چرا و نحوه میزبانی رویدادهای مجازی با وردپرس

با محدودیت‌های جهانی در گردهمایی‌های حضوری، سازمان‌دهندگان رویداد تلاش می‌کنند تا جلسات، گردهمایی‌های اجتماعی و کلاس‌های خود را به‌صورت آنلاین منتقل کنند.  پلتفرم‌های پیشرو ملاقات آنلاین از گوگل، مایکروسافت و زوم با موجی از ویژگی‌های جدید و کاهش قیمت برای جذب این مشتریان جدید پاسخ داده‌اند، اگرچه هر کدام تمرکز متفاوتی دارند.  Google Meet از Gmail Google استفاده می کند، تیم های مایکروسافت به گزینه شرکتی تبدیل شده است، در حالی که Zoom تقریباً توسط همه افراد مورد استقبال قرار گرفته است.

اما شما مجبور نیستید از سرویس شخص ثالث استفاده کنید – شما همچنین می توانید از وب سایت خود استفاده کنید. افزونه های تقویم رویداد وردپرس شروع به پاسخگویی به این چشم انداز جدید کرده اند.  ابتدا، برخی از چالش‌های منحصربه‌فرد انتقال رویدادهای آنلاین را مشخص می‌کنیم، سپس به چهار گزینه خوب که می‌توانید برای میزبانی رویدادها به صورت آنلاین از آن‌ها استفاده کنید، شیرجه می‌زنیم.

چالش های رویدادهای آنلاین

رویدادها مجموعه ای از چالش ها را به همراه دارند. اما هنگام برنامه ریزی و مدیریت یک رویداد آنلاین، باید چند مورد را در نظر داشته باشید.

منطقه زمانی

هنگام برنامه ریزی یک رویداد در یک مکان فیزیکی، زمان همیشه محلی است.  کنسرت ساعت 8 بعد از ظهر در سیاتل شروع می شود، مهم نیست در کجای جهان هستید.

اوضاع آنلاین پیچیده تر می شود.  جلسه Zoom ممکن است در نیویورک باشد، اما شرکت کنندگان در لندن و هنگ کنگ باید بدانند چه زمانی باید بپیوندند.  حتی بدتر از آن، سازمان‌دهنده رویداد شما ممکن است در نیوزلند باشد، و رویدادهایی را در بوینس آیرس برای شرکت‌کنندگان در کیپ تاون برنامه‌ریزی کند.  هر تقویم رویداد آنلاین باید با منطقه گرگ و میش مناطق زمانی سروکار داشته باشد.

لینک کجاست؟

همه پلتفرم‌های جلسه آنلاین با ایجاد پیوندی برای ارسال به شرکت‌کنندگان در جلسه کار می‌کنند.  آنها برای پیوستن روی پیوند کلیک می کنند. همیشه همه آن را دریافت نمی کنند، پیوند باید در آخرین لحظه تغییر کند یا در ایمیل دفن می شود.

مشکلات امنیتی Zoom به سازمان‌دهندگان آموزش داده است که مراقب پیوندها باشند.  آنها باید به طور ایمن و قابل اعتماد فقط به شرکت کنندگان تأیید شده تحویل داده شوند.

میکس و مطابقت

برخی رویدادها کاملاً آنلاین هستند.  برخی حضوری هستند.  برخی رویدادهای ترکیبی هستند که در آن افراد می توانند به صورت حضوری در کلاس شرکت کنند یا به صورت آنلاین ارتباط برقرار کنند.  رویدادهای دیگر ممکن است حضوری باشند، اما با پخش آنلاین آنلاین.

یک تقویم رویداد باید این سناریوها را به‌طور یکپارچه ترکیب کند، بنابراین جریان‌های ثبت‌نام با موارد استفاده مطابقت دارند.  برای مثال، شرکت‌کنندگان حضوری نباید پیوند عضویت دریافت کنند و شرکت‌کنندگان آنلاین نباید بلیط‌های قابل اسکن دریافت کنند.

بهترین افزونه های تقویم رویدادهای آنلاین

در اینجا چهار تقویم رویداد وجود دارد که دارای ویژگی های هدفمند برای رسیدگی به این نقاط درد است.  ما از همه ویژگی‌ها استفاده کرده‌ایم و تأیید کردیم که برای برنامه شما آماده تولید هستند.

EventAgent.ai

که به تازگی منتشر شده و کاملاً آنلاین است، EventAgent.ai بهترین تجربه کلی آنلاین را در میان تقویم‌های عمومی ارائه می‌کند. در حالی که ویژگی متمایز آن بازاریابی هوش مصنوعی مبتنی بر داده برای تبلیغات خودکار رویداد است، همچنین چندین ویژگی رویداد آنلاین و ترکیبی پیشرفته را در خود جای داده است.

تقویم EventAgent.ai منطقه زمانی بازدیدکننده را شناسایی می‌کند و رویدادهای آنلاین را به زمان محلی منتقل می‌کند.  این وقایع در همه دیدگاه ها به وضوح مشخص شده است.  رویدادهای حضوری در منطقه زمانی محل برگزاری نمایش داده می‌شوند.

این کار خطاهای زمان بندی را به حداقل می رساند.  یک نیویورکی که از سیاتل بازدید می کند می داند که ساعت 7 صبح برای یوگا حاضر شود.  اگر در خانه بماند، ساعت 11 صبح پیلاتس می کند.

پروتکل امنیتی پیشنهادی Zoom پیاده‌سازی اتاق انتظار Zoom است.  این یک لابی مجازی است که میزبان زوم شخصاً شرکت کنندگان را در هنگام ورود آنها را بررسی می کند.  این برای میزبانان یا ارائه دهندگان خدماتی که به یک پذیرشگر اضافی در لابی نیاز دارند تا شرکت کنندگان را هنگام ورود به لابی تأیید کند، بسیار دشوار است، درست مانند یک دفتر حضوری.

EventAgent.ai بررسی قوی در زمان ثبت نام ارائه می دهد، بنابراین این به یک گلوگاه در درب تبدیل نمی شود.  یک رویداد را می‌توان روی Moderated تنظیم کرد که تأیید را تا زمانی که ثبت‌کننده شرکت‌کننده را تأیید کند به تأخیر می‌اندازد.  EventAgent.ai مجموعه جامعی از ابزارهای تعدیل، از جمله پاسخ‌های سفارشی به فرم ثبت‌نام و نمای ناظر خصوصی ثبت‌نام را ارائه می‌کند که شامل یادداشت‌هایی درباره شرکت‌کنندگان و سابقه حضور قبلی‌شان است، که برای تأیید پیش‌نیازهای دوره‌ها نیز مفید است.

EventAgent.ai دستورالعمل‌های ورود را به طور متفاوتی بین رویدادهای حضوری و آنلاین مدیریت می‌کند.  شرکت کنندگان حضوری 24 ساعت قبل از شروع، ایمیلی حاوی مسیرهای رانندگی و دستورالعمل های ورود دریافت می کنند.  به‌صورت آنلاین، میزبان‌ها اغلب ساعت‌ها قبل از رویداد URL عضویت را تغییر می‌دهند و شرکت‌کنندگان 5 دقیقه زودتر به رایانه خود می‌رسند و نمی‌توانند پیوند را پیدا کنند.  شرکت‌کنندگان آنلاین یادآور مسیرهای رانندگی را دریافت نمی‌کنند، اما پیوند 30 دقیقه قبل از زمان شروع در صندوق‌های ایمیل آنها می‌رسد.  این به میزان زیادی حضور را تسهیل می کند.

EventAgent.ai تجربه ورود را بر اساس نوع رویداد تنظیم می کند.  رویدادهای حضوری دارای بلیت‌های دیجیتال قابل اسکن هستند که شرکت‌کنندگان در تلفن‌های خود را درب منزل نمایش می‌دهند، در حالی که شرکت‌کنندگان آنلاین به‌طور خودکار هنگام پیوستن به جلسه Zoom بررسی می‌شوند.

در نهایت، EventAgent.ai همگام سازی دو طرفه واقعی را با زوم فراهم می کند.  زمان یک رویداد را تغییر دهید و جلسه Zoom مرتبط به طور خودکار به‌روزرسانی می‌شود.  اگر پیوند عضویت تغییر کند، پیوند جدید به طور خودکار برای شرکت‌کنندگان ارسال می‌شود.  اگر جلسه به طور تصادفی در Zoom حذف شود، اگر رویداد طبق برنامه پیش برود، EventAgent.ai آن را بازیابی می کند.

تقویم رویداد

تقویم رویداد پرکاربردترین افزونه رویداد نصب شده است و یک ابزار دائمی در 10 لیست برتر است.  این توسط یک کاتالوگ چشمگیر از افزونه ها پشتیبانی می شود که آن را بسیار انعطاف پذیر می کند.  The Event Calendar: Virtual Events یک افزونه جدید منتشر شده برای رسیدگی به رویدادهای آنلاین است.  پس از نصب، بخش زیر را به ویرایشگر رویداد اضافه می کند.

رویدادهای مجازی می توانند به یک حساب زوم متصل شوند که به آن امکان می دهد پیوندهای زوم را از ویرایشگر رویداد ایجاد کند. وقتی این رویداد را ذخیره می‌کنید، جلسه مربوطه را در حساب زوم شما ایجاد می‌کند.  بسیاری از گزینه های دیگر مربوط به مکان نمایش لینک Zoom هستند.  گنجاندن پیوند در ایمیل‌های پاسخ به پاسخ تضمین می‌کند که فقط افرادی که ثبت‌نام کرده‌اند پیوند را دریافت می‌کنند.

با این حال، این یک همگام سازی دوطرفه واقعی نیست.  تغییر زمان رویداد در جلسه Zoom منعکس نمی شود، به عنوان مثال، ترک زمان جدید بدون پیوند زوم فعال.  حذف جلسه Zoom پیوند Zoom را از رویداد حذف نمی کند، بنابراین افراد یک پیوند مرده دریافت خواهند کرد.  این کمی بیشتر از یک کپی و چسباندن راحت پیوند است.

تقویم رویداد از مناطق زمانی پشتیبانی خوبی دارد.  می توانید مناطق زمانی را برای هر رویداد تنظیم کنید و منطقه زمانی را برای شرکت کنندگان نمایش دهید.  با این حال، آنها همچنان باید زمان رویداد را به صورت دستی بر اساس منطقه زمانی محلی خود محاسبه کنند.

تقویم رویداد مدرن

تقویم رویداد مدرن یکی دیگر از افزونه‌های پیشرو فریمیوم است.  آنها بر روی آسان کردن رویدادهای آنلاین شما توسط موتورهای جستجو تمرکز کرده اند.  Google یک طرحواره جدید برای آنلاین و رویدادهای آنلاین منتقل شده منتشر کرده است که بازدیدکنندگان را به یک پیوند آنلاین هدایت می‌کند.  اگر برای شرکت کنندگان برای یافتن رویدادهای خود به شدت به SEO وابسته هستید، این یک ارتقاء ارزشمند است.

تقویم رویداد مدرن همچنین به رویدادها اجازه می دهد تا در زمان محلی بازدیدکنندگان سایت شما نمایش داده شوند.  این دقیقاً همان چیزی است که شرکت کنندگان آنلاین باید ببینند.  با این حال، این رویکرد مناسب برای رویدادهای حضوری نیست.  نیویورکی که از سیاتل بازدید می کند در کنسرت ساعت 8 شب ما در ساعت 11 شب حاضر می شود، زیرا این زمان در تقویم آنها نمایش داده شده است.

کتاب

Bookly یک افزونه رویداد است که برای موارد استفاده خاص افرادی که قرار ملاقات با ارائه دهندگان خدمات را رزرو می کنند، طراحی شده است.  این نوع گردش کار برای یک افزونه تقویم استاندارد مناسب نیست، بنابراین خوب است که ببینید این مدل نیز مورد توجه قرار گرفته است.

همه افزونه‌هایی که ادغام Zoom را ارائه می‌کنند نیاز به اتصال به برنامه Zoom دارند که از Zoom Marketplace ایجاد شده است. بسته به نوع ادغام مورد نیاز افزونه، ایجاد برنامه یک یا دو کلید ارائه می دهد که باید در تنظیمات افزونه کپی شوند.  Bookly این کار را به این صورت انجام می دهد.

پس از آن، Bookly یک نشانه برای درج پیوند زوم در هر نمای ایجاد شده سفارشی ارائه می دهد.  این بیشترین انعطاف را برای حفظ حریم خصوصی فراهم می کند.  پیوند را می توان پس از رزرو قرار ملاقات یا ارسال ایمیل تأیید شده توسط بازدیدکننده نمایش داد.

زمانی که ارائه‌دهنده خدمات قرار ملاقات‌ها را بررسی می‌کند، دکمه‌ای برای شروع جلسه بزرگ‌نمایی در داشبورد خود دارد که باعث می‌شود گردش کار یکپارچه شود.

متأسفانه، مانند The Event Calendar، ادغام Bookly’s Zoom دو طرفه نیست.  ویرایش‌ها از Zoom یا Bookly می‌تواند منجر به شکستن جلسات شود.

Bookly از مناطق زمانی پشتیبانی نمی‌کند.  همچنین هنگامی که بازدیدکنندگان برنامه را از منطقه زمانی متفاوتی نسبت به ارائه دهنده خدمات مشاهده می کنند، به آنها هشدار نمی دهد.  این به راحتی می‌تواند منجر به از دست رفتن قرارهای ملاقات به دلیل خطاهای زمان‌بندی شود.

کدام افزونه برای من مناسب است؟

اگر قبلاً در اکوسیستم The Event Calendar سرمایه گذاری کرده اید، افزونه Virtual Events یک ارتقاء ارزشمند است.  ادغام زوم، ایجاد آدرس‌های اینترنتی جلسات را خودکار می‌کند و مناطق زمانی انعطاف‌پذیر آن، کار را برای شرکت‌کنندگان از راه دور بسیار آسان‌تر می‌کند.

اگر در اصل به موتورهای جستجو برای کشف رویداد متکی هستید، تقویم رویدادهای مدرن بهترین ادغام سئو را دارد تا به شرکت کنندگان شما هشدار دهد که رویدادها آنلاین شده اند.

در میان چندین افزونه که قرار ملاقات‌های خدمات رزرو را هدف قرار می‌دهند، Bookly با یک گردش کاری یکپارچه برای رویدادهای آنلاین در منطقه زمانی محلی شما جلوتر از بسته است.

اگر می‌خواهید بهترین تجربه را به شرکت‌کنندگان، میزبان‌ها و ثبت‌کنندگان رویداد آنلاین و ترکیبی ارائه دهید، EventAgent.ai راهی برای رفتن است.  ابزارهای ارتقای خودکار داخلی آن یک امتیاز اضافی هستند.

نتیجه گیری

از آنجایی که جهان به آرامی به روی گردهمایی های حضوری باز می شود، ممکن است در دوره طولانی رویدادهای آنلاین و ترکیبی باشیم.  بسیاری از سازمان‌ها مشتریان آنلاین جدیدی را به دست آورده‌اند و دامنه دسترسی خود را فراتر از جوامع محلی گسترش داده‌اند.  از دست دادن این مشتریان جدید در حین بازگشت به خدمات حضوری، گزینه ای است که بسیاری می خواهند از آن اجتناب کنند، که مستلزم یک استراتژی آنلاین طولانی مدت است.  افزونه‌های این بررسی، بخش مهمی از آن استراتژی را تشکیل می‌دهند.