تا به ما اطلاع دهید که کدام روش را بیشتر دوست دارید.

علاوه بر این ، اگر می خواهید مهارت های اکسل بیشتری را بیاموزید ، می توانید باز کردن منوهای خاکستری ، تنظیم مجدد اکسل به تنظیمات پیش فرض ، Fixing #value! خطا ، و رفع خطای نقض به اشتراک گذاری اکسل .

---

ویرایشگر محتوا

سلما یکی از طرفداران فناوری و ویرایشگر محتوا در گزارش ویندوز است. او همچنین یک نویسنده باتجربه با تمرکز بر امنیت سایبری، عیب یابی سخت افزار و سیستم عامل، بازی، و همه چیز ویندوز است.
او دارای گواهینامه IBM در زمینه امنیت سایبری و سخت افزار و سیستم عامل است.

---